Pourquoi externaliser la dématérialisation de ses données ?
Dans le cadre de la transformation digitale, les entreprises font face à de nouveaux défis afin de rester compétitives. La dématérialisation est un enjeu crucial pour la plupart d’entre elles. Dans cette perspective, le recours à des prestataires externes spécialisés dans la dématérialisation des données peut faire la différence.
Sommaire
Qu’est-ce que la dématérialisation des données ?
La dématérialisation renvoie à l’ensemble des processus visant à convertir des supports physiques en supports numériques. Pour les entreprises, la dématérialisation des données consiste à transformer toutes les données des différents services (marketing, communication, RH, gestion comptable etc.) en données numériques afin d’être stockées sur des serveurs informatiques. Celles-ci peuvent être ensuite gérées par différents outils de dématérialisation tels que la GED (Gestion Electronique de Documents) ou le SAE (Service d’Archivage Électronique).
Quels sont les avantages de l’externalisation de la dématérialisation des données ?
La dématérialisation s’impose aujourd’hui à toutes les entreprises La question n’est plus de savoir s’il faut dématérialiser les données ou non, mais comment ? Opter pour l’externalisation avec l’appui de spécialistes peut être une solution intéressante à différents niveaux. La décision d’externaliser la dématérialisation des données est souvent motivée par l’intérêt de comprendre en profondeur le concept de digitalisation des processus, qui englobe des notions telles que l’hyperautomatisation et l’optimisation des processus.
Qu’est-ce que l’externalisation ?
L’externalisation, outsourcing ou encore BPO (Business Process Outsourcing) consiste en délégation d’une ou plusieurs activités d’une entreprise, quel que soit son secteur et son domaine d’activité, à des prestataires externes spécialisés. Par exemple, il est possible de confier l’externalisation des encaissements et traitement de chèques afin de gagner en productivité.
Les avantages de l’externalisation de la dématérialisation des données
- L’Expertise spécialisée : la dématérialisation des données est un secteur nouveau et en plein essor; une majorité d’entreprises ne dispose pas de compétences précises en interne. C’est pourquoi le recours à des prestataires externes spécialisés est incontournable. Cela permet avant tout de garantir la qualité des prestations.
- La réalisation d’économies : Outsourcer la dématérialisation de ses données constitue également une opportunité de réduire ses coûts. En effet, externaliser permet de rationaliser les coûts et de gagner du temps en recrutement et en rémunération d’une main d’œuvre permanente.
- Le renforcement de la sécurité : dans le cas d’un SAE (Service d’archivage Électronique), faire appel à un tiers archiveur de confiance est fortement conseillé par exemple, afin d’être en conformité légale en matière de durée de conservation de documents notamment.
- Le gain de temps : permettre aux collaborateurs de se recentrer sur leur cœur de métier offre gain de temps augmentation de la qualité des services. Ainsi les collaborateurs se tournent vers des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- Le suivi de l’évolutivité : à plus forte raison dans le domaine du numérique, les méthodes et les technologies changent et évoluent en permanence. Le prestataire expert pourra ainsi maintenir le suivi des différentes évolutions.
Conclusion
Externaliser la dématérialisation de ses documents est très souvent une solution incontournable dans l’objectif de réussir la transition numérique de son entreprise.
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