Externalisation du traitement des chèques et de leur encaissement
Le recours aux chèques comme mode de paiement reste encore couramment employé dans différents domaines et représentent alors un volume important à traiter. Externaliser le traitement des chèques et leur encaissement présente de nombreux avantages.
En quoi consiste l’externalisation des chèques ?
L’externalisation du traitement des chèques et de leur encaissement consiste à déléguer la gestion des chèques à un prestataire de service spécialisé. L’objectif étant d’optimiser et de rationaliser le traitement des paiements.
Les étapes de traitement d’un chèque dématérialisé
Un chèque électronique s’établit via plusieurs étapes. Ces étapes sont alors réalisées par le tiers prestataire disposant du matériel et des compétences nécessaires :
- La numérisation : il s’agit de scanner le chèque afin de le numériser.
- Le vidéocodage : cette étape consiste à extraire les informations (numéro de compte, montant, nom du bénéficiaire etc.) du document numérique via un logiciel OCR.
- Le contrôle de conformité : les informations du chèques sont vérifiées afin d’être validées.
- Le paiement : il s’agit du transfert du montant validé sur le compte bénéficiaire.
- Le stockage : le chèque doit ensuite être archivé conformément aux obligations légales en matière de durée de conservation.
Quels sont les avantages ?
L’externalisation du traitement et de l’encaissement des chèques présente plusieurs avantages :
- La réduction des coûts : externaliser le traitement des chèques permet de réaliser des économies au niveau du matériel dédié (équipement, logiciels etc.). Faire appel à un prestataire permet également de passer de charges fixes à des charges variables en ne payant uniquement les prestations commandées. A titre d’exemple l’externalisation du traitement des chèques permet de réduire les coûts de 50%.
- L’amélioration de la qualité : un prestataire de services spécialisés aura les compétences nécessaires à la mise en place du projet spécifique et optimisera le traitement des chèques.
- Le gain de productivité : la délégation de certaines tâches ciblées permet aux collaborateurs de recentrer sur leur cœur de métier et de travailler sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
- Le gain de temps : l’automatisation de certaines fonctions et étapes du traitement des chèques permet d’accélérer les délais de traitement et d’encaissement tout en évitant les risques d’erreurs liés à d’éventuelles erreurs manuelles.
- La sécurité des données : externaliser le traitement des chèques permet de réduire le risque de fraude par la garantie qu’offre le prestataire en matière de conformité légale (respect des normes et réglementations en vigueur).
Conclusion
Confier le traitement de ses chèques à un tiers spécialisé représente une solution pratique pour toutes les entreprises qui démarrent leur transformation digitale en se tournant vers la dématérialisation de certains métiers.
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