La GED au service de la facture électronique
La GED pour la facturation électronique est désormais la pierre angulaire d’une gestion comptable moderne et conforme. Face à la réforme progressive de la facture électronique obligatoire en France (échéances 2026 et 2027), cette solution logicielle n’est plus une option, mais une nécessité stratégique.
Sommaire
Gestion des factures : un enjeu central pour les entreprises
La gestion des factures a toujours été un enjeu central pour les entreprises, qu’il s’agisse de factures clients à émettre ou de factures fournisseurs à traiter. Historiquement, les flux de documents papier, l’accumulation de classeurs, les erreurs de saisie et la nécessité de respecter des délais de paiement stricts ont mis les services administratifs et comptables sous pression.
Aujourd’hui, la dématérialisation et l’automatisation des processus ont ouvert la voie à des solutions plus performantes. Au cœur de cette révolution numérique, la Gestion Électronique de Documents (GED) s’est imposée. Elle devient d’autant plus essentielle avec l’avènement de la facturation électronique obligatoire en France, dont le déploiement est échelonné entre septembre 2026 et septembre 2027.
La généralisation de la facture électronique implique des transformations importantes pour les entreprises, notamment en matière de sécurité et de conformité prévue pour 2026-2027. Pour comprendre au mieux les défis posés par la dématérialisation des factures, il est essentiel de s’informer sur les aspects liés à la sécurité et aux échéances.
Qu’est-ce qu’une GED pour la gestion des factures ?
Définition de la GED
La solution de GED est un procédé numérique qui a pour objectif de gérer le cycle de vie complet d’un document, de sa création à son archivage légal. Appliquée aux factures, la GED est une solution logicielle conçue pour capter, classer, valider et archiver de manière sécurisée toutes les factures entrantes et sortantes de l’entreprise.
Au lieu de traiter des documents papier, la Gestion Électronique de Documents permet de travailler sur des documents nativement numériques ou numérisés. C’est un outil puissant qui optimise et centralise le traitement de l’information comptable. Le processus de dématérialisation ne se limite pas à la simple numérisation ; il s’agit d’une transformation complète du flux documentaire, où la facture devient une donnée structurée et facilement exploitable par les systèmes d’information de l’entreprise.
Un processus simple et automatisé
Le fonctionnement d’une solution de GED pour factures repose sur plusieurs étapes clés, permettant de fluidifier et de sécuriser l’ensemble du cycle :
- Acquisition et capture : Les factures sont acquises, qu’elles soient reçues par e-mail, courrier (numérisation) ou directement via un portail partenaire.
- Extraction des données (OCR/RAD) : Des technologies avancées comme l’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) et le RAD (Reconnaissance Automatique de Documents) permettent d’extraire automatiquement les informations essentielles (numéro, montant, date, fournisseur, TVA). Ces données brutes sont transformées en données structurées.
- Indexation et classement : Une fois les données extraites, la GED les indexe et les classe automatiquement selon des règles préétablies. Tous les documents comptables sont centralisés dans une base de données unique, les rendant accessibles en quelques clics.
- Workflow de validation automatisé : Les factures suivent un circuit d’approbation prédéfini (workflow), acheminées vers les personnes compétentes (responsable de service, DAF) pour validation. Ce processus élimine les retards de validation, réduit les litiges et garantit une meilleure traçabilité des documents.
- Intégration et traitement : La GED s’intègre avec les systèmes d’information existants (ERP, logiciels de comptabilité) pour une parfaite synchronisation des données.
- Archivage légal : Une fois le traitement effectué, la GED archive et sécurise les factures dans un espace dédié. Cet archivage électronique garantit l’intégrité et la confidentialité des documents.
Les bénéfices clés d’une GED pour le traitement de vos factures
Adopter une GED pour la gestion des factures n’est pas qu’une question de modernité, c’est une décision stratégique qui génère des bénéfices tangibles et immédiats, mesurés par des indicateurs de performance clés (KPI).
