Archivage électronique : 5 critères clés pour bien choisir votre SAE

Choisir un système d’archivage électronique (SAE) est une décision stratégique pour toute entreprise, qu’il s’agisse d’une PME ou d’une ETI, du secteur privé ou public. Face à la dématérialisation croissante des documents et à la complexité de la législation, la mise en place d’un SAE fiable et sécurisé est devenue une nécessité pour garantir la conformité réglementaire, la valeur probante des documents et la pérennité des archives.

1/ La conformité réglementaire et la valeur probante : au cœur du choix

Le premier critère, et sans doute le plus crucial, est la capacité du SAE à garantir la conformité réglementaire et la valeur probante de vos documents. La valeur probante, c’est ce qui confère à un document électronique la même force juridique qu’un document papier original. Pour qu’un document ait une valeur probante, son intégrité, sa traçabilité et sa lisibilité doivent être assurées tout au long de sa période de conservation.

Les normes, labels et certifications à connaître

Un SAE ne se contente pas de stocker des fichiers. Il doit respecter un ensemble de normes techniques et juridiques. Les principales références sont :

• La norme NF Z42-013 / ISO 14641-1 : Ces normes définissent les spécifications fonctionnelles d’un SAE. Elles portent sur la gestion du cycle de vie des documents, de leur versement à leur destruction, en passant par leur conservation. Un SAE conforme à ces normes assure une traçabilité et une auditabilité complètes des opérations.
• Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) : Pour les documents contenant des données personnelles, le SAE doit garantir leur sécurité, leur confidentialité et le respect des durées de conservation fixées par la loi. La gestion des droits d’accès et la capacité d’effacement des données sont des points cruciaux.
• Le Label Coffre-fort numérique (CFN) : Un label français qui atteste de la conformité du service d’archivage aux exigences de la norme NF Z42-020, qui est une extension de la NF Z42-013.

Pour évaluer un fournisseur, demandez-lui quelles sont ses certifications. Un prestataire certifié NF 461 ou ISO 27001 (sécurité de l’information) sera un gage de sérieux et de fiabilité. Posez des questions précises : “Comment le système assure-t-il l’intégrité des documents ? Un horodatage et un scellement numérique sont-ils appliqués à chaque versement ? Le système permet-il d’enregistrer l’ensemble des actions (consultation, modification, destruction) ?”

2/ La sécurité et la pérennité : pour des archives à l’abri

La sécurité est le deuxième pilier de votre choix. Un SAE doit protéger vos données contre les cyberattaques, les sinistres (incendie, dégâts des eaux) et les erreurs humaines. La pérennité garantit que vos documents resteront lisibles et accessibles, même sur de très longues périodes de conservation.

Les mesures de sécurité indispensables

Votre SAE doit intégrer des fonctionnalités de sécurité robustes. Voici les points à vérifier :

• Cryptage des données : Les archives doivent être cryptées à la fois lors de leur transmission et de leur stockage.
• Redondance des données : Un bon SAE réplique les archives sur plusieurs sites géographiques pour garantir leur disponibilité en cas de sinistre sur l’un des sites.
• Contrôle des accès : Le système doit permettre une gestion fine des droits d’accès, basée sur les rôles et les profils des utilisateurs. Seuls les personnes habilitées doivent pouvoir accéder aux documents.
• Sauvegardes régulières et tests de restauration : Assurez-vous que le prestataire effectue des sauvegardes régulières et vérifie la capacité à restaurer les archives en cas de problème.
• Politique de stockage et de destruction : Le SAE doit permettre de définir des règles de conservation et de destruction conformes à la loi, garantissant ainsi l’effacement des documents devenus inutiles dans le respect des exigences réglementaires.

La pérennité est également essentielle. Pensez à l’obsolescence technologique. Le prestataire s’engage-t-il à maintenir la lisibilité des formats de fichiers sur le long terme ? Un PDF d’aujourd’hui sera-t-il encore lisible dans 50 ans ? C’est le rôle du SAE d’assurer cette migration de format si nécessaire.

