GED et Signature électronique dans le processus d’approbation : Conformité & eIDAS 2.0
La GED et la signature électronique ont profondément transformé la gestion des documents et des engagements au sein des entreprises. Si la signature électronique s’est imposée comme la norme pour sécuriser les actes juridiques externes, la GED devient le pivot essentiel pour optimiser l’ensemble du processus d’approbation, qu’il soit interne ou externe, garantissant à la fois l’efficacité opérationnelle et la conformité légale.
La GED comme centre de commandement des workflows d’approbation
La GED se positionne comme le véritable orchestrateur de vos processus de validation, qu’ils nécessitent une simple approbation interne ou une signature électronique qualifiée. Elle garantit l’ordre, la traçabilité et l’efficacité à chaque étape, y compris dans les scénarios les plus complexes.
Sommaire
L’efficacité de la GED en tant que parapheur numérique interne
En exploitant les puissants workflows de validation de votre GED, vous transformez votre solution de gestion documentaire en un parapheur numérique sophistiqué. Cet outil est idéal pour approuver les demandes et documents purement internes (notes de frais, validation de budgets, demandes de congés, documents de politique interne, etc.) sans engager le coût ou la complexité d’une signature électronique formelle.
Sur le principe du parapheur traditionnel, une solution GED regroupe toutes les demandes d’approbation pour un même valideur, lui permettant de traiter les dossiers en masse. Contrairement au papier, l’outil garantit un gain de temps collectif significatif :
- Préparation du dossier : Tous les justificatifs nécessaires à l’approbation du document (historique, pièces jointes) sont automatiquement rattachés au dossier électronique, éliminant le temps de compilation manuelle.
- Fiabilité et rapidité : Le valideur dispose d’un accès immédiat à toutes les informations requises, ce qui fiabilise le travail d’approbation et réduit les allers-retours inutiles.
- Traçabilité et audit : La GED enregistre une piste d’audit complète et horodatée pour chaque action (consultation, approbation, rejet), assurant une traçabilité interne inattaquable, même sans signature formelle.
Au-delà du gain de temps, la GED permet d’avoir une visibilité en temps réel sur tout ce qui est validé ou en cours de validation, et de partager cette information avec les collaborateurs, améliorant la transparence et la collaboration.
L’intégration des workflows de signature externe
La gestion électronique de documents ne se limite pas à l’interne ; elle étend son rôle de chef d’orchestre aux processus externes nécessitant une signature électronique. La clé de l’efficacité réside dans la fluidité de l’intégration entre la GED et un Prestataire de Services de Confiance (PSCo) comme Yousign.
Le processus se déroule de manière transparente :
- Préparation et génération : Le document est préparé et généré au sein de la GED (éventuellement à partir d’un modèle avec des données issues d’un ERP ou CRM).
- Déclenchement du workflow : Une fois le document validé en interne via le workflow GED, l’étape suivante déclenche automatiquement l’envoi du document au signataire externe via la plateforme de signature électronique.
- Retour et archivage automatique : Après la signature par le client ou partenaire, la GED reçoit automatiquement le document signé ainsi que son dossier de preuve (ou fichier de preuves), et procède à leur indexation immédiate.
Cette intégration native permet de s’affranchir des manipulations manuelles et garantit que l’engagement signé est immédiatement classé et sécurisé.
Les niveaux de signature électronique et leur valeur légale (eIDAS)
Pour garantir la pleine valeur probante de vos documents, il est essentiel de comprendre et d’appliquer le règlement européen eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services), le cadre légal de référence en France (Article 1367 du Code civil) et en Europe.
Le règlement eIDAS définit trois niveaux de signature, chacun offrant un niveau de sécurité et de fiabilité différent :
| Niveau de signature | Exigences techniques clés | Usage recommandé |
| Signature électronique simple (SES) | Lien avec le signataire et intégrité du document. Souvent un simple clic ou un code OTP. | Documents à faible risque (CGV, demandes de congés). |
| Signature électronique avancée (SEA) | Identification forte du signataire (vérification d’identité) et contrôle exclusif des moyens de création de la signature. | Contrats RH, contrats commerciaux courants, formalités INPI. |
| Signature électronique qualifiée (SEQ) | Exigences de la SEA + création via un Dispositif de Création de Signature Électronique Qualifié (QSCD) + vérification d’identité en face-à-face ou équivalent qualifié. | Actes notariés, documents à très haut risque juridique. |
Votre GED doit être capable, via son intégration partenaire, de piloter le niveau de signature requis en fonction de la nature du document, assurant ainsi une conformité juridique systématique.
La gestion de la signature électronique en masse
L’un des avantages majeurs de l’approche intégrée GED et Signature électronique est la gestion des volumes. Pour les entreprises gérant des campagnes de signature importantes (avenants, modifications de charte, contrats annuels), la signature en ligne en masse est un impératif.
La GED facilite ce processus en permettant :
- La génération dynamique de milliers de documents personnalisés à partir d’un modèle et de données de masse.
- L’envoi groupé ciblé des documents aux destinataires via la plateforme de signature.
- Le suivi centralisé du statut de chaque signature, permettant des relances automatiques ciblées.
Cette synergie transforme une tâche de plusieurs jours, voire semaines, en un processus automatisé et traçable de quelques heures.
La GED pour l’archivage et la gestion de la preuve
La valeur d’un document signé électroniquement repose sur sa valeur probante et sa capacité à être produit en justice. Cela ne dépend pas uniquement du moment de la signature, mais surtout de son archivage sécurisé et conforme sur le long terme.
Archivage à valeur probante et le dossier de preuve
L’argument selon lequel une signature électronique en “stand-alone” est risquée se confirme dans l’enjeu de l’archivage. Lorsque le signataire quitte l’entreprise, le risque est de perdre l’accès ou la maîtrise du dossier de preuve.
Le document signé électroniquement (le PDF) est indissociable de son dossier de preuve (ou “fichier de preuves”) généré par le PSCo. Ce fichier contient l’ensemble des éléments qui attestent de l’identité du signataire, du consentement et du processus de signature : journaux d’événements, horodatage qualifié, preuves d’authentification (code OTP, logs de vérification d’identité).
La GED est l’outil indispensable pour :
- Sauvegarder et centraliser automatiquement le document signé et son dossier de preuve.
- Assurer l’intégrité des deux éléments en les horodatant et en les scellant dans un environnement sécurisé, souvent conforme aux normes d’archivage électronique (ex. : NF Z42-013/ISO 14641-1).
- Garantir l’accessibilité et la réversibilité des documents, peu importe le statut des signataires ou du prestataire de signature.
Grâce à l’indexation documentaire, vous pourrez ainsi facilement retrouver tous les engagements pris par votre société (par type, date, signataire, montant) tout en vous affranchissant du stockage exclusif sur les plateformes de signature électronique.
La gestion du cycle de vie documentaire
L’archivage via la GED répond aux durées légales de conservation des documents (ex. : contrats commerciaux pendant 5 ans, documents fiscaux pendant 6 ans, contrats de travail pendant 5 ans après le départ de l’employé).
La GED va vous permettre de :
- Historiser les différentes versions des documents (avant et après signature).
- Partager ces informations avec les collaborateurs qui sont immédiatement notifiés de l’approbation et de sa mise à disposition.
- Appliquer automatiquement des règles de rétention et de destruction conformément au RGPD et aux exigences légales, assurant ainsi une gouvernance documentaire complète.
Vers la dématérialisation complète : impacts et perspectives
L’intégration de la GED et de la signature électronique est un pilier de la transformation numérique de l’entreprise et s’inscrit pleinement dans les évolutions réglementaires majeures.
Répondre aux enjeux de la facturation électronique
L’obligation à venir de la facturation électronique en France (avec un déploiement progressif à partir de septembre 2026) impose aux entreprises de maîtriser l’émission et la réception de documents électroniques structurés.
Une GED moderne est un atout majeur, car elle est le réceptacle naturel pour les factures électroniques entrantes et le point de départ pour l’émission des factures sortantes vers le Portail Public de Facturation (PPF) ou une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). La signature ou le cachet électronique qualifié est d’ailleurs un moyen légal de sécuriser l’authenticité et l’intégrité des factures électroniques.
Mesurer les bénéfices de la dématérialisation
L’adoption d’un processus intégré GED et Signature électronique a des impacts mesurables sur :
| Indicateur d’impact | Bénéfice chiffré (Source : Markess/Archimag) |
| Gain de temps de recherche | Les employés utilisant une GED réduisent leur temps de recherche documentaire de 30 à 40% en moyenne. |
| Vitesse d’approbation | La signature électronique permet d’économiser plus d’une heure par semaine pour 38% des professionnels. |
| Retour sur Investissement (ROI) | 68% des entreprises constatent un ROI de leur projet GED en moins de 18 mois. |
De plus, en réduisant l’impression, le transport et le stockage de papier, l’entreprise réalise un impact environnemental positif, renforçant son engagement RSE.
L’alliance de la GED et de la signature électronique pour la performance durable
L’alliance de la GED et de la signature électronique est la seule approche qui assure à la fois l’agilité des workflows internes et l’incontestabilité juridique des engagements externes. En choisissant une solution intégrée comme la GED Puce & Plume, qui intègre nativement les fonctionnalités de parapheur numérique et de signature électronique en partenariat avec Yousign, vous optez pour la maîtrise totale de votre patrimoine documentaire, de la création à l’archivage à valeur probante.
Lire aussi :
