Quelles sont les GED avec workflows pour automatiser vos processus ?

Les GED intégrant des fonctionnalités de workflow offrent une solution puissante pour gagner en temps, réduire les erreurs et améliorer la collaboration. Dans un contexte de transformation numérique accélérée, ces outils sont devenus des piliers de l’efficacité opérationnelle, transformant la manière dont les entreprises gèrent leurs flux d’information.

La synergie GED et workflow

Circuit de validation de factures

Au lieu de transiter physiquement de bureau en bureau ou de s’égarer dans les boîtes de réception, le document est acheminé électroniquement aux personnes concernées (comptabilité, directeur des achats, direction financière), avec des notifications et des rappels automatiques en cas de dépassement de délai. Cette gestion électronique garantit la traçabilité complète de chaque étape.

La conception des workflows repose souvent sur le standard BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation), qui permet de modéliser visuellement les processus pour une compréhension claire par tous les acteurs. On distingue principalement deux types de flux : les workflows séquentiels, où une étape doit être complétée pour déclencher la suivante (comme la validation hiérarchique), et les workflows parallèles, où plusieurs acteurs travaillent simultanément sur un même document (comme la relecture d’un contrat par plusieurs services juridiques).

Les bénéfices de cette synergie

L’adoption de cette approche double apporte des avantages structurants qui impactent directement la performance globale de l’organisation.

Gain d’efficacité et optimisation du temps de travail

L’automatisation des tâches manuelles et répétitives, telles que l’acheminement des documents entre les services, le classement fastidieux et les relances incessantes, libère un temps précieux pour vos équipes. Selon des études de marché récentes, un salarié peut passer entre 20 et 30 % de son temps à chercher une information mal classée. Ce gain de temps permet de réallouer les ressources humaines vers des missions à plus forte valeur ajoutée (conseil client, développement de projets), contribuant ainsi à une productivité globale accrue.

Réduction significative des risques d’erreurs

La standardisation des processus via la mise en place de workflows prédéfinis minimise considérablement les risques d’erreurs humaines, inhérentes aux manipulations manuelles. Cette fiabilité accrue des informations garantit une meilleure qualité des données et réduit les coûts liés aux corrections et aux litiges potentiels. Chaque action est consignée dans un historique immuable, assurant une parfaite traçabilité.

Fluidification de la collaboration inter-services

La collaboration est grandement facilitée par l’intégration des workflows. En définissant clairement les rôles, les droits d’accès et les responsabilités de chaque acteur au sein d’un processus, la communication inter-services est structurée. Les informations circulent de manière transparente et structurée, éliminant les zones d’ombre et optimisant le travail d’équipe autour du document unique et à jour.

Amélioration de la visibilité et du suivi des processus

La visibilité en temps réel sur l’état d’avancement des documents et des processus offre un contrôle accru. Des tableaux de bord et des outils de reporting permettent d’identifier rapidement les éventuels blocages ou goulots d’étranglement (par exemple, un approbateur systématiquement lent), offrant la possibilité d’intervenir proactivement pour optimiser les flux de travail et garantir le respect des délais.

Renforcement de la conformité réglementaire et interne

La conformité simplifiée représente un avantage non négligeable, notamment dans des secteurs soumis à des réglementations strictes (comme la santé ou la finance). L’automatisation des circuits de validation et l’application de politiques de conservation prédéfinies assurent le respect des normes internes et externes (RGPD, normes d’archivage NF Z42-026), réduisant ainsi les risques de non-conformité et les sanctions potentielles. Une fois le workflow terminé (ex : contrat signé), le document peut être automatiquement versé dans un Système d’Archivage Électronique (SAE) à valeur probante.

Maîtrise et réduction des coûts opérationnels

Sur le plan financier, la maîtrise des coûts est un bénéfice direct. La diminution de la consommation de papier et des frais d’impression, ainsi que la réduction drastique du temps administratif consacré à des tâches manuelles, se traduisent par des économies substantielles pour l’entreprise, avec un retour sur investissement (ROI) souvent constaté en moins de 18 mois.

Fonctionnalités clés pour une automatisation efficace

Une GED performante avec des capacités de workflow doit offrir un ensemble de fonctionnalités robustes, en particulier celles exploitant les dernières technologies d’automatisation.

