Comment archiver ses factures électroniques avec un SAE ?

Archiver ses factures électroniques avec un SAE (système d’archivage électronique) est une nécessité pour les entreprises assujetties à la TVA. Face à l’obligation progressive de l’e-invoicing et de l’e-reporting, le SAE s’impose comme la solution la plus fiable pour simplifier le processus de facturation tout en assurant une conformité totale avec les obligations légales de conservation.

Définition et contexte de la facture électronique

L’obligation progressive d’émettre et de recevoir des factures électroniques marque une étape majeure de la transformation digitale des entreprises. La conservation de ces documents étant une obligation légale, il est indispensable de se tourner vers des solutions de dématérialisation et d’archivage structurées et fiables comme le SAE.

Pour vous assurer d’être à jour avec les dernières exigences en matière de sécurité et de conformité, il est recommandé d’explorer notre page sur la solution optimale pour la réforme de la facture électronique, où vous retrouverez un calendrier détaillé pour les années 2026-2027.

Toutes les mentions légales obligatoires doivent figurer sur la facture, lui conférant ainsi sa valeur juridique et fiscale. Dans le cadre de la réforme 2024-2027, la transmission devra obligatoirement se faire via des Plateformes Agréées (exPDP) ou le Portail Public de Facturation (PPF).

Mise à jour : le calendrier de l’obligation est reporté

Le calendrier initialement prévu pour l’entrée en vigueur de l’obligation de la facturation électronique a été ajusté par les autorités. Il est crucial de s’aligner sur les dernières dates officielles pour planifier l’adoption de votre SAE.

L’obligation concerne désormais :

• Réception : toutes les entreprises assujetties à la TVA, quelle que soit leur taille, devront être en mesure de recevoir les factures électroniques à partir du 1er septembre 2026.
• Émission progressive :
  • 1er septembre 2026 : grandes entreprises (GE) et entreprises de taille intermédiaire (ETI).
  • 1er septembre 2027 : petites et moyennes entreprises (PME) et très petites entreprises (TPE).

Cette mise à jour souligne l’urgence d’intégrer un SAE pour garantir la conservation des flux électroniques dès leur réception.

Archivage électronique : le SAE au service de la conformité

Une solution SAE (système d’archivage électronique) est une solution de dématérialisation conçue spécifiquement pour l’archivage sécurisé des documents électroniques. Son rôle va bien au-delà du simple stockage : il est le garant de l’intégrité et de la pérennité des archives, assurant la conformité avec les obligations légales.

SAE pour la facturation électronique : le processus

L’efficacité du SAE, souvent associé à une GED (gestion électronique de documents), repose sur un workflow d’archivage rigoureux qui garantit la valeur probante de la facture électronique.

1. Versement et importation : Les factures (qu’elles soient reçues via une PA (ex PDP) ou générées en interne) sont versées dans le SAE. Ce versement est couplé à un horodatage qualifié qui atteste de la date et de l’heure précises d’entrée dans le système, scellant son antériorité.
2. Indexation par métadonnées : Les factures sont ensuite indexées automatiquement via l’extraction de leurs métadonnées (date de la facture, nom du fournisseur/client, numéro de la facture, montant HT/TTC, etc.). Cette indexation est essentielle pour la recherche rapide et la constitution de la Piste d’Audit Fiable (PAF).
3. Vérification d’intégrité et authenticité : Le SAE effectue un contrôle pour s’assurer qu’aucune modification n’a été apportée au document depuis son émission. Un système de scellement (hachage cryptographique) est appliqué pour garantir que la version archivée est l’originale et n’a pas été altérée.
4. Classement et stockage sécurisé : Le document est stocké selon un classement logique et rangé dans un espace sécurisé (dispositif de stockage). Le SAE gère les contrôles d’accès et enregistre toutes les actions (consultation, destruction) dans un journal d’audit.

Les obligations légales de conservation

L’enjeu principal du SAE est le respect des durées de conservation, dont le non-respect expose l’entreprise à des sanctions (amendes forfaitaires et rejets de preuve en cas de contrôle).

Selon la législation française, les durées minimales de conservation sont :

Le SAE doit garantir que la facture reste lisible et accessible pendant toute cette durée légale, y compris en cas de changement de format ou de technologie.

Garantir la valeur probante de la facture

Pour que la facture archivée soit opposable en justice ou face à l’administration fiscale, elle doit avoir une valeur probante. Cette garantie est assurée par trois piliers que le SAE doit respecter :

1. Authenticité de l’origine : L’identité de l’émetteur est garantie.
2. Intégrité du contenu : Le document n’a pas été altéré après son émission. C’est le rôle de l’horodatage et du scellement.
3. Lisibilité : Le document doit rester intelligible sur toute la durée de conservation.

L’utilisation d’une solution de GED pour les factures électroniques, couplée à un Système d’Archivage Électronique (SAE), est essentielle pour garantir le respect de ces exigences légales et fiscales.

Le recours à un SAE certifié NF Z 42-013 ou ISO 14641-1 est fortement recommandé, car ces certifications attestent du respect des normes d’archivage à valeur probante. En cas de contrôle, le journal de preuves du SAE fait foi.

Le rôle crucial de la piste d’audit fiable (PAF)

L’archivage des factures fournisseurs et clients ne peut être dissocié de la Piste d’Audit Fiable (PAF).

Qu’est-ce que la PAF ?

La PAF est un ensemble de documentations et de contrôles internes qui permet de reconstituer de manière certaine le processus de traitement de chaque facture, de son émission à son archivage. Elle démontre le lien entre les pièces justificatives (la facture) et les enregistrements comptables.

SAE et PAF

Le SAE est un outil essentiel pour la mise en place de la PAF car il fournit les preuves numériques irréfutables pour chaque étape :

• Traçabilité : Le journal d’audit du SAE enregistre qui a consulté, modifié ou déplacé le document, et quand.
• Intégrité : Le système de hachage cryptographique du SAE prouve que la facture archivée correspond exactement à la facture reçue ou émise.
• Sécurité : Les contrôles d’accès garantissent que seules les personnes autorisées ont accès aux archives.

L’archivage d’une facture fournisseur est particulièrement critique car il concerne une dépense. Le SAE doit ainsi pouvoir lier cette facture au bon de commande initial et au bon de livraison (ou de service) pour valider l’opération économique sous-jacente.

Le SAE, un investissement pour la sérénité fiscale

L’intégration d’un SAE en complément d’une gestion électronique de document (GED) n’est pas seulement une réponse à une obligation légale ; c’est un investissement stratégique dans la sécurité des données et la performance administrative de l’entreprise. En garantissant l’archivage légal à valeur probante de vos factures électroniques, le SAE vous assure une sérénité fiscale totale. Le non-respect des durées de conservation ou l’incapacité à présenter une Piste d’Audit Fiable peut entraîner des sanctions sévères. Opter pour un SAE certifié est le meilleur moyen de maîtriser cette réforme et de transformer une contrainte légale en un levier d’efficacité opérationnelle.