Comment réussir un projet de GED ?

La réussite d’un projet de GED est essentielle pour les entreprises. Plus qu’un simple outil de stockage, la Gestion Électronique de Documents (GED) permet de rationaliser les processus, de fluidifier l’information et d’assurer la conformité documentaire. Elle s’inscrit ainsi dans une démarche globale d’Enterprise Content Management (ECM).

Pourquoi mettre en place une solution de GED ?

La dématérialisation via une GED n’est pas un effet de mode : elle répond à des enjeux concrets de performance et de conformité. Selon une étude Archimag (2023), 34 % des entreprises françaises ont déjà adopté une GED, et celles-ci constatent en moyenne 20 % de gain de productivité (source : Archimag,).

Mettre en place une GED permet :

• de réduire le temps passé à rechercher des documents ;
• de renforcer la sécurité et la traçabilité ;
• de fluidifier les processus internes ;
• de garantir la conformité réglementaire (RGPD, eIDAS, archivage à valeur probante).

Mais réussir un projet de GED ne s’improvise pas. Il s’agit d’un projet d’entreprise transversal qui engage la direction, les métiers et la DSI.

Les étapes clés d’un projet GED

Une mise en place efficace repose sur une démarche structurée. Voici les principales étapes à respecter, depuis la phase de cadrage jusqu’à la gouvernance continue.

1/ Définir les objectifs et le périmètre

Tout projet de GED commence par une phase d’analyse stratégique : pourquoi déployer une telle solution ? Quels processus documentaires doivent être optimisés ? Quels services sont concernés ? Cette étape vise à clarifier les besoins fonctionnels et techniques : réduction des délais de validation, suppression des doublons, automatisation des workflows, accès distant sécurisé, etc. Il est recommandé de nommer un chef de projet GED ou un référent interne, chargé de la coordination entre les directions métiers et la DSI. Définir des objectifs mesurables (gain de productivité, taux de documents dématérialisés, temps moyen de recherche, etc.) facilitera le suivi du ROI à long terme.

2/ Réaliser un audit documentaire complet

L’audit documentaire constitue la pierre angulaire de la réussite du projet. Il consiste à dresser un état des lieux des flux documentaires existants : nature des documents, volumes, supports, formats, règles de conservation, circuits de validation, etc.

Deux volets doivent être distingués :

Cet audit permet de déterminer quels documents intégrer à la GED et de concevoir une arborescence logique et normalisée, en lien avec la politique d’archivage et la gouvernance de l’information.

3/ Rédiger le cahier des charges

Le cahier des charges d’un projet GED formalise les attentes et sert de référence commune entre l’entreprise et le prestataire. Il doit inclure :

• les fonctionnalités attendues (indexation, versioning, recherche, workflows, signature électronique, archivage probant) ;
• la structure du plan de classement et des métadonnées ;
• la politique d’accès et de sécurité ;
• les contraintes réglementaires ;
• les besoins d’interopérabilité avec les autres outils (ERP, CRM, RH, etc.) ;
• les exigences de performance, d’ergonomie et de mobilité.

Un bon cahier des charges doit aussi prévoir les indicateurs de réussite (KPI), les risques identifiés, et un calendrier de déploiement. Certaines entreprises s’appuient sur un modèle téléchargeable ou un guide de cadrage pour standardiser cette étape.

4/ Choisir la bonne solution et le bon prestataire

Le choix d’une solution GED ne se résume pas à une comparaison de fonctionnalités ; il s’agit d’un véritable choix stratégique. Plusieurs architectures existent :

• GED cloud (SaaS) : hébergement externalisé, maintenance simplifiée, évolutivité.
• GED on-premise : solution hébergée sur les serveurs internes, plus de contrôle mais plus de maintenance.
• GED hybride : combinaison des deux pour plus de flexibilité.

Le prestataire doit être évalué sur sa capacité à personnaliser la solution, à assurer la formation des équipes et à proposer un contrat de service clair (SLA). L’entreprise peut s’appuyer sur un intégrateur spécialisé, un éditeur de logiciel ou un consultant en gestion documentaire. L’essentiel est de choisir un partenaire qui comprend les enjeux métiers et réglementaires de la structure.

5/ Mettre en place un pilote

La phase pilote est cruciale : elle permet de tester la solution en conditions réelles avant le déploiement global. Le pilote doit concerner un périmètre restreint (un service ou un type de document) afin d’identifier les points d’amélioration : ergonomie, performances, compatibilité, sécurité. Cette étape favorise également l’adhésion des utilisateurs, car elle leur permet de se familiariser avec la GED et de remonter leurs besoins. Un plan de communication interne doit accompagner cette phase, avec des formations ciblées et des supports pratiques.

6/ Déployer la solution à l’échelle de l’entreprise

Une fois le pilote validé, la solution peut être déployée progressivement. Le succès du déploiement repose sur trois leviers :

• formation continue : chaque service doit être accompagné dans l’adoption des nouvelles pratiques ;
• migration documentaire maîtrisée : planifier le transfert des anciens fichiers vers la GED en veillant à la qualité des métadonnées ;
• communication interne active : valoriser les bénéfices concrets, montrer les gains de temps et de productivité.

