Les critères pour choisir un prestataire de numérisation fidèle
Choisir un prestataire de numérisation fidèle est crucial pour garantir la qualité, la sécurité et l’intégrité des documents numérisés. Que ce soit pour archiver des documents historiques, optimiser la gestion administrative ou améliorer l’accessibilité des informations, la numérisation offre de nombreux avantages.
1/ L’expertise : Qualité technique et traçabilité
L’un des premiers critères à évaluer est l’expertise et l’expérience du prestataire. Celui-ci, expérimenté, aura déjà traité une variété de projets et sera capable de gérer des défis spécifiques liés à la numérisation comme la gestion de la traçabilité.
Qualité technique
La qualité technique vise à garantir que chaque document numérisé est une reproduction exacte, lisible et exploitable de l’original papier. Elle repose sur plusieurs éléments clés :
- Respect des normes : La norme NF Z42-026 définit les exigences techniques et organisationnelles pour la production de copies numériques fidèles, notamment en matière de résolution, de formats de fichiers (comme PDF/A), de colorimétrie et de compression sans perte.
- Calibration et maintenance du matériel : Les scanners et équipements utilisés doivent faire l’objet de calibrations régulières afin d’éviter toute déformation ou altération des documents numérisés.
- Contrôles qualité rigoureux : Plusieurs niveaux de contrôle sont mis en place :
- Contrôle visuel (vérification de la lisibilité, des couleurs, de la présence d’éléments essentiels comme signatures ou tampons)
- Contrôle technique (résolution, format, intégrité des métadonnées, conformité aux profils colorimétriques)
- Contrôle de cohérence (vérification de l’exhaustivité, de l’arborescence des fichiers, du respect des conventions de nommage)
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Définition Numérisation fidèle : La numérisation fidèle est le processus de conversion de documents physiques en fichiers numériques avec une précision et une intégrité maximales, capturant non seulement le contenu textuel et visuel, mais aussi les nuances et les détails importants du document original. Elle vise à créer une reproduction numérique fiable et exploitable, minimisant les pertes d’informations, les distorsions ou les erreurs de transcription, afin de préserver la valeur et l’authenticité des documents dans leur format numérique. |
Traçabilité
La traçabilité garantit la transparence et la sécurité de l’ensemble du processus de numérisation. Elle permet de démontrer, à tout moment, que chaque étape a été réalisée conformément aux exigences et que l’intégrité du document est préservée.
- Convention de numérisation : Un contrat technique, appelé Convention de numérisation (CdN), définit précisément les modalités de production, les responsabilités et les contrôles à effectuer. Ce document encadre le projet du début à la fin et conditionne la validation des livrables.
- Enregistrement des opérations : Chaque action (préparation, numérisation, contrôle, archivage) est tracée et enregistrée dans des journaux d’audit. Ces traces incluent l’identification de l’opérateur, la date et l’heure, les paramètres utilisés et les éventuelles anomalies détectées.
- Métadonnées de traçabilité : Les fichiers numériques intègrent des métadonnées (date de création, identité de l’opérateur, paramètres techniques, résultats des contrôles qualité) qui attestent de la conformité du processus et facilitent les vérifications ultérieures.
- Archivage sécurisé : Les documents numérisés et leurs journaux de traçabilité sont conservés dans un Système d’Archivage Électronique (SAE) conforme à la norme NF Z42-013, garantissant leur intégrité et leur accessibilité sur le long terme.
Exemple : Les factures numérisées pour la TVA
Une entreprise met en place un système de numérisation fidèle pour ses factures fournisseurs. Chaque facture papier reçue est scannée en haute résolution, puis un logiciel certifié appose un horodatage et une signature électronique qualifiée sur le fichier numérique. Ce processus garantit l’intégrité du contenu et l’identification de l’émetteur de la numérisation.
- Justification fiscale : En cas de contrôle de l’administration fiscale, les factures numérisées fidèlement, avec leur horodatage et signature électronique, peuvent être présentées comme justificatifs pour la déduction de la TVA, au même titre que les originaux papier. La fidélité du processus assure que les informations contenues dans la copie numérique sont identiques à celles du document original.
- Archivage légal : La législation fiscale impose aux entreprises de conserver leurs factures pendant une certaine période. Une numérisation fidèle permet de répondre à cette obligation sous format numérique, offrant des avantages en termes de recherche et de conservation. La conformité du processus de numérisation est essentielle pour que ces copies numériques aient une valeur probante en cas de besoin.
- Possibilité de destruction des originaux : Sous certaines conditions légales strictes, la numérisation fidèle peut autoriser la destruction des factures papier originales, allégeant ainsi l’archivage physique de l’entreprise. La valeur juridique de la copie numérique repose sur la garantie de sa conformité et de son intégrité par le processus de numérisation mis en œuvre.
2/ Les types de numérisation
Il est essentiel de comprendre les différents types de numérisation proposés par le fournisseur. Il existe trois grands types de numérisation :
La numérisation simple
Réalisée avec un simple scanner, cette méthode ne prend pas en compte la qualité et la précision. Elle est adaptée pour des besoins basiques où la fidélité à l’original n’est pas cruciale.
Exemple : Numérisation de factures ou de bons de commande
Une petite entreprise peut utiliser cette méthode pour numériser des factures ou des bons de commande.
La copie fidèle
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Définition Différences entre copie fidèle et copie fiable : Une copie fiable est une copie dont l’authenticité et la valeur légale sont garanties par un processus normé, tandis qu’une copie fidèle est une copie qui ressemble le plus possible à l’original sur le plan matériel et informatif. Une copie fiable peut être fidèle, mais une copie fidèle n’est pas nécessairement une copie fiable si elle n’a pas été réalisée selon les procédures et normes requises pour lui conférer une valeur probante. |
Conforme à la norme NF Z42-026, cette méthode garantit que le document numérisé est identique à l’original. Elle est idéale pour les documents nécessitant une reproduction précise.
Exemple : Contrats ou plans de construction
Les documents légaux, historiques ou techniques, comme des contrats ou des plans de construction, nécessitent une copie fidèle pour préserver chaque détail. Le société mandatée doit suivre des procédures strictes pour garantir cette conformité, y compris l’utilisation de scanners haute résolution et de logiciels spécialisés pour vérifier l’intégrité des fichiers numérisés.
La copie fiable
Correspondant au niveau le plus élevé de la numérisation, elle permet d’obtenir un document électronique dont la valeur est identique à sa version papier. Pour y parvenir, le document doit être numérisé selon les exigences de la norme NF Z42-026 et conservé dans un système d’archivage conforme à la norme NF Z42-013.
Exemple : Archives publiques et contrats officiels
Les archives publiques, les contrats et autres documents officiels nécessitent une copie fiable pour garantir leur intégrité juridique. Le prestataire doit être en mesure de fournir des certificats de conformité et de prouver que les documents numérisés peuvent être utilisés à des fins légales.
3/ La sécurité et la confidentialité des données
La sécurité et la confidentialité des données sont des préoccupations majeures lors de la numérisation de documents sensibles. La sécurité des informations numérisées doit être une priorité. Assurez-vous que le prestataire applique des protocoles de sécurité robustes : chiffrement des données, accès restreints, audits réguliers et respect des obligations RGPD .L’hébergement des copies fiables doit se faire dans des environnements sécurisés, idéalement dans un SAE à vocation probatoire certifié NF Z42-013.
Exemple : Numérisation de dossiers médicaux
Si vous numérisez des dossiers médicaux ou des informations financières, il est essentiel de s’assurer que la société dispose de protocoles de sécurité robustes pour protéger les informations pendant et après le processus de numérisation. Cela inclut des mesures telles que le cryptage des données, des accès restreints et des audits réguliers de sécurité. Demandez des informations sur les certifications de sécurité comme ISO 27001 et les politiques de confidentialité de l’opérateur.
4/ La conformité aux normes et réglementations
Il est crucial de s’assurer que le prestataire respecte les normes et réglementations en vigueur, notamment en matière de protection des données (comme le RGPD en Europe) et de qualité des services. Le prestataire doit respecter la norme NF Z42-026, qui encadre la numérisation fidèle depuis 2017 en France. Cette norme définit les conditions pour garantir la reproduction à l’identique, tant sur la forme que sur le fond, du document papier.
- La certification NF544, délivrée par l’AFNOR, atteste que le prestataire applique rigoureusement la norme NF Z42-026. C’est un gage de confiance et de qualité pour les entreprises souhaitant s’assurer de la valeur probante des copies numériques.
- Vérifiez également d’autres certifications pertinentes, comme ISO 9001 (gestion de la qualité) ou ISO 27001 (sécurité de l’information), qui témoignent du sérieux du prestataire dans ses processus.
Exemple : Numérisation de documents contenant des informations personnelles
Si vous numérisez des documents contenant des informations personnelles, le prestataire doit être conforme au RGPD. Demandez des informations sur ses certifications et ses accréditations pour vous assurer qu’il est conforme aux exigences légales et réglementaires. Par exemple, un partenaire certifié ISO 9001 pour la qualité de ses services et ISO 27001 pour la sécurité de l’information sera un bon choix.
5/ La compatibilité avec les systèmes existants
La compatibilité avec les systèmes existants est un critère essentiel à prendre en compte lors du choix d’un prestataire de numérisation fidèle. Elle conditionne l’efficacité de l’intégration des documents numérisés dans l’environnement numérique de l’entreprise, la fluidité des processus et la pérennité des investissements.
Pourquoi la compatibilité est-elle cruciale ?
- Les documents numérisés doivent pouvoir être exploités sans rupture dans vos outils métiers (ERP, GED, SAE, etc.), afin de garantir la continuité des opérations et d’éviter des coûts supplémentaires de conversion ou de développement spécifique.
- Une intégration réussie permet d’automatiser les flux documentaires, d’améliorer la traçabilité, la sécurité et la gestion des droits d’accès, tout en réduisant les tâches manuelles et les risques d’erreur.
Points à vérifier auprès du prestataire
- Formats de fichiers : Assurez-vous que les fichiers livrés (PDF/A, TIFF, etc.) sont compatibles avec vos applications métiers et vos plateformes d’archivage électronique.
- Interopérabilité : Le prestataire doit proposer des solutions capables de s’intégrer avec vos systèmes existants, notamment via des API ouvertes, des connecteurs ou des outils d’intégration ETL pour faciliter l’échange de données avec vos ERP, GED ou autres progiciels métiers.
- Gestion des métadonnées : Les métadonnées générées lors de la numérisation (date, auteur, etc.) doivent pouvoir être exploitées et intégrées dans vos propres bases de données ou systèmes d’indexation.
- Adaptabilité des workflows : Le prestataire doit être en mesure de personnaliser les processus de numérisation et d’intégration selon vos besoins spécifiques, notamment pour automatiser les circuits de validation ou d’archivage.
6/ La flexibilité et la personnalisation des services
Chaque projet de numérisation est unique et peut nécessiter des solutions personnalisées. Si vous avez besoin de numériser des documents dans des formats spécifiques ou avec des résolutions particulières, une société flexible sera en mesure d’adapter ses services à vos besoins spécifiques. Demandez si l’intervenant propose des services sur mesure et s’il est prêt à ajuster son approche en fonction de vos exigences. Par exemple, un prestataire capable de numériser des documents en plusieurs langues ou de fournir des fichiers dans des formats spécifiques comme DICOM pour les images médicales sera un atout.
7/ Le coût et la transparence des tarifs
Le coût est un facteur important, mais il ne doit pas être le seul critère de sélection. Une entreprise de services moins chère peut utiliser des équipements de moindre qualité, ce qui peut affecter la précision de la numérisation. Il est essentiel de comparer les devis de plusieurs fournisseurs et de s’assurer que les tarifs sont transparents et sans frais cachés. Un spécialiste fiable fournira un devis détaillé incluant tous les coûts associés au projet, tels que la préparation des documents, la numérisation, le traitement des données et la livraison des fichiers. Par exemple, demandez un devis détaillé pour la numérisation de 10 000 pages de documents administratifs, incluant les coûts de préparation, de numérisation et de livraison.
Numérisation fidèle : l’importance d’un partenaire de confiance
Choisir un prestataire de numérisation fidèle est une décision stratégique qui peut avoir un impact significatif sur la qualité et la sécurité de vos documents numérisés. En prenant en compte des critères tels que l’expertise, la qualité des équipements, la sécurité des données, le respect des délais, la qualité du service client, la flexibilité, le coût, les références, la conformité aux normes et la durabilité, vous serez mieux équipé pour sélectionner un prestataire qui répond à vos besoins et attentes. Investir du temps dans la recherche et l’évaluation des prestataires potentiels est essentiel pour garantir le succès de votre projet de numérisation.
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