Automatisation, productivité et réduction des coûts
Le traitement manuel des factures est chronophage et source d’erreurs. Une solution de GED automatise l’ensemble du processus, de la réception à l’archivage. En éliminant le papier, les impressions, les envois postaux et les manipulations manuelles, vous réduisez considérablement vos coûts administratifs.
En pratique : L’automatisation des tâches répétitives libère vos équipes comptables qui peuvent se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée, comme l’analyse financière ou la gestion des litiges. Les délais de traitement sont réduits, ce qui permet d’honorer les délais de paiement et de bénéficier d’éventuels escomptes. En moyenne, les entreprises équipées d’une GED voient leur coût de traitement par facture chuter drastiquement, et bénéficient d’un gain de productivité de l’ordre de 20 % en un an.
Sécurité, archivage à valeur probante et traçabilité
Dans un environnement où les données sont de plus en plus sensibles, la sécurisation des échanges et des documents est primordiale.
- Piste d’audit fiable (PAF) : Une GED génère automatiquement une piste d’audit fiable, un fil d’Ariane chronologique qui retrace toutes les étapes du traitement d’une facture. Cette traçabilité est essentielle en cas de contrôle fiscal et atteste de la validité de vos processus.
- Valeur probante : Les documents traités par une GED bénéficient d’un archivage à valeur probante. Cela signifie que la facture numérique, si elle est stockée selon les conditions de l’arrêté du 22 mars 2017 (reproduction à l’identique, système garantissant l’intégrité), a la même valeur juridique que sa version papier originale. L’utilisation d’un coffre-fort numérique (CFN) est souvent associée pour garantir cet archivage légal à long terme, conformément aux normes comme NF Z42-026.
Conformité réglementaire : anticiper 2026 et 2027
La France met en place la réforme de la facturation électronique obligatoire, visant à simplifier la déclaration de TVA et à lutter contre la fraude. Les obligations seront progressivement mises en place selon le calendrier suivant :
| Catégorie d’entreprise | Obligation de réception des factures électroniques (e-invoicing) | Obligation d’émission des factures électroniques (e-invoicing) et de transmission des données (e-reporting) |
| Toutes les entreprises | 1er septembre 2026 | |
| Grandes entreprises et ETI | 1er septembre 2026 | 1er septembre 2026 |
| PME et TPE | 1er septembre 2026 | 1er septembre 2027 |
Un système GED constitue le socle technique idéal pour se conformer à ces obligations. Elle prend en charge la dématérialisation, l’automatisation des flux internes et l’archivage légal des documents. L’enjeu n’est plus seulement d’améliorer vos processus, mais de garantir votre conformité.
La GED est-elle suffisante pour l’obligation de facturation électronique ?
C’est une question cruciale à laquelle il faut répondre : la GED seule n’est pas suffisante pour répondre à l’obligation. Une solution de GED est un formidable outil de gestion interne, mais elle ne gère pas directement l’échange avec la plateforme gouvernementale (PPF – Portail Public de Facturation) ou les Plateformes Agréées (Ex PDP).
La réforme de la facturation électronique distingue deux obligations :
- L’e-invoicing : L’obligation d’émettre des factures au format électronique structuré (Factur-X, UBL, CII, etc.) pour les transactions entre entreprises (B2B). C’est le format Factur-X qui est le format pivot en France (format hybride lisible et structuré).
- L’e-reporting : L’obligation de transmettre à l’administration fiscale des données de transaction non concernées par l’e-invoicing (B2C, transactions internationales).
Votre GED ne peut se substituer à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), qui doit être immatriculée par l’administration fiscale. C’est cette dernière qui se chargera :
- De la transmission sécurisée de vos factures au bon format (Factur-X) à vos clients.
- De l’envoi des données à l’administration fiscale (pour l’e-invoicing et l’e-reporting).
La GED est le moteur qui automatise la préparation des factures, la validation interne et l’archivage, mais elle doit impérativement être intégrée ou interfacée à une PDP pour assurer le bon acheminement des documents et garantir votre conformité légale.