• Concepteur de Workflow Low-code/No-code : L’évolution vers des plateformes Low-code/No-code (LCNC) permet aux utilisateurs métiers (les citizen developers) de créer, visualiser et modifier des workflows complexes via une interface graphique simple, sans nécessiter de compétences techniques avancées.
• Intelligent Document Processing (IDP) et IA : L’intégration de l’Intelligence Artificielle (IA) et du traitement intelligent de documents (IDP) est essentielle. Ces technologies permettent l’extraction automatique des données clés (par exemple le montant ou l’émetteur d’une facture) qui servent ensuite à alimenter et à déclencher les workflows de manière autonome.
• Règles de Routage Intelligent et Moteurs de Règles : La définition de règles complexes (via des moteurs de règles métier) qui acheminent automatiquement les documents en fonction de critères spécifiques (type de document, montant, service destinataire, priorité) est cruciale pour gérer des processus sophistiqués.
• Formulaires électroniques dynamiques : La création de formulaires numériques intelligents pour collecter des informations structurées, pouvant conditionner la suite du workflow, garantit une collecte de données complète et conforme dès l’origine.
• Système de notifications et d’alertes personnalisables : La configuration d’e-mails, de rappels ou de notifications mobiles pour informer les utilisateurs des tâches à accomplir et des délais à respecter est indispensable.
• Intégration transparente avec l’écosystème : Une capacité à se connecter nativement avec d’autres applications métier (ERP, CRM, SIRH) est indispensable pour l’hyper-automatisation et l’orchestration des tâches entre différents outils.

Exemples d’automatisation des processus documentaires

Pour illustrer concrètement l’intérêt d’une GED avec workflow, voici quelques exemples d’application par domaine métier :

Tableau comparatif des solutions de GED avec Workflow

Le choix d’une solution dépend fortement de la taille de l’entreprise et de la complexité de ses besoins. Les solutions récentes mettent l’accent sur l’IA, le Low-code/No-code et l’intégration.

Investir dans l’efficacité : le choix d’une GED avec Workflow

L’adoption d’une GED avec des fonctionnalités de workflow représente une étape cruciale vers l’optimisation de vos processus métiers. En automatisant la circulation de l’information et des documents, vous gagnez en efficacité, réduisez les erreurs et favorisez la collaboration. Cependant, la réussite d’un tel projet repose sur la préparation.

Les pièges à éviter

L’expérience montre que les projets échouent souvent par manque de préparation ou d’adhésion :

1. Modéliser le processus “parfait” : Il faut modéliser le processus réel et existant avant de chercher à l’optimiser, impliquant les utilisateurs métier dans la conception des workflows.
2. Négliger l’indexation : La qualité du workflow dépend de la qualité des données (métadonnées). Une mauvaise indexation initiale ou une défaillance de l’IDP peut paralyser le processus.
3. Sous-estimer la conduite du changement : Un nouveau système modifie les habitudes de travail. La formation et l’accompagnement des utilisateurs sont aussi importants que la technologie elle-même pour garantir l’adoption.

Le rôle de l’intégrateur (GED tierce)

Face à la complexité croissante des solutions, l’appel à un intégrateur de GED (ou ESN – Entreprise de Services du Numérique) est souvent indispensable. Ce partenaire apporte l’expertise nécessaire pour :

• Analyser les besoins et modéliser les workflows sur-mesure.
• Garantir l’intégration technique avec les autres systèmes (ERP, CRM).
• Assurer la migration documentaire initiale.

Le choix d’une solution, qu’elle soit propriétaire (GED Qi, DocuWare), modulaire (M-Files) ou Open Source (Alfresco), doit être guidé par une analyse de son coût total de possession (TCO), qui inclut le prix de la licence ou de l’abonnement, mais aussi les coûts d’intégration, de maintenance et d’évolution.

Le futur du workflow documentaire : l’hyper-automatisation

La tendance pour 2025 n’est plus seulement à l’automatisation simple, mais à l’hyper-automatisation, une approche globale qui combine l’IA, le Machine Learning, le Robotic Process Automation (RPA) et les plateformes LCNC.

Dans ce contexte, l’IA générative est appelée à jouer un rôle nouveau : elle ne se contentera pas d’extraire des données, mais pourra, par exemple, analyser un document complexe (un rapport, une proposition commerciale), en synthétiser le contenu et, sur cette base, proposer le routage le plus pertinent ou rédiger automatiquement des commentaires pour les approbateurs. Le workflow devient ainsi proactif et capable d’interpréter le contenu, et non plus seulement de suivre des règles rigides.

Lire aussi :

• Gestion des flux documentaires : les meilleurs workflows
• Quels sont les différents types de solutions de Workflow ?