3/ L’intégration et l’interopérabilité : l’efficacité au quotidien

Un SAE ne doit pas être une solution isolée. Il doit s’intégrer harmonieusement à votre écosystème informatique existant (GED, ERP, SIRH, outils bureautiques…). Une bonne intégration du SAE à la GED permet d’automatiser le versement des documents et d’optimiser les processus métiers.

Facilité d’intégration et API

La question à poser est : “Le SAE offre-t-il des API (Application Programming Interface) robustes et bien documentées ?” Des API de qualité facilitent la connexion avec vos logiciels métiers et permettent d’automatiser des tâches comme l’archivage de factures clients directement depuis votre outil de gestion commerciale.

Une bonne interopérabilité signifie aussi que vous pouvez récupérer vos données facilement en cas de changement de prestataire, une question trop souvent négligée. Assurez-vous que les archives ne sont pas stockées dans un format propriétaire, mais plutôt dans des formats standard comme le PDF/A, garantissant leur portabilité.

4/ L’évolutivité et le support : un partenariat à long terme

Mettre en place un projet de SAE efficace, c’est s’engager avec un prestataire sur le long terme. Le volume de documents à archiver est amené à croître. Vos besoins peuvent également évoluer. Le quatrième critère concerne donc l’évolutivité de la solution et la qualité du support.

Un système à l’épreuve du temps

• Capacité de stockage illimitée : Le système doit pouvoir s’adapter à l’augmentation de votre volume d’archives sans surcoût excessif ou contrainte technique.
• Fonctionnalités modulaires : Le prestataire propose-t-il des options (par exemple, un module de gestion des signatures électroniques) que vous pourrez ajouter ultérieurement ?
• Support technique : Quel est le niveau de support proposé ? Un service client réactif est essentiel en cas de problème ou de question. Le prestataire propose-t-il une assistance pour la migration des données, la formation des utilisateurs, ou l’audit de vos processus documentaires ?

5/ Le coût et la transparence : maîtriser son budget

Le coût est bien sûr un facteur déterminant, mais il ne doit pas être le seul. Évaluez le coût total de possession (TCO), qui inclut le prix initial, mais aussi les frais récurrents et les coûts cachés.

Les éléments de coût à considérer

• Modèle de tarification : Est-ce un abonnement par volume de données, par nombre d’utilisateurs, ou un coût par transaction ? Privilégiez un modèle transparent et prévisible.
• Coûts additionnels : Certains prestataires facturent en supplément la restauration de données, la formation des utilisateurs, le support technique, ou encore les frais de migration. Assurez-vous d’avoir une vision claire de l’ensemble des coûts.
• Le coût d’un mauvais choix : N’oubliez pas le risque en cas de non-conformité : sanctions financières, perte de valeur probante en cas de litige, perte de temps et d’efficacité. Investir dans un SAE de qualité est un investissement qui vous protège et qui peut s’avérer très rentable sur le long terme.

Choisir le bon partenaire pour une gestion durable de vos archives

Sélectionner un système d’archivage électronique ne se résume pas à choisir une simple solution logicielle. C’est une décision qui engage la sécurité, la conformité et la pérennité de l’information au sein de votre organisation. Au-delà des fonctionnalités techniques, l’essentiel est de choisir un prestataire qui se positionne comme un véritable partenaire stratégique, capable de vous accompagner dans la durée.

Les critères abordés – conformité, sécurité, intégration, évolutivité et coût – sont les fondations d’un choix éclairé. Prenez le temps d’évaluer les options, de poser les bonnes questions et de ne pas transiger sur les aspects qui protègent la valeur juridique et l’intégrité de vos documents. Un SAE fiable n’est pas une simple dépense, mais un investissement stratégique qui sécurise vos actifs informationnels, optimise vos processus et garantit la tranquillité de votre entreprise face aux défis de la dématérialisation.

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