Quelle est la meilleure solution pour fluidifier vos engagements ?
Fluidifier les processus d’approbation et de signature est un enjeu majeur pour les entreprises modernes. De nombreuses solutions existent pour répondre à ce besoin. Voyons ensemble les différentes options et les avantages qu’elles offrent.
Les différentes solutions pour gérer les engagements
Les logiciels de workflow
Ils sont conçus pour automatiser les processus de validation. Ils permettent de définir des étapes d’approbation personnalisées et de suivre l’avancement des demandes. Cependant, leur champ d’action est souvent limité à la gestion des flux de travail et ne couvre pas l’ensemble du cycle de vie d’un document.
Les plateformes de signature électronique
Elles se concentrent sur la signature numérique des documents. Elles offrent une solution simple et rapide pour obtenir des signatures électroniques, mais ne proposent généralement pas de fonctionnalités de gestion documentaire complètes.
Les GED (Gestion Électronique de Documents)
Ces solutions offrent une approche plus globale. Elles permettent non seulement de gérer les processus de validation et de signature, mais aussi de centraliser, de classer et de partager tous les documents de l’entreprise.
Le P2P (Procure to Pay)
Le P2P est un processus qui englobe toutes les étapes d’un achat, de la demande d’achat jusqu’au paiement. En automatisant ces étapes, le P2P permet de :
- Réduire les coûts: Optimisation des processus, réduction des erreurs, meilleure gestion des stocks.
- Gagner en visibilité: Suivi en temps réel des commandes et des factures.
- Améliorer la conformité: Respect des règles et des procédures internes.
Pourquoi choisir une GED pour gérer vos engagements ?
La Gestion Électronique de Documents (GED) s’est imposée comme une solution de choix pour de nombreuses entreprises souhaitant optimiser leurs processus de gestion documentaire, et notamment ceux liés aux engagements. En effet, lorsque vous comparez les avantages d’une solution de Gestion Électronique des Documents (GED) à ceux d’un simple parapheur électronique ou d’une plateforme de signature électronique, il est essentiel de comprendre que la GED offre une gamme beaucoup plus large de fonctionnalités qui vont au-delà de la simple gestion des signatures.
Centralisation des documents
La GED permet de centraliser tous vos documents dans un seul et même système. Contrairement à un parapheur électronique, qui se concentre principalement sur la signature et la validation des documents, une solution GED vous aide à organiser et à stocker l’ensemble de vos documents de manière structurée. Cette centralisation facilite non seulement l’accès mais aussi la gestion des documents à long terme. Vous pouvez facilement retrouver un document spécifique en utilisant des critères de recherche avancés, ce qui est particulièrement utile dans les environnements de travail où le volume de documents est élevé. La centralisation aide également à éviter les doublons et les versions multiples d’un même document. Grâce à une gestion centralisée, vous vous assurez que tout le monde travaille à partir de la même version du document, réduisant ainsi les erreurs et les incohérences.
Collaboration optimisée
Une des grandes forces de la GED est sa capacité à faciliter la collaboration en temps réel. Les utilisateurs peuvent travailler simultanément sur les mêmes documents, partager des commentaires, et suivre les modifications. Cela est particulièrement utile pour les projets nécessitant des contributions de plusieurs membres d’équipe, où un parapheur électronique seul ne suffira pas à gérer les différentes versions et les contributions. La GED permet également de configurer des flux de travail automatisés pour les documents. Par exemple, un document peut être automatiquement acheminé vers les personnes concernées pour révision ou approbation à chaque étape du processus. Cette automatisation réduit le besoin d’interventions manuelles et assure que les processus sont suivis correctement et efficacement.
Gestion des versions et historique
Avec une solution GED, chaque modification apportée à un document est enregistrée, et un historique complet des versions est conservé. Cela signifie que vous pouvez revenir à une version antérieure du document si nécessaire, ou simplement suivre les changements qui ont été effectués. Cette fonctionnalité est particulièrement précieuse dans des environnements où la conformité et l’auditabilité sont cruciales. La gestion des versions permet de suivre les différentes itérations d’un document, ce qui est une fonctionnalité clé que les simples parapheurs électroniques n’offrent pas. Cela est essentiel pour les documents qui subissent plusieurs révisions et pour lesquels il est important de conserver une trace complète des changements.
Sécurité renforcée
Les systèmes GED offrent des contrôles d’accès beaucoup plus détaillés que les parapheurs électroniques seuls. Vous pouvez définir des permissions spécifiques pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs, assurant ainsi que seules les personnes autorisées ont accès aux documents sensibles ou peuvent les modifier. Ces contrôles aident à protéger les informations confidentielles et à réduire les risques de fuites de données. La GED permet également un archivage sécurisé des documents à long terme. Les documents sont stockés dans des conditions qui garantissent leur intégrité et leur sécurité, et les solutions GED sont souvent conformes aux normes et régulations en matière de conservation des documents.
Conclusion
Choisir une solution GED pour fluidifier vos engagements offre de nombreux avantages qui vont bien au-delà des simples fonctionnalités de signature électronique. La centralisation des documents, l’automatisation des processus, la gestion avancée des versions, la sécurité renforcée, et la collaboration optimisée sont autant de bénéfices qui permettent non seulement de fluidifier les engagements mais aussi d’améliorer globalement l’efficacité et la productivité de votre entreprise. En intégrant une GED dans vos opérations, vous créez un environnement de travail plus organisé, plus sécurisé et plus collaboratif, facilitant ainsi la gestion et le traitement des engagements avec une grande fluidité.
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