Quelles sont les différences entre la GED et le SAE ?

La différence entre la GED et le SAE réside dans leur rôle distinct mais complémentaire au sein du cycle de vie documentaire de l’entreprise. Bien que souvent confondues en pleine transformation numérique, la Gestion Électronique de Documents (GED) et le Système ou Service d’Archivage Électronique (SAE) répondent à des besoins précis : la GED gère les documents actifs (création, modification, diffusion), tandis que le SAE assure leur conservation à long terme en garantissant leur intégrité et leur valeur probante (preuve légale).

Qu’est-ce qu’une GED ?

Dans les entreprises équipées, la GEDdevient rapidement le point d’entrée unique pour les documents comptables, RH, commerciaux ou techniques. Elle facilite la recherche d’informations et favorise la collaboration entre services. L’intégration avec d’autres outils (ERP, CRM, messagerie, solutions de signature électronique) renforce encore son intérêt.

Avantages principaux de la GED

<L’adoption d’une GED procure plusieurs bénéfices concrets :

• Gain de temps et productivité : suppression des tâches de classement et de recherche fastidieuses.
• Amélioration de la conformité : respect des politiques d’accès et de traçabilité, maîtrise du versioning et réduction des risques d’erreur documentaire.

Une étude d’Archimag (2023) indique que 43 % des entreprises françaises sont désormais équipées d’une GED, et que ce taux continue de progresser avec la généralisation des solutions cloud et SaaS.

Qu’est-ce qu’un SAE ?

De nombreux éditeurs proposent aujourd’hui des SAE certifiés conformes aux exigences de la certification NF 461, gage de sécurité et de fiabilité pour les entreprises soumises à des obligations réglementaires fortes (banques, santé, collectivités publiques, etc.).

GED et SAE : 2 fonctions complémentaires

La confusion entre GED et SAE provient du fait que les deux outils manipulent des documents numériques. Pourtant, leur finalité est distincte. La GED intervient dans la phase active de la vie du document (création, modification, partage), tandis que le SAE prend le relais lors de la phase d’archivage (conservation, preuve, destruction).

Tableau comparatif synthétique

Ce tableau illustre la complémentarité de ces deux solutions. Dans un cycle documentaire complet, la GED prépare les fichiers, les enrichit de métadonnées et les verse ensuite vers le SAE à la date prévue par le plan de conservation.

Comment relier une GED à un SAE ?

La connexion entre GED et SAE repose sur des standards d’échange et des interfaces d’interopérabilité. En France, le protocole SEDA (Standard d’échange de données pour l’archivage), développé par les Archives de France, est la référence. Ce standard définit la structure des paquets d’archives (contenu, métadonnées, signatures, journaux) qui transitent entre une GED et un SAE.

Concrètement, lors d’un versement, la GED regroupe les documents et leurs métadonnées dans un fichier conforme au SEDA, puis le transmet au SAE via une API sécurisée. Le SAE contrôle alors la validité du paquet, enregistre le versement et renvoie un accusé de réception horodaté.

Un projet de connexion GED–SAE nécessite une analyse technique préalable :

• définition du périmètre des documents à archiver,
• harmonisation des métadonnées,
• vérification des formats de fichiers,
• définition des rôles et responsabilités entre le service documentaire et la DSI.

La réussite du projet repose sur la cohérence de la gouvernance documentaire : il est essentiel que la politique d’archivage soit alignée sur la politique de gestion documentaire. Si vous vous interrogez sur le coût global d’une mise en place de GED, il est intéressant de consulter les différents aspects financiers liés à ces solutions numériques.

Les bénéfices d’une intégration GED-SAE

L’interconnexion des deux systèmes procure un double avantage :

1. Sécurisation juridique : les documents conservent leur valeur probante, ce qui facilite les audits et les contrôles.
2. Optimisation des processus : le versement automatisé évite les manipulations manuelles et garantit le respect des délais de conservation.

Les entreprises disposant d’une intégration GED SAE constatent une meilleure maîtrise de leurs flux documentaires et une réduction significative des risques de perte de données. De plus, l’intégration à des outils de signature électronique et de coffre-fort numérique renforce la chaîne de confiance et facilite la conformité réglementaire.

Il convient de souligner l’importance de la signature électronique de masse, qui assure un archivage légal et pérenne en conformité avec les normes eIDAS.

Comment choisir sa solution de GED ou de SAE ?

Le marché des solutions GED et SAE est vaste. En 2025, le marché mondial des solutions ECM (Enterprise Content Management, qui englobe GED et SAE) pèse près de 50 milliards de dollars selon Fortune Business Insights.

Pour choisir efficacement, plusieurs critères sont à considérer :

• Conformité réglementaire : la présence de certifications (NF 461, ISO 14641) est un gage de sérieux.
• Interopérabilité : compatibilité avec les standards (SEDA, XML, API REST).
• Ergonomie et adoption : interface intuitive, moteur de recherche performant, intégration aux outils métier.
• Sécurité et hébergement : chiffrement, traçabilité, gestion des accès, hébergement souverain ou cloud certifié.

De nombreux éditeurs français proposent aujourd’hui des offres intégrées GED + SAE, soit en mode SaaS, soit sur site, permettant une gestion fluide du cycle de vie documentaire.

Projet de dématérialisation : méthodologie recommandée

La mise en place d’une GED ou d’un SAE ne se limite pas à un projet technique. C’est avant tout une démarche organisationnelle et stratégique. Voici les étapes clés :

1. Diagnostic documentaire : cartographier les types de documents, volumes, flux entrants et sortants.
2. Définition du plan de classement et du plan de conservation : identifier les durées légales et les règles de versement.
3. Choix des solutions logicielles : comparer les offres selon un cahier des charges précis.
4. Phase pilote / POC : tester la solution sur un périmètre restreint (ex. factures fournisseurs).
5. Déploiement progressif et conduite du changement : formation des utilisateurs, documentation des procédures.

Une gouvernance documentaire claire, associée à une implication forte des métiers, est le facteur déterminant du succès d’un tel projet.

Evolution des normes et tendances récentes

Depuis 2023, plusieurs évolutions réglementaires et technologiques renforcent la distinction entre GED et SAE :

• La révision de la norme NF Z42-013 et sa convergence avec les référentiels internationaux (ISO 14641) ont précisé les obligations des prestataires d’archivage électronique.
• Le déploiement du SEDA 2.2 par les Archives de France a renforcé les exigences en matière d’échange sécurisé.
• Les solutions cloud souveraines et la certification SecNumCloud sont désormais des critères majeurs pour les entreprises françaises soucieuses de conformité RGPD et de sécurité.

Le paysage se transforme aussi avec l’essor de l’intelligence artificielle : certaines GED exploitent le machine learning pour indexer automatiquement les contenus, reconnaître les types de documents et appliquer les durées de conservation adaptées.

GED et SAE, le continuum de la confiance numérique

La GED et le SAE ne s’opposent pas : ils s’inscrivent dans un même continuum documentaire. La GED organise et valorise l’information, tandis que le SAE garantit sa conservation et sa valeur légale. Une politique documentaire complète doit donc articuler les deux outils autour d’un plan de classement, d’un calendrier de conservation et d’un dispositif d’interopérabilité.

En pratique, le déploiement d’une GED constitue la première étape vers une dématérialisation réussie. La mise en œuvre d’un SAE vient ensuite renforcer la conformité et la sécurité. Ensemble, ils forment le socle d’une gestion documentaire durable, agile et conforme aux exigences de la transformation numérique.