Quels documents peuvent être archivés dans un SAE ?

Documents SAE

Faire appel à une solution d’archivage électronique est devenu incontournable avec la dématérialisation croissante des documents au sein des entreprises. Un Service d’Archivage Électronique (SAE) ne se contente pas de stocker vos données : il garantit leur intégrité et leur valeur légale sur le très long terme, transformant le document numérique en une preuve incontestable.

Qu’est-ce qu’un SAE à valeur probante ?

Définition du SAE

Un Service d’Archivage Électronique (SAE) est un outil informatique sophistiqué, conçu pour gérer l’intégralité du cycle de vie des archives numériques d’une entreprise. Il assure le versement sécurisé, la conservation à long terme et la consultation contrôlée des documents. Le SAE a pour vocation d’assurer l’authenticité, la pérennité, la confidentialité et l’intégrité des documents archivés. La distinction avec une simple sauvegarde est cruciale : une sauvegarde est une copie de secours pour la reprise d’activité ; le SAE est un dispositif qui garantit le maintien du statut légal du document tout au long de sa durée de vie.

Cette garantie se matérialise par la valeur probante. En droit français, l’Article 1366 du Code civil stipule que l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit papier, à condition qu’il soit conservé dans des conditions qui en garantissent l’intégrité. Une solution SAE est l’outil technique et organisationnel qui permet de respecter ces conditions grâce à des mécanismes infalsifiables comme le scellement, l’horodatage qualifié et l’enregistrement d’une piste d’audit exhaustive. Ces mécanismes prouvent que le document n’a pas été altéré depuis son entrée dans le système.

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Les obligations légales et le cadre normatif

Pour qu’un archivage électronique soit reconnu légalement, il doit s’inscrire dans un cadre normatif strict, garantissant la confiance dans le processus.

La norme française NF Z 42-013 (version 2020) : C’est la référence nationale et le socle de l’archivage à valeur probante en France. Elle détaille les spécifications techniques (fonctionnalités logicielles) et organisationnelles (rôles, responsabilités) requises pour concevoir et opérer un système d’archivage fiable. Elle couvre toutes les étapes, du versement à la restitution ou l’élimination.
La certification NF 461 : Délivrée par un organisme accrédité comme l’AFNOR Certification, elle atteste de la conformité du système d’archivage aux exigences de la NF Z 42-013. Faire appel à un prestataire certifié NF 461 apporte la meilleure garantie de conformité pour l’entreprise.
Les standards internationaux (ISO 14641-1 et OAIS) : La norme NF Z 42-013 a inspiré l’ISO 14641-1. Le modèle de référence OAIS (ISO 14721) est le standard mondial qui modélise le cycle de vie de l’information archivée (du paquet de versement au paquet d’information descriptif), fournissant le modèle conceptuel que doit respecter tout SAE.

Ces normes ne sont pas seulement des contraintes, elles constituent la méthodologie certifiée pour transformer une donnée numérique en une preuve pérenne, acceptée en cas de contrôle ou de contentieux.

Les documents concernés par l’archivage légal en SAE

L’utilité d’un SAE est maximale pour les documents qui sont soumis à des durées légales de conservation obligatoires ou qui constituent une preuve cruciale pour la pérennité de l’entreprise.

Tableau détaillant les durées légales de conservation

La gestion des archives nécessite une connaissance précise des délais légaux. Le SAE est indispensable pour automatiser le respect de ces délais et les processus de tri qui en découlent, évitant ainsi les amendes et les redressements.

Catégorie de documents	Exemples de documents clés	Durée de conservation (Point de départ du délai)	Références légales principales
Comptabilité / Fiscalité	Livres et registres comptables, Bilan, Compte de résultat, Pièces justificatives comptables (factures, bons de commande, etc.), Déclarations de TVA.	10 ans à compter de la clôture de l’exercice pour les pièces comptables. 6 ans à compter de la date de la dernière déclaration pour les documents fiscaux.	Code de commerce (Art. L123-22), Livre des Procédures Fiscales (Art. L102 B).
Ressources Humaines (RH)	Contrats de travail, Soldes de tout compte, Registre unique du personnel, documents liés aux charges sociales.	5 ans à compter de la rupture du contrat ou du départ du salarié. 3 ans pour les documents relatifs aux charges sociales.	Code du travail (Art. L3243-4), Code de la sécurité sociale (Art. L244-3).
Spécificité Bulletin de Paie Électronique	Bulletin de paie dématérialisé (remis au salarié par l’employeur ou un tiers).	50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié. Cette obligation incombe au tiers archiveur ou à l’employeur.	Code du travail (Art. L3243-2 et L3243-4).
Juridique / Sociétés	Statuts de la société, Procès-verbaux d’assemblée générale (AG), Rapports de gestion, Conventions réglementées.	5 ans à partir de la radiation du RCS pour les statuts. 3 ans pour les documents d’AG et rapports de conseil.	Code civil (Art. 2224), Code de commerce.
Commercial / Banque	Contrats commerciaux, Bons de commande, Contrats conclus par voie électronique (>120€), relevés de compte, talons de chèque.	5 ans pour la plupart des contrats commerciaux. 10 ans pour les contrats électroniques avec des consommateurs (>120€).	Code de commerce (Art. L110-4), Code de la consommation (Art. L213-1).
Propriété Intellectuelle	Brevets, marques, dessins et modèles.	Durée de la protection (ex: 20 ans pour un brevet) puis indéfiniment.	Code de la Propriété Intellectuelle.