Comment choisir une solution de GED adaptée à vos factures ?
Le choix d’une solution de gestion électronique de factures est une étape cruciale. Voici les critères essentiels à considérer, en gardant en tête l’intégration avec la future réglementation :
1/ Intégration avec vos outils existants et formats
La GED n’est efficace que si elle s’intègre harmonieusement avec le reste de votre écosystème informatique. La compatibilité avec votre ERP, votre logiciel de comptabilité et vos autres systèmes d’information est un critère non négociable. Cette intégration permet de créer une véritable continuité numérique. De plus, vérifiez la capacité de la solution à générer et à traiter le format Factur-X pour l’émission des factures clients.
2/ Fonctionnalités spécifiques et gestion des flux fournisseurs
Assurez-vous que la solution propose des fonctionnalités dédiées comme la reconnaissance automatique des données (RAD/OCR) pour une extraction fiable. Le système de workflow de validation est également indispensable pour automatiser les circuits d’approbation des factures.
Il est essentiel que le logiciel puisse gérer de manière experte les factures fournisseurs (entrantes, cycle Procure-to-Pay ou P2P), notamment le rapprochement automatique avec les bons de commande et la gestion des litiges, qui est souvent le flux le plus complexe à automatiser.
3/ Sécurité, conformité et archivage légal
La solution doit garantir un haut niveau de sécurité, avec des accès contrôlés et une sauvegarde des données régulière. Elle doit offrir des fonctionnalités d’archivage légal pour une conservation à long terme (10 ans) et une piste d’audit fiable pour répondre aux exigences réglementaires. Enfin, vérifiez que la solution est nativement conçue pour s’interfacer facilement avec une Plateforme Agréée ou propose un service intégré d’e-invoicing.
4/ Ergonomie, coût et ROI
Une interface utilisateur intuitive et une prise en main rapide sont essentielles pour l’adoption par vos équipes. Enfin, l’expertise se mesure aussi par l’anticipation des coûts. Demandez des estimations précises (licence, intégration, formation) et aidez-vous à calculer le Retour sur Investissement (ROI), qui est généralement rapide (souvent 200 à 400 % en moins de deux ans) grâce à la réduction des coûts de traitement par facture.
Un projet GED factures, c’est aussi un projet de conduite du changement
La mise en place d’une GED factures est plus qu’un simple achat de logiciel ; c’est un véritable projet d’entreprise qui implique une modification profonde des habitudes de travail.
Pour garantir le succès de votre projet :
- Implication des parties prenantes : Impliquez les services comptables, achats, DAF et IT dès le début, car leurs retours sont précieux pour adapter la solution aux processus réels.
- Anticiper l’accompagnement au changement : Mettez en place un plan de formation clair pour rassurer et autonomiser vos collaborateurs. L’objectif est qu’ils voient la GED comme un outil facilitant leur travail quotidien, et non comme une contrainte.
- Gestion de la transition : Prévoyez une phase progressive pour passer du modèle papier au modèle numérique. La dématérialisation et le traitement automatisé des factures doivent s’inscrire dans une démarche d’optimisation des processus à long terme.
Conclusion : le partenaire de votre conformité
.La GED pour factures n’est pas une simple tendance, mais une nécessité pour les entreprises désireuses d’améliorer leur efficacité opérationnelle tout en assurant leur conformité réglementaire.
En offrant des capacités d’automatisation, de sécurisation (valeur probante) et de centralisation des documents comptables, elle se positionne comme le partenaire idéal pour gérer l’ensemble de votre cycle de facturation, de la réception au paiement, puis à l’archivage légal. En choisissant une solution de GED adaptée, vous réduisez les coûts, gagnez en productivité et en sécurité, et vous vous préparez avec sérénité aux obligations légales. Cet investissement est un pari gagnant sur l’avenir, car il rend votre entreprise plus agile et plus compétitive dans un monde de plus en plus numérique.
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