Numérisation fidèle et engagement RSE
Entreprendre une démarche de dématérialisation de sa gestion documentaire de façon éthique implique de numériser “fidèlement” les données. Dans ce contexte, la numérisation fidèle peut s’inscrire dans un engagement RSE.
Qu’est-ce que la numérisation fidèle ?
La numérisation consiste en la conversion de supports physiques (texte, image, photos etc.) en versions numériques. Pour ce faire, on emploie des technologies de LAD (Lecture Automatique des Documents) ou d’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères). Une fois les documents numérisés, ceux-ci sont versés dans une GED puis archivés dans un SAE.
La numérisation fidèle permet quant à elle la reproduction à l’identique d’un document afin de lui conférer la même valeur probante que l’original. Pour garantir la valeur probante des documents, ceux-ci doivent être conformes aux normes et certifications Z 42-013 et NF Z42-026.
Toute la législation relative à la numérisation fidèle est renseignée dans le décret n°2016-1673 du 5 décembre 2016.
Qu’est-ce que la RSE ?
La RSE (Responsabilité sociétale des entreprises) est une démarche que la commission européenne définit comme étant “Un concept qui désigne l’intégration volontaire, par les entreprises, de préoccupations sociales et environnementales à leurs activités commerciales et leurs relations avec leurs parties prenantes”.
La norme ISO 26000 définit un cadre pour les entreprises qui s’orientent vers une démarche RSE. Ce cadre s’articule autour des thématiques suivantes :
- la gouvernance de l’organisation
- les droits de l’homme
- les relations et conditions de travail
- l’environnement
- la loyauté des pratiques
- les questions relatives aux consommateurs
- les communautés et le développement local.
A noter que n’importe quelle entreprise peut adopter une politique RSE, quelle que soit sa taille ou sa forme juridique.
Comment la numérisation fidèle peut-elle servir la RSE ?
En matière de gestion documentaire dématérialisée, la question de l’engagement RSE émerge à plusieurs niveaux. La numérisation fidèle permet de conférer aux documents un statut légal. En effet, ce procédé permet de dématérialiser les documents conformément aux obligations légales.
Les avantages de la numérisation fidèle pour la RSE
- La réduction de la consommation de papier : numériser des documents permet de limiter considérablement la consommation de papier, entraînant un impact positif sur l’environnement. De plus, cela diminue également la circulation physique des documents et par conséquent le transport afin de réduire l’empreinte carbone.
- Une conversation plus durable des documents: les supports numériques peuvent être conservés plus longtemps que les documents physiques.
- Centralisation et partage améliorés : la numérisation des documents et leur stockage sur des plateformes de gestion documentaire comme la GED permet de diffuser et d’accéder plus rapidement aux différentes données numériques. Cela peut favoriser le bien-être au travail pour les collaborateurs travaillant dans de bonnes conditions.
Conclusion
Dans un contexte de crise climatique avérée et de développement croissant du télétravail, de plus en plus d’entreprises mettent en œuvre des politiques RSE afin d’entraîner un impact positif global sur la société. La numérisation fidèle et plus largement la dématérialisation participent à cette transformation de l’entreprise.
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