Digitalisation des processus : définition
La digitalisation des processus est le levier fondamental de la transformation numérique des entreprises modernes. Loin de se limiter à la simple dématérialisation des documents papier, elle représente une réinvention profonde des modes de travail. Il s’agit d’une démarche stratégique visant à optimiser l’efficacité opérationnelle, la création de valeur et l’expérience utilisateur en exploitant les technologies numériques.
Sommaire
Digitalisation, numérisation et transformation digitale : distinguer les concepts
Pour aborder ce sujet avec précision, il est crucial de bien différencier trois notions souvent confondues qui marquent les étapes de l’évolution numérique de l’entreprise.
Définition de la digitalisation des processus
La digitalisation des processus (ou digitalization) est la démarche qui consiste, pour une organisation, à intégrer les technologies numériques pour repenser, automatiser et optimiser l’ensemble de ses flux de travail (tâches administratives, gestion des commandes, facturation, etc.).
Contrairement à la simple numérisation (qui convertit le papier en format numérique), la digitalisation vise à transformer en profondeur le fonctionnement des opérations, en créant des workflows fluides, traçables et sans intervention manuelle répétitive, afin de gagner en efficacité, en rapidité, et en fiabilité des données.
La numérisation
La numérisation est la première étape du passage au numérique. Elle consiste à convertir l’information d’un format analogique (papier, film) à un format numérique (fichier PDF, image, donnée structurée). Son objectif principal est la dématérialisation. C’est une action ponctuelle qui crée une copie numérique, mais ne modifie pas le processus sous-jacent. Par exemple, scanner une facture papier pour obtenir un PDF est un acte de numérisation.
La digitalisation
La digitalisation des processus est l’étape suivante. Elle utilise les technologies numériques pour transformer et optimiser un processus existant, souvent en vue de l’automatiser partiellement ou totalement. Elle ne se contente pas de remplacer le papier, elle change la manière de travailler. L’objectif est le gain d’efficacité. Par exemple, le déploiement d’un workflow de validation automatique des factures (qui utilise le PDF scanné) est un acte de digitalisation.
La transformation digitale
La transformation digitale est la démarche la plus large et la plus stratégique. Elle englobe à la fois la numérisation et la digitalisation. Elle désigne la réorientation globale des modèles d’affaires, de la culture d’entreprise, et de l’expérience client/employé, rendue possible par l’intégration des technologies numériques. Elle est orientée sur la création de nouveaux marchés, de nouvelles offres de valeur, et une compétitivité accrue.
De l’automatisation simple à l’hyperautomatisation
L’automatisation des processus a rapidement évolué. Les outils initialement conçus pour des tâches spécifiques s’intègrent désormais dans des stratégies globales et intelligentes : l’hyperautomatisation.
L’hyperautomatisation, la nouvelle référence
L’Hyperautomatisation est la stratégie de référence en 2026. Elle ne se contente pas d’automatiser des tâches isolées, mais vise à orchestrer l’automatisation de bout en bout en utilisant un ensemble d’outils complémentaires, centrés sur l’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage automatique (Machine Learning, ML). Elle permet aux robots logiciels de prendre des décisions complexes et d’apprendre des données.
Les outils fondamentaux de la digitalisation
La digitalisation s’appuie sur un ensemble cohérent de technologies, dont les trois piliers sont :
- Le RPA (Robotic Process Automation) : Ces robots logiciels imitent les actions humaines (clics, saisie de données, navigation entre applications) pour automatiser des tâches hautement répétitives et basées sur des règles, souvent à travers l’interface utilisateur (front-office). C’est idéal pour le traitement des données et les rapprochements comptables.
- Le BPM (Business Process Management) : C’est une méthodologie et un ensemble d’outils (BPMS) qui permettent de modéliser, d’analyser, d’exécuter et d’optimiser les processus longs et complexes impliquant plusieurs acteurs humains et systèmes. Le BPM est l’orchestrateur du workflow et s’appuie sur des notations standardisées (comme BPMN 2.0) pour la modélisation.
- Le DPA (Digital Process Automation) : C’est une évolution du BPM centrée sur la rapidité, l’agilité et l’expérience utilisateur, notamment client. Le DPA vise l’automatisation complète et transversale des processus de bout en bout, de l’interaction client à l’exécution en back-office.
Matrice de sélection de l’outil
Savoir quel outil utiliser est la clé d’un projet d’automatisation réussi. L’expertise réside dans le choix de la bonne approche pour le bon processus.
| Processus | Caractéristiques principales | Outil le plus adapté |
| Saisie de données récurrentes | Tâches répétitives, volumes élevés, interactions avec l’interface, basées sur des règles claires. | RPA |
| Validation d’un devis complexe | Long cycle de vie, étapes séquentielles, multiples acteurs humains et systèmes, nécessité de traçabilité. | BPM/DPA |
| Création d’un compte client en ligne | Processus orienté client (CX), besoin de rapidité et d’une interface web/mobile conviviale. | DPA |
| Analyse prédictive des risques | Décisions nécessitant de traiter des données non structurées, utilisation de modèles d’apprentissage. | IA/ML intégrée à l’Hyperautomatisation |
Les techniques de la digitalisation : de la modélisation à l’agilité
La réussite de la digitalisation ne dépend pas seulement des outils, mais aussi de la méthode d’analyse et de mise en œuvre.
