Qu’est-ce qu’un logiciel de GED ?

Un logiciel de GED offre une solution pour automatiser les processus documentaires, garantir la traçabilité, faciliter la recherche d’informations et améliorer la collaboration entre les équipes.

Les fonctionnalités indispensables d’un logiciel de GED

Un logiciel de GED propose un ensemble de fonctionnalités conçues pour optimiser la gestion documentaire au sein des organisations, quel que soit leur secteur d’activité. Voici les principales fonctionnalités que l’on retrouve dans une solution de GED moderne :

• Numérisation et capture de documents : le logiciel de GED permet de convertir les documents papier en fichiers numériques grâce à des outils de numérisation et de reconnaissance optique de caractères (OCR). Cette fonctionnalité facilite la dématérialisation et l’intégration rapide des documents dans le système.
• Indexation et organisation : chaque document est classé et indexé selon des critères personnalisés (type, date, auteur, mots-clés, etc.), ce qui rend la recherche et l’accès à l’information beaucoup plus rapides et efficaces.
• Stockage centralisé et archivage sécurisé : tous les documents sont conservés dans une base de données unique, avec des systèmes de sauvegarde et d’archivage conformes aux normes en vigueur (RGPD, ISO, etc.) pour garantir leur sécurité et leur pérennité.
• Gestion des accès et sécurité : la GED offre un contrôle précis des droits d’accès selon les profils utilisateurs, assurant la confidentialité des informations et la traçabilité des actions (consultation, modification, suppression).
• Gestion des versions : chaque modification apportée à un document est enregistrée, permettant de revenir à des versions antérieures et d’assurer une parfaite traçabilité des évolutions.
• Recherche avancée : grâce à des outils puissants de recherche (plein texte, filtres par métadonnées, etc.), il est possible de retrouver instantanément n’importe quel document, même dans une volumétrie importante.
• Automatisation des workflows : La plateforme permet également la gestion des tâches répétitives en automatisant les processus standardisés, ce qui libère du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée. La GED permet d’automatiser les circuits de validation, de signature électronique ou de distribution des documents, ce qui réduit les tâches manuelles, les risques d’erreur et accélère les processus internes.
• Collaboration et partage : les utilisateurs peuvent travailler simultanément sur les mêmes documents, les annoter, les valider et les partager de manière sécurisée, tant en interne qu’avec des partenaires externes.
• Intégration avec d’autres outils : une GED moderne s’intègre facilement avec d’autres logiciels métiers (ERP, CRM, SIRH…), ce qui permet d’automatiser davantage de processus et d’éviter la double saisie.

Les 2 types de logiciels de GED

Il existe principalement deux types de logiciels de GED, à choisir en fonction de la taille de la structure de son organisation (la quantité de données), de son budget mais aussi de ses objectifs à atteindre.

Logiciels de GED en mode GED SaaS

Les logiciels de GED en mode SaaS (Software as a Service) sont hébergés sur des serveurs distants, généralement gérés par un prestataire spécialisé. L’accès à la plateforme se fait via Internet, au moyen d’un navigateur web ou d’applications mobiles. Ce modèle séduit de nombreuses entreprises grâce à sa flexibilité et à sa simplicité de déploiement. Le SaaS permet de bénéficier rapidement d’une solution opérationnelle, sans investissement initial important en matériel ou en infrastructure. Les mises à jour, la maintenance, les sauvegardes et la sécurité sont assurées par le fournisseur, ce qui libère l’entreprise de ces contraintes techniques. Par ailleurs, l’abonnement mensuel ou annuel facilite la maîtrise des coûts et l’ajustement des ressources selon les besoins de l’organisation. L’accessibilité à distance et la collaboration en temps réel sont également des atouts majeurs du SaaS.

