Qu’est-ce que la GEC ?

La GEC, ou gestion électronique du courrier est une activité chronophage mais indispensable au bon fonctionnement d’une organisation. L’essor du numérique a permis d’en améliorer l’efficacité.

Gestion Électronique du Courrier (GEC) : définition

La Gestion Électronique du Courrier (ou GEC) centralise l’ensemble de la correspondance liée à l’activité d’une organisation, qu’il s’agisse du courrier papier, qui doit alors être numérisé, ou électronique (lettres, mails, formulaires de contact web, fax), entrant, sortant et interne.

La dématérialisation des opérations de traitement du courrier

La dématérialisation des opérations de traitement du courrier permet d’optimiser la gestion des différents flux en fluidifiant la circulation des informations, de mettre en place un cadre sécurisé pour sa conservation, et d’améliorer la relation entre une organisation et son client grâce à un délai de réponse réduit.

Enrichir le traitement du courrier

La GEC enrichit le traitement du courrier de fonctionnalités de tri et d’indexation automatiques qui permettent la distribution instantanée du courrier au service approprié, de traçabilité des échanges et d’archivage.

Elle offre ainsi la possibilité :

• D’ajouter des commentaires sur les courriers,
• D’en gérer les statuts et de souligner leur urgence,
• D’automatiser des workflow,
• De poser des alertes, notamment pour un rappel de lecture ou de réponse.

Les processus clés de la GEC, au-delà de la simple numérisation

La Gestion Électronique du Courrier ne se limite pas à transformer le courrier papier en format numérique. C’est un processus global qui vise à organiser, traiter et archiver l’intégralité des flux de correspondance d’une organisation, qu’ils soient entrants, sortants ou internes, et ce, quel que soit leur format d’origine (papier, e-mail, fax, formulaire web, etc.).

Le cycle de vie d’un courrier au sein d’un système de GEC typique inclut plusieurs étapes fondamentales :

1. La capture (numérisation ou intégration directe des flux électroniques)
2. L’indexation (attribution de métadonnées pour faciliter la recherche et le classement)
3. La distribution et le routage automatique selon des règles prédéfinies (workflows)
4. Le traitement (réponse, validation, annotation)
5. L’archivage sécurisé avec des politiques de conservation conformes.

Cette structuration des processus garantit une prise en charge rapide et un suivi précis de chaque correspondance.

Fonctionnalités clés et avantages de la GEC

Capture multicanale

Intégration centralisée de tous les types de courrier : papier (via numérisation), e-mails, fax, formulaires web, etc.

Exemple : Une administration reçoit 500 courriers papier par jour, 1000 e-mails sur diverses adresses et 50 formulaires web. La GEC permet de tout rassembler automatiquement dans une seule plateforme, réduisant de 80% le temps de tri manuel initial.

Indexation automatique & manuelle

Attribution de métadonnées (expéditeur, destinataire, date, sujet, type, mots-clés) pour classer et organiser le courrier.

Exemple : Lors de la numérisation ou de l’intégration d’un e-mail, la GEC extrait automatiquement les informations clés (nom de l’entreprise, référence client). Cela réduit le temps d’indexation par document de 2 minutes à 30 secondes.

Routage et workflows automatisés

Définition de règles pour diriger automatiquement le courrier vers le bon service ou la bonne personne en fonction de son contenu ou de ses métadonnées.

Exemple : Un e-mail contenant le mot “facture” dans l’objet est automatiquement dirigé vers le service comptabilité. Cela élimine les erreurs d’aiguillage et accélère la distribution de 1 à 2 jours à quelques minutes.

Gestion du traitement et suivi

Permet d’assigner le courrier, d’ajouter des commentaires, de définir des statuts (en cours, traité, en attente), des échéances et des alertes.

Exemple : Un courrier urgent est marqué comme tel dans le système. Une alerte est envoyée au responsable si aucune action n’est enregistrée sous 4 heures. Le taux de courriers en retard de traitement diminue de 25%.

Recherche avancée

Possibilité de rechercher rapidement un courrier ou une information basée sur les métadonnées ou le contenu intégral des documents numérisés.

Exemple : Un collaborateur cherche une correspondance spécifique échangée il y a 6 mois avec un client. Grâce à la recherche plein texte et par mots-clés, il la retrouve en moins de 10 secondes, contre potentiellement 15 à 30 minutes (ou plus) avec des archives physiques ou e-mails dispersés.

Archivage sécurisé et conforme

Stockