SAE et signature électronique pour archiver vos documents

Le SAE et la signature électronique sont deux éléments centraux et essentiels à la réussite de la transformation numérique des entreprises. Si la dématérialisation des engagements, notamment via la signature électronique, a explosé ces dernières années, la question de leur protection et de leur validité juridique à long terme reste essentielle.

La nécessité d’un archivage électronique à valeur probante

Si la signature électronique vous permet de conclure rapidement des engagements, la question de leur conservation légale ne doit pas être sous-estimée. Certains documents contractuels, financiers ou RH nécessitent des durées de conservation fixées par la loi (Code de commerce, Code civil, Code du travail), souvent supérieures à dix ans.

L’erreur fréquente consiste à s’appuyer uniquement sur la solution d’archivage de son fournisseur de signature. Si cette option est pratique à court terme, elle pose deux problèmes majeurs :

1. Centralisation et accès : La solution reste liée à un prestataire tiers ou au signataire. Pour l’entreprise, la centralisation des preuves, le partage sécurisé avec les collaborateurs et la gestion des droits d’accès deviennent complexes, surtout en cas de changement de prestataire.
2. Pérennité juridique : Le fournisseur de signature n’a pas pour vocation première d’assurer la validité de l’acte sur le très long terme (LTV-A), ce qui est la mission fondamentale d’un SAE à valeur probante.

Le SAE et le cadre légal elDAS

Le fondement de la valeur juridique de la signature électronique et de l’archivage en Europe repose sur le Règlement eIDAS (UE n° 910/2014). Ce règlement européen établit la reconnaissance mutuelle des moyens d’identification électronique et des services de confiance, dont la signature et le cachet électronique.

L’Article 46 d’eIDAS est particulièrement pertinent pour une solution de SAE : il garantit qu’un document électronique versé dans un tel système ne peut se voir refuser d’effet juridique au seul motif qu’il est sous forme électronique, à condition que son intégrité soit maintenue.

En ayant recours à un SAE certifié ou conforme aux exigences probatoires nationales (comme la législation française transposant eIDAS et les normes volontaires), l’entreprise s’assure que :

• Le document original et son “fichier de preuve” associé (contenant les données du certificat, l’horodatage, le statut de révocation) sont versés et scellés ensemble.
• L’intégrité du document et de sa preuve est garantie par des mécanismes de chaînage cryptographique, empêchant toute modification ultérieure.
• La piste d’audit est complète, permettant de retracer toutes les opérations d’archivage et de consultation.

Pérenniser la validité de la signature électronique

L’un des rôles les plus critiques du SAE est de contrer l’obsolescence technique et l’expiration des certificats de signature.

Un certificat électronique qualifié (qui assure un niveau de sécurité élevé à la signature) est généralement valable pour une durée limitée, souvent trois ans. Passé ce délai, le certificat expire. Si le document signé et son enveloppe de preuve ne sont pas pris en charge, sa vérification future peut devenir difficile, voire impossible, en cas de litige.

Le mécanisme essentiel de la LTV-A

C’est là qu’intervient le mécanisme de Long-Term Validation with Archiving (LTV-A). Le SAE intervient comme un service de confiance pour garantir l’intégrité de la signature initiale :

1. Vérification initiale : Lors du versement dans le SAE, le système vérifie la validité de la signature (certificat et horodatage).
2. Scellement et re-scellement : Le SAE applique un scellement électronique (utilisant son propre cachet qualifié) au document et à son enveloppe de preuve. Ce scellement agit comme un nouveau témoin cryptographique.
3. Mise à jour périodique : Avant que le scellement ne devienne obsolète, le SAE procède à une sur-signature ou re-scellement périodique, assurant ainsi une chaîne de validité ininterrompue sur le très long terme.

Grâce à ce processus continu, le document ne perd jamais sa valeur probante, même après l’expiration de la signature initiale. Le SAE est l’assurance-vie juridique de vos documents électroniques signés.

Intégrer le SAE dans votre environnement numérique

Pour les entreprises gérant des volumes importants de documents signés (contrats clients, RH, logistique), l’intégration du SAE avec les autres systèmes de gestion documentaire est fondamentale.

SAE, GED et signature en masse : la complémentarité

Il est important de distinguer la GED du SAE :

Le SAE agit comme le coffre-fort final. Le document signé et validé dans la solution GED ou via l’outil de signature électronique est ensuite transféré (via un processus appelé versage) au SAE. Ce versage doit être accompagné de toutes les métadonnées et du fichier de preuve pour garantir l’intégrité et l’exploitabilité du document en cas d’audit ou de litige.

De même, pour la signature électronique en masse (ex. : milliers de bulletins de paie), le SAE doit être capable d’ingérer et d’indexer rapidement de très gros volumes, y compris les documents scellés par le Cachet Électronique Qualifié (CEQ) de l’entreprise.

Les normes d’archivage à jour

Pour garantir la conformité de votre SAE, il est essentiel de vérifier que la solution repose sur les normes et standards les plus récents :

• NF Z42-013 (version 2020) : Cette norme française spécifie les exigences pour la conception et l’exploitation d’un Système d’Archivage Électronique. Elle est la référence pour un SAE à valeur probante.
• NF Z42-026 (version révisée 2021/2022) et NF 544 : Ces normes et certifications concernent la numérisation fidèle des documents papier. Si vous intégrez des archives hybrides (papier et électronique), la mise à jour vers la dernière version est indispensable.
• OAIS (ISO 14721) : C’est le modèle de référence international pour l’archivage de l’information numérique.

SAE et signature électronique : un duo indispensable pour la confiance numérique

Le SAE n’est pas une simple solution de stockage, mais un maillon stratégique de la sécurité juridique et opérationnelle de l’entreprise. En assurant la conservation des engagements signés conformément à eIDAS, aux normes NF et aux exigences de la LTV-A, vous transformez une obligation légale en un avantage compétitif, garantissant la traçabilité et la pérennité de votre patrimoine documentaire numérique.