Qu’est-ce que la numérisation de masse ?
Qu’est-ce que la numérisation de masse ?
Dans le cadre d’un projet de dématérialisation globale d’une entreprise, la numérisation des documents est une étape cruciale.
Qu’est-ce que la numérisation ?
Le processus de numérisation consiste en la conversion de données physiques (papier le plus souvent) en données numériques. Ces données peuvent être sous forme de photos, de textes ou encore d’images ou illustrations.
Ce procédé technique s’effectue via des outils de LAD (Lecture Automatique des Documents) tels que :
- L’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères).
- La RAD (Reconnaissance Automatique de Documents).
- L’ICR (Reconnaissance Intelligente de Caractères).
La numérisation de masse
La numérisation de masse fonctionne sensiblement de la même manière que la numérisation dite “traditionnelle”. Cependant, numériser en masse signifie que les différentes solutions de numérisation doivent s’adapter à des quantités importantes de documents.
Un projet de numérisation de masse consiste donc à numériser l’ensemble des documents d’une entreprise dans un temps relativement court (3 à 6 semaines en général). Pour ce faire, les documents sont numérisés à la chaîne par des scanners et des outils de LAD afin d’extraire les caractères contenus dans les documents. Cela permet, à terme, d’indexer les différents documents de faciliter ainsi leur recherche au sein de la base de données dédiée.
Pourquoi recourir à la numérisation de masse ?
Numériser en masse ses documents est une étape préliminaire à la dématérialisation. Elle permet aux documents (documents RH, comptables, bons d’achat, de commandes, factures fournisseurs etc.) d’être stockés dans des espaces virtuels afin d’être versés ensuite dans un système de Gestion Electronique de Documents (GED).
Les étapes de la numérisation de masse
1/ Identification des types de documents : cette étape consiste à préparer les documents en amont du processus de numérisation.
2/ Scanner les documents : configurer le scanner en mode numérisation de masse permet de numériser l’ensemble des documents en une seule opération.
3/ Classement automatique : il s’agit d’un classement automatique des documents via un logiciel de LAD/OCR.
4/ Stockage dans une GED : Cette dernière étape permet de stocker les documents de façon pérenne sur un outil unique. La GED centralise l’ensemble des données afin d’en faciliter le traitement.
Les avantages de la numérisation de masse
- La centralisation de l’information
- L’externalisation de la numérisation
- Indexation automatique
- Facilitation de la recherche
- Garantir la sécurité des données
- Homogénéité des flux
- Gain de temps
- Amélioration de la productivité
Conclusion
La numérisation de masse, basée sur le même modèle que la numérisation standard, a la capacité de traiter un grand volume de données. Cette méthode permet de transitionner efficacement et en toute sécurité vers le numérique.
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