Comparer les solutions GED : 7 critères pour faire le bon choix
Les 7 critères incontournables pour comparer efficacement les solutions GED et sélectionner celle qui répondra le mieux à vos besoins sont essentiels, car la GED est un pilier de la transformation numérique des entreprises. Face à une offre pléthorique de solutions sur le marché, faire le bon choix nécessite une analyse rigoureuse et structurée.
Infographie présentant les 7 critères essentiels pour choisir une solution de Gestion Électronique des Documents (GED) : Intégration, évolutivité, fonctionnalités, ergonomie, coût et accompagnement, sécurité, et besoins et usages.
1/ Définition précise des besoins et des usages
Avant toute comparaison, il est indispensable de dresser un état des lieux de vos besoins documentaires. Cela implique de s’interroger sur les types de documents à gérer (factures, contrats, dossiers RH…), les volumes à traiter, les processus métiers à automatiser et les utilisateurs concernés. Cette étape permet de rédiger un cahier des charges clair, qui servira de base à l’évaluation des différentes solutions.
Une GED pour une PME ne requiert pas les mêmes fonctionnalités qu’une solution destinée à une grande entreprise multisite ou à un secteur réglementé comme la santé ou la finance. L’identification des usages prioritaires (simple archivage, gestion de workflow, validation documentaire, collaboration…) conditionnera le choix du logiciel.
2/ Fonctionnalités de base et avancées
Une solution GED doit proposer un socle fonctionnel solide : indexation et classement automatique des documents, moteur de recherche performant (recherche par mots-clés, métadonnées, texte intégral), gestion des droits d’accès, versioning, traçabilité des actions et archivage sécurisé.
Au-delà de ces fondamentaux, il est pertinent de comparer les fonctionnalités avancées :
- Automatisation des workflows (validation, signature électronique, notifications)
- Intégration de l’intelligence artificielle (reconnaissance automatique, suggestions de classement)
- Collaboration en temps réel (partage, co-édition, commentaires)
- Gestion multicanal (emails, scans, imports automatisés)
- Conformité réglementaire (RGPD, normes sectorielles)
- Connecteurs natifs avec d’autres outils (ERP, CRM, messagerie).
Le choix des fonctionnalités doit être guidé par vos besoins métiers et la capacité de la solution à évoluer avec votre organisation.
3/ Ergonomie et facilité d’utilisation
L’adhésion des utilisateurs est un facteur clé de succès. Une interface intuitive, proche des usages quotidiens (type Windows ou Mac), et une navigation fluide sont essentielles pour limiter la courbe d’apprentissage et favoriser l’adoption. Un moteur de recherche simple, une gestion des favoris, et des tableaux de bord personnalisables sont des atouts à ne pas négliger.
La facilité d’installation et de déploiement, ainsi que la rapidité de prise en main, sont également à évaluer. Certaines solutions proposent des démonstrations ou des périodes d’essai : profitez-en pour tester l’ergonomie sur des cas concrets.
4/ Sécurité et conformité
La sécurité des données est un enjeu majeur, surtout dans un contexte de cybermenaces croissantes et de réglementations strictes (RGPD, HDS, etc.). Vérifiez que la solution propose :
- Chiffrement des données (au repos et en transit)
- Gestion fine des droits d’accès et des permissions (par utilisateur, par dossier, par document)
- Audit et traçabilité des actions
- Hébergement certifié (SecNumCloud, ISO 27001)
- Sauvegardes automatiques et plan de reprise d’activité.
Pour certains secteurs, la conformité à des normes spécifiques (santé, finance, secteur public) sera un critère décisif.
5/ Intégration et interopérabilité
Une GED efficace doit s’intégrer facilement à votre écosystème applicatif : ERP, CRM, outils de messagerie, plateformes collaboratives, etc. L’existence de connecteurs natifs, d’API ouvertes ou de modules d’import/export facilite la fluidité des processus et évite la ressaisie manuelle.
L’interopérabilité de la GED est également essentielle pour garantir la pérennité de vos données et la réversibilité en cas de changement de solution. Vérifiez les modalités de récupération des documents et des métadonnées en cas de migration.
6/ Évolutivité et flexibilité
Votre organisation est amenée à évoluer : croissance, diversification, nouveaux usages… La solution GED doit pouvoir accompagner ces changements sans nécessiter une refonte complète. Privilégiez une solution modulaire, capable de s’adapter à l’augmentation du volume documentaire, à l’ajout de nouveaux utilisateurs ou à l’intégration de nouvelles fonctionnalités.
La flexibilité se traduit aussi par la possibilité de personnaliser les workflows, les règles de classement, les modèles de documents et les droits d’accès. Certaines solutions proposent des options SaaS (cloud), on-premise ou hybrides, pour s’adapter à vos contraintes techniques et budgétaires.
7/ Coût total et accompagnement
Le prix est un critère déterminant, mais il doit s’apprécier au regard du retour sur investissement et des gains de productivité attendus. Comparez les modèles tarifaires (abonnement SaaS, licence perpétuelle, coûts d’installation, de maintenance, de formation) et prenez en compte les coûts cachés (personnalisation, support, évolutions futures).
L’accompagnement proposé par l’éditeur ou l’intégrateur est également crucial : support technique réactif, assistance à la migration, formation des utilisateurs, mises à jour régulières, documentation claire. Privilégiez un partenaire fiable, à l’écoute de vos besoins, plutôt qu’un simple fournisseur de logiciel.
Tableau comparatif des principaux critères
| Critère | Pourquoi c’est important ? | Points de vigilance principaux |
| Définition des besoins | Adapter la solution à vos usages réels | Types de documents, volume, processus métiers |
| Fonctionnalités | Répondre à toutes vos attentes actuelles et futures | Indexation, recherche, automatisation, IA |
| Ergonomie | Favoriser l’adoption et limiter la résistance au changement | Interface intuitive, simplicité, tests utilisateurs |
| Sécurité & conformité | Protéger vos données et respecter la réglementation | Chiffrement, droits d’accès, hébergement certifié |
| Intégration & interopérabilité | Fluidifier les processus et garantir la pérennité | Connecteurs, API, réversibilité |
| Évolutivité & flexibilité | Accompagner la croissance et les nouveaux usages | Modularité, personnalisation, options SaaS/on-premise |
| Coût & accompagnement | Maîtriser le budget et bénéficier d’un vrai support | Modèle tarifaire, support, formation, évolutions |
Conclusion
Choisir une solution GED ne se résume pas à comparer des listes de fonctionnalités. Il s’agit d’un projet stratégique, qui engage la performance et la conformité de votre entreprise. En structurant votre démarche autour de ces 7 critères – besoins, fonctionnalités, ergonomie, sécurité, intégration, évolutivité et coût/accompagnement – vous maximisez vos chances de faire un choix éclairé et pérenne.
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