L’intégration avec les autres systèmes (ERP, CRM, logiciels comptables) doit également être vérifiée pour garantir la cohérence globale des processus.

7/ Assurer la gouvernance et l’optimisation continue

La mise en place d’une GED ne s’arrête pas au déploiement. Il faut instaurer une gouvernance documentaire et des procédures de mise à jour régulières :

• suivi des indicateurs de performance ;
• audits périodiques de conformité (RGPD, eIDAS, ISO 14641) ;
• adaptation aux évolutions réglementaires et technologiques ;
• intégration de nouveaux usages (intelligence artificielle, automatisation, RPA, archivage blockchain).

L’IA joue désormais un rôle majeur dans la GED moderne : reconnaissance automatique des documents, suggestion de classement, extraction intelligente de données, détection d’anomalies. Ces innovations transforment la gestion documentaire en un levier d’efficacité stratégique.

Audit, conformité et sécurité des documents

La sécurité des documents numériques est un sujet de plus en plus sensible. Une GED performante doit garantir la confidentialité, l’intégrité et la traçabilité des données.

Cela implique :

• une gestion fine des droits d’accès ;
• une traçabilité complète des actions (consultation, modification, suppression) ;
• la possibilité de conserver des preuves électroniques à valeur probante (signature, horodatage, archivage sécurisé).

Depuis 2018, la conformité au RGPD est incontournable : toute GED doit permettre la suppression, l’anonymisation ou la portabilité des données personnelles. Les prestataires doivent aussi être conformes au règlement eIDAS pour les signatures et cachets électroniques.

L’archivage électronique à valeur probante devient également un critère différenciant, notamment pour les documents à forte valeur juridique (contrats, factures, bulletins de paie numériques).

Evaluer le retour sur investissement d’une GED

L’un des arguments majeurs en faveur de la GED est le ROI mesurable qu’elle procure. Les gains se situent à plusieurs niveaux :

Ces résultats varient selon la maturité numérique de l’entreprise et la qualité de l’accompagnement. Un suivi régulier des indicateurs (KPI) permet de mesurer l’efficacité de la solution : taux de dématérialisation, délai de traitement moyen, taux d’adoption par les utilisateurs, etc.

Les tendances récentes de la gestion documentaire

Le marché de la GED évolue rapidement. Trois tendances se démarquent :

1. le cloud et les modèles SaaS : les solutions cloud représentent désormais la majorité des nouveaux déploiements, notamment pour les PME. Elles offrent flexibilité, évolutivité et sécurité renforcée.
2. l’intégration de l’intelligence artificielle : les outils de reconnaissance automatique (OCR avancé, NLP, machine learning) facilitent la classification et l’analyse documentaire.
3. la convergence vers l’ECM et les content services platforms : la GED s’élargit pour gérer non seulement les documents, mais aussi les flux d’informations non structurées (emails, images, formulaires, contenus collaboratifs).

En 2024, 56 % des TPE/PME françaises utilisaient déjà une plateforme documentaire numérique (source : France Num, 2025). D’ici 2037, le marché mondial de la GED/ECM devrait dépasser 82 milliards $ (source : Research Nester).

Erreurs fréquentes et bonnes pratiques

Beaucoup de projets échouent non pas à cause de la technologie, mais à cause de la gestion du changement. Voici deux erreurs récurrentes :

• négliger l’implication des utilisateurs : une GED ne peut fonctionner sans adoption. La communication et la formation sont clés.
• oublier la gouvernance documentaire : sans règles de nommage, de conservation et d’archivage, la solution devient vite un nouveau “silo”.

À l’inverse, une démarche progressive, accompagnée et mesurée, favorise l’adhésion. Il est préférable de démarrer avec un périmètre pilote bien défini, d’ajuster la solution, puis d’étendre progressivement.

Au-delà de la GED : vers une stratégie de contenu d’entreprise

Les entreprises les plus avancées dépassent désormais le cadre de la simple GED pour adopter une stratégie de gestion du contenu. Celle-ci vise à orchestrer toutes les informations de l’organisation : documents, données, processus, connaissances.

Cette approche intègre :

• la gestion de contenu collaboratif (portails, intranets, espaces projets) ;
• l’automatisation des processus métiers ;
• la valorisation de la donnée (analyse, reporting, IA).

Ainsi, la GED devient une brique centrale de la transformation digitale, au même titre que l’ERP ou le CRM.

Bâtir une ged performante et durable pour votre entreprise

Mettre en place une GED ne limite pas à numériser les documents existants, mais àrepenser la manière dont l’entreprise crée, partage et conserve l’information. La réussite d’un projet de GED repose sur trois piliers : une méthodologie claire, un accompagnement expert et une implication forte des utilisateurs. En s’appuyant sur des solutions modernes (cloud, IA, conformité RGPD) et une gouvernance structurée, la GED devient un levier majeur de performance et de compétitivité.

📊 Chiffres clés du marché international de la GED / DMS

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