Comment réussir la mise en place d’un projet de RPA ?

La réussite d’un projet de RPA fiable et efficace tient en quelques étapes clés qu’il est fortement recommandé de respecter.

L’automation des processus est au cœur de la transformation digitale, c’est pourquoi réussir la mise en place d’un projet de RPA est un enjeu majeur pour les entreprises. En effet, un grand nombre de structures de différentes importances et secteurs d’activité s’intéresse de près à la technologie logicielle de la RPA. Un gain de temps certain, une meilleure productivité, un retour sur investissement rapide, plus de satisfaction client sont les promesses de la mise en œuvre d’une solution de RPA efficace et adaptée aux besoins de l’entreprise.

Le déploiement d’un projet de RPA est relativement rapide à mettre en place (quelques semaines en moyenne). Il nécessite néanmoins le suivi de quelques étapes fondamentales.

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Identifier les processus à automatiser

L’identification des processus à automatiser est l’étape fondatrice d’un projet de RPA. Il s’agit de sélectionner, en fonction de ses objectifs de productivité, les processus qu’il serait judicieux d’automatiser. Des critères de pertinence précis sont à prendre en compte. L’analyse doit avant tout se centrer sur les processus à améliorer. Les processus à automatiser en priorité concernent les tâches manuelles à faible valeur ajoutée, les tâches itératives qui permettent de réinvestir le temps des collaborateurs sur des activités nécessitant une capacité d’analyse plus complexe. Les processus stables sont également de bons candidats à l’automatisation. Ils permettent de réduire les temps de programmation. Enfin, pour les processus sujets aux erreurs manuelles fréquentes, la RPA assure la fiabilité et la sécurité des saisies.

Le choix du fournisseur de RPA

Le choix du logiciel de RPA est déterminant pour le bon déroulement du projet. L’outil s’adapte en fonction des besoins de l’entreprise. Avoir une feuille de route précise est alors primordiale dans le choix du fournisseur. Il faut connaître ses objectifs de productivité, de rendement, son budget etc.

Plusieurs logiciels et solutions différentes de RPA sont disponibles sur le marché. Certains critères permettent de faire une sélection pertinente :

Le choix du type de RPA (Attended, Unattended, en mode Low Code ou RPA cognitive)
Les fonctionnalités proposées par les éditeurs
Le degré d’évolutivité
L’ergonomie et l’interface de développement
La sécurité
La capacité d’intégration aux systèmes existants

Les logiciels de RPA en mode Low Code tels que Microsoft sont à privilégier pour les utilitaires grands publics. En ce qui concerne les outils métiers ou les processus complexes nécessitant l’intervention de plusieurs outils ou applicatifs, le choix d’une ESN (Entreprise de Services du Numérique) est plus adapté pour le développement d’une solution sur mesure.

Se former à la RPA et réunir une équipe d’experts

Maîtriser les aspects techniques des technologies de RPA est indispensable pour pouvoir suivre les étapes de déploiement et garder une forme d’indépendance sur le fonctionnement global de la solution en mode agile. D’autre part, faire appel à une équipe d’experts qualifiés dans les technologies d’automatisation des processus en amont est nécessaire pour définir la feuille de route du projet. Des ateliers peuvent être organisés afin que les collaborateurs se familiarisent avec ce nouvel environnement.

La mise en place du pilote

C’est la phase de test du projet d’implémentation et des solutions mises en place. L’efficacité du projet est alors vérifiée, en conditions réelles. C’est le moment d’identifier certaines problématiques éventuelles et de faire les ajustements qui conviennent. La durée du pilote est difficile à déterminer et peut varier d’une entreprise à l’autre.

Comment mesurer les bénéfices ?

La mise en place d’un projet de RPA doit permettre de répondre aux besoins et objectifs fixés par l’entreprise en amont, à savoir, gain de temps, réduction des coûts et d’augmentation de la productivité. La particularité des solutions de RPA est qu’elles permettent d’obtenir des résultats rapidement avec un ROI direct et rapide.

Les bénéfices sont mesurables en fonction de la bonne “préparation”, suivre ses prévisions budgétaires et respecter son calendrier (noter les indicateurs de succès au fur et à mesure par exemple) sont les conditions nécessaires à un suivi fidèle des résultats.

Voici différents points permettant de suivre l’évolution des bénéfice d’un projet de RPA :

La rapidité d’exécution : il s’agit de calculer le temps moyen d’une action automatisée, cela permet d’évaluer le gain de temps des robots par rapport aux collaborateurs.
La précision : permet de vérifier le nombre d’erreurs des processus automatisés.
L’utilisation des outils : il s’agit d’analyser la fréquence d’exécution des processus par rapport à leur disponibilité (24h/24, 7j/7).
Les cycles de dépannage et de réparation : le suivi du bon fonctionnement est essentiel pour le ROI car les robots doivent produire sans interruption.
La satisfaction des employés : sonder la satisfaction des employés permet de savoir à quel niveau l’automatisation soulage des tâches chronophages et fastidieuses au profit des tâches à plus forte valeur ajoutée.

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