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La gestion complexe des documents RH, entre durée et RGPD

L’archivage des documents de Ressources Humaines est un cas d’école pour le SAE. Il ne s’agit pas seulement de respecter les 50 ans des bulletins de paie électroniques (une durée colossale pour l’informatique), mais aussi de se conformer au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Le SAE est le seul outil capable de concilier ces exigences :

Pérennité longue durée : Garantie que le format des bulletins de paie restera lisible dans cinq décennies.
Confidentialité et accès contrôlé : Gestion des droits d’accès fins pour assurer que seuls les personnes habilitées (et le salarié lui-même) peuvent consulter le dossier.
Droit à l’oubli / limitation de la conservation : Le SAE doit permettre de détruire de manière irréversible les données personnelles à l’expiration de leur durée de conservation légale (ex: CV de candidats non retenus), en fournissant une preuve de cette destruction.

Le lien essentiel entre SAE et numérisation fidèle

La numérisation fidèle est la passerelle entre l’archivage papier et l’archivage électronique légal.

Pour qu’une entreprise puisse se débarrasser de ses archives papier et faire reposer sa preuve légale sur le numérique, la numérisation doit être réalisée selon des conditions strictes. La norme NF Z42-026 (et sa certification associée, la NF 544) définit ce processus comme la copie fidèle : un document numérique dont l’intégrité est garantie par un procédé qui le rend équivalent à l’original papier.

L’Arrêté du 22 mars 2017 autorise ainsi la destruction de l’original papier pour les pièces comptables et fiscales si la numérisation est réalisée dans des conditions de fiabilité garantissant l’authenticité et l’intégrité de la copie. Le SAE est l’environnement de confiance qui reçoit et conserve cette “copie fiable”, réalisant un gain d’espace et de gestion majeur.

Mise en place d’un projet SAE : une démarche structurée

Le déploiement d’un projet de SAE nécessite une vision claire et une approche en plusieurs phases, transformant les processus de l’entreprise.

Infographie - Mise en place projet SAE

Les étapes fondamentales d’un projet d’archivage électronique

Adopter un SAE exige de l’organisation et de l’anticipation. Une démarche structurée est la clé de la conformité :

Analyse du corpus documentaire (audit et tri) : C’est la base. Il faut cartographier l’ensemble des documents (papier, bureautique, GED, e-mails) pour identifier ceux qui ont une valeur probante, leur fréquence de production, et le point de départ précis de leur durée de conservation (un délai fiscal ne démarre pas comme un délai social).
Formalisation de la politique d’archivage : Établir les règles de gestion (ou records management) : définition des métadonnées minimales requises, des profils d’accès, des procédures de versement, et surtout, du sort final (destruction contrôlée ou conservation historique).
Choix de la solution (technologie et prestataire) : Sélectionner un SAE qui non seulement est conforme aux normes (NF 461/NF Z 42-013) mais qui présente une robustesse technique face à l’obsolescence, garantissant la réversibilité des données.
Déploiement et migration : Mise en place de l’infrastructure, développement des connecteurs (API) pour interopérer avec la GED et l’ERP, et formation approfondie des équipes sur les nouvelles procédures de versements.

Les critères essentiels pour le choix d’une solution

Pour garantir la pérennité et la fiabilité de l’archivage, le choix du prestataire ne doit pas être fait à la légère. Il doit reposer sur des piliers solides :

L’exigence de réversibilité : Assurez-vous que le contrat garantit la récupération de l’intégralité de vos archives (contenu + métadonnées + piste d’audit) dans des formats standards et lisibles, sans perdre la valeur probante, même en cas de changement de prestataire.
La souveraineté des données : Les données sensibles et légales doivent être stockées sur des serveurs situés en France ou dans l’Union Européenne, pour garantir l’application stricte du droit européen et français, en accord avec les principes du RGPD.
Les formats de préservation : Le SAE doit être capable de gérer et de migrer les formats de fichiers au fil du temps (par exemple, vers le standard PDF/A) pour assurer leur lisibilité dans 10, 30 ou 50 ans, indépendamment de l’évolution technologique.
La preuve technique et la piste d’audit : Le système doit produire une piste d’audit fiable (PAF), documentant chaque action (versement, consultation, élimination) sur le document, avec horodatage et scellement, pour prouver l’intégrité de la chaîne de conservation.

Le SAE : transformer la contrainte légale en pilier de la confiance numérique et stratégique

L’implémentation d’un Service d’Archivage Électronique certifié est bien plus qu’une mise en conformité réglementaire. C’est une démarche proactive qui sécurise le patrimoine informationnel de l’entreprise. En garantissant la valeur probante de vos documents essentiels, le SAE vous protège contre les risques juridiques (contentieux, contrôles fiscaux ou sociaux) et constitue un socle essentiel de la confiance numérique.

Le SAE agit en complémentarité avec la GED : la GED gère le document de travail (le document vivant), tandis que le SAE assure la conservation sécurisée et légale du document finalisé. C’est cette alliance qui permet une gestion documentaire fluide et conforme.

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