La modélisation et la cartographie des processus
L’automatisation des workflows requiert une phase essentielle de modélisation, qui doit rendre les processus lisibles pour tous les collaborateurs (métiers et IT). Cette modélisation s’effectue par le biais d’une cartographie des processus.
La cartographie est la représentation graphique de l’enchaînement ordonné des tâches, des acteurs et des données qui composent le flux de travail. L’utilisation d’une notation standardisée, telle que le BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation), est fortement recommandée. Cela assure la clarté et la transversalité, permettant de lever les silos entre les services.
Le Process Mining et le Task Mining
Avant de se lancer dans l’automatisation, il est crucial de savoir quels processus digitaliser et comment. C’est le rôle des techniques d’analyse :
- Process Mining : Cette technique utilise les traces numériques (logs) laissées par les systèmes d’information (ERP, CRM, etc.) pour reconstruire le chemin réel suivi par le processus. Elle permet de détecter les goulots d’étranglement, les variations et les inefficacités.
- Task Mining : Similaire au Process Mining, mais s’appuie sur l’observation des interactions des utilisateurs avec leurs applications. Il permet d’identifier les tâches manuelles les plus répétitives et chronophages pour le RPA.
Ces deux méthodes garantissent que l’effort de digitalisation est ciblé sur les processus à plus forte valeur ajoutée.
Les impacts transversaux de la digitalisation
La digitalisation concerne toutes les fonctions et services d’une entreprise. Au-delà des gains d’efficacité interne (processus financiers, RH), elle a un impact majeur sur l’extérieur (clients) et l’humain (employés).
L’expérience client (CX) et l’expérience employé (EX)
La digitalisation a déplacé l’objectif principal de l’automatisation :
- Expérience Client (CX) : L’automatisation des processus (signature électronique, onboarding rapide, traitement instantané des requêtes) se traduit directement par une meilleure satisfaction client et un temps de réponse réduit, ce qui est un facteur clé de différenciation concurrentielle.
- Expérience Employé (EX) : En se libérant des tâches manuelles et répétitives grâce au RPA, les collaborateurs peuvent se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée, comme la relation client ou la stratégie. Cela augmente la satisfaction, réduit le taux d’erreur, et améliore la rétention des talents.
Le rôle central du low-code/no-code (LCNC)
Les plateformes Low-code/No-code sont devenues un levier essentiel pour démocratiser la digitalisation.
Elles permettent aux utilisateurs métiers, sans compétences de codage approfondies, de créer des applications et de designer des workflows automatisés (DPA). Elles réduisent la dépendance vis-à-vis des équipes IT et accélèrent considérablement le déploiement des solutions de digitalisation, favorisant l’agilité de l’entreprise.
Enjeux réglementaires et expertise métier
La digitalisation est souvent propulsée par des contraintes externes et nécessite une approche très concrète.
L’impératif de la facturation électronique
Le cadre réglementaire en France (notamment l’obligation de la facturation électronique pour toutes les entreprises à l’horizon 2026) est un moteur puissant de la dématérialisation et de la transformation des processus. Adapter les processus d’achat et de vente à cette nouvelle norme est un cas d’usage typique et critique de la digitalisation.
Cas d’étude : de la saisie manuelle à l’hyperautomatisation
Chez l’un de nos clients, la digitalisation du processus de traitement des notes de frais illustre parfaitement l’efficacité de l’Hyperautomatisation :
- Avant digitalisation : Réception des justificatifs papier, saisie manuelle dans l’ERP, validation en cascade par email (durée moyenne du cycle : 7 jours).
- Après digitalisation (Solution DPA/IA) : L’employé prend une photo (mobile), l’IA reconnaît et extrait les données (OCR intelligent), le DPA injecte les données dans l’ERP et déclenche un workflow de validation hiérarchique instantané.
- Résultat chiffré : Diminution du cycle de validation de 7 jours à 24 heures. Réduction des erreurs de saisie de 95%.
Cette approche, issue de l’expérience, garantit la performance et l’agilité.
L’avenir de la performance opérationnelle
La digitalisation des processus est passée du statut d’option d’optimisation à celui d’impératif stratégique. L’intégration de l’Intelligence Artificielle et l’adoption de l’Hyperautomatisation transforment le BPM/DPA en une plateforme de performance opérationnelle de bout en bout. Pour les entreprises, la question n’est plus faut-il digitaliser, mais comment le faire de manière efficace, en commençant par l’audit (Process Mining) et en privilégiant l’agilité (LCNC) pour dégager de la valeur rapidement, tant pour leurs clients que pour leurs collaborateurs. Il est essentiel d’être accompagné par une expertise pragmatique qui saura transformer ces technologies complexes en gains concrets pour le business.
Lire aussi :
- Qu’est-ce que la RPA ?
- La RPA est-elle une solution transitoire vers l’automatisation intelligente ?
- Pourquoi dématérialiser et automatiser la gestion des flux documentaires ?