Logiciels de GED On-Premise

À l’inverse, un logiciel de GED On-Premise (sur site en français) est installé et hébergé directement sur les serveurs internes de l’entreprise. Ce modèle offre un contrôle total sur les données et l’infrastructure, ce qui peut répondre à des exigences de sécurité, de confidentialité ou de conformité réglementaire spécifiques. L’entreprise est responsable de la gestion, de la maintenance, des mises à jour et de la sauvegarde du système. L’investissement initial est généralement plus élevé, car il inclut l’achat de licences, l’acquisition du matériel et parfois des coûts de personnalisation. Cependant, cette solution peut être plus économique sur le long terme pour les organisations qui disposent déjà d’une infrastructure informatique robuste. Le mode On-Premise est particulièrement adapté aux entreprises qui souhaitent garder la main sur leurs données sensibles et qui disposent des ressources nécessaires pour gérer leur propre environnement informatique.

Tableau comparatif des fonctionnalités GED SaaS vs On-Premise

Exemples d’utilisation des logiciels GED en mode SaaS ou On-Premise

Pertinence de la GED SaaS

La GED SaaS est pertinente lorsque les organisations privilégient la flexibilité, la rapidité de déploiement, la réduction des coûts initiaux et une gestion informatique simplifiée.

Dans le cas de l’entreprise de services décentralisée (cabinet de conseil) :

• Pertinence de la SaaS : Les consultants étant souvent en déplacement ou en télétravail, l’accès universel depuis n’importe quel appareil et n’importe où avec une connexion internet est essentiel. Une solution On-Premise exigerait la mise en place de VPN complexes, coûteux à maintenir et parfois lents, limitant la productivité. De plus, une PME n’a souvent pas les ressources informatiques internes pour gérer des serveurs, les mises à jour et la sécurité d’une GED On-Premise. La SaaS leur offre une solution “clé en main”, leur permettant de se concentrer sur leur cœur de métier.
• Pourquoi pas On-Premise : Le coût d’acquisition et de maintenance d’une infrastructure serveur serait un charge financière et humaine disproportionnée pour une structure qui n’a pas besoin d’un contrôle absolu sur son environnement IT ou de personnalisations très profondes.

Pertinence de la GED On-Premise

La GED On-Premise est pertinente lorsque les organisations exigent un contrôle absolu, une sécurité maximale, une conformité réglementaire stricte et la capacité de personnalisations profondes avec une équipe informatique interne.

Dans le cas de la grande institution financière ou administration publique :

• Pertinence de l’On-Premise : La gestion de données hautement confidentielles (dossiers clients bancaires, informations fiscales) impose des exigences de sécurité et de confidentialité qui peuvent difficilement être déléguées. Avoir les données stockées dans ses propres datacenters permet de maîtriser intégralement la chaîne de confiance, de garantir la conformité aux réglementations nationales et internationales (RGPD, normes bancaires spécifiques, etc.) et de réaliser des audits internes complets. Le contrôle total sur l’infrastructure permet des réponses immédiates en cas d’incident et une personnalisation des protocoles de sécurité au-delà des offres standard SaaS.
• Pourquoi pas SaaS : Le risque perçu de ne pas avoir un contrôle direct sur l’emplacement et la gestion des données sensibles, ou l’incapacité du fournisseur SaaS à répondre à des exigences de conformité extrêmement spécifiques, rend la SaaS non pertinente.

Choisir entre SaaS et On-Premise

Le choix entre un logiciel de GED SaaS et ou On-Premise dépend principalement des priorités de l’entreprise : mobilité et simplicité d’utilisation pour le SaaS, contrôle et personnalisation pour l’On-Premise. Les entreprises ayant des besoins de flexibilité, de collaboration à distance ou de déploiement rapide privilégieront le SaaS. À l’inverse, celles qui doivent répondre à des exigences strictes en matière de sécurité ou de souveraineté des données opteront plutôt pour une solution On-Premise. Il est donc essentiel d’évaluer les besoins métiers, les ressources disponibles et les contraintes réglementaires avant de faire un choix.

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