Quelles sont les différences entre une copie fidèle et une copie fiable ?
Avec la dématérialisation massive des données, les entreprises sont confrontées à la nécessité d’organiser et de gérer des millions de flux hybrides entrants et sortants. Dès lors, la tentation est grande d’accélérer le processus d’élimination des documents papier pour passer au tout numérique mais elle n’est toutefois pas sans risque. Pour aider les entreprises à concilier performance, rentabilité et sécurité juridique, la réglementation a évolué pour définir les contours de la numérisation fidèle et les conditions permettant la destruction des originaux papier.
La copie numérique et son cadre règlementaire
Une copie numérique résulte d’une simple opération de translation d’un document papier vers une forme numérique. Ce procédé permet déjà d’alimenter une GED (ou système de Gestion Electronique de Documents) et de faciliter les échanges informationnels. Il ne dispense cependant pas de conserver les originaux par exemple en cas de contrôle ou de litige.
L’ordonnance du 10 février 2016 a modifié le statut de la copie numérique. En effet, sous certaines conditions énumérées dans l’article 1379 du Code civil, celle-ci peut revêtir une valeur de preuve et ainsi se substituer à l’original papier.
Dans le décret d’application n°2016-1673 du 5 décembre 2016, le législateur définit les exigences fonctionnelles et techniques à respecter pour qu’une copie numérique deviennent exploitable juridiquement.
Ces exigences concernent d’une part l’aspect numérisation et d’autre part l’aspect conservation : la copie produite devra être fidèle et conservée de façon durable.
La copie fidèle
Concernant la numérisation, la fidélité de la copie constitue une première étape indispensable.
Publiée en 2017 par l’Afnor, la norme NF Z42-026 décrit l’ensemble des conditions pour produire une copie fidèle :
1°/La copie doit intégrer des métadonnées contextuelles
Ces métadonnées sont destinées à identifier la copie de façon univoque et décrire le contexte de numérisation ainsi que la date de création de la copie. Cette obligation est combinée à la nécessité de contrôler et tester la qualité de numérisation sur des documents similaires afin de garantir l’absence d’altération des collections numérisées.
2°/La préservation de l’intégrité de la copie
Pour garantir l’intégrité de la copie, les documents font l’objet d’un horodatage qualifié, d’une empreinte et d’un scellement qui constituent un faisceau de preuves.
3°/La documentation détaillant le processus de numérisation
Appelé Convention de numérisation, le document produit par le prestataire de numérisation détaille l’ensemble des procédés et technologies mobilisées afin de pouvoir en apprécier la conformité à tout moment.
En faisant appel à un Tiers de confiance certifié NF 544, l’entreprise a la garantie d’obtenir des copies certifiées fidèles puisque le processus de production a été certifié conforme aux exigences définies par la norme.
La copie fiable
Concernant le volet conservation, la qualification de la fiabilité de la copie constitue l’ultime étape pour conférer au document sa valeur probante.
Publiée en 1999 et révisée en 2020, la norme NF Z42-013 décrit le dispositif de conservation probatoire ou Système d’Archivage Electronique (SAE) dans lequel les copies fidèles sont versées afin de prévenir toute altération.
Cette norme précise les spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés.
Elle couvre ainsi les aspects suivants :
- La politique d’archivage et l’organisation ;
- La documentation, la qualité et la sécurité ;
- Les architectures ;
- Le service support et l’évolution ;
- La production et la conservation des éléments de preuve ;
- Le versement ;
- La conservation ;
- L’accessibilité, la communication et l’élimination ;
- L’interopérabilité ;
- La restitution ;
- La réversibilité.
Durant toute la durée de conservation des documents numériques, la traçabilité du processus doit impérativement être conservée et disponible le cas échéant pour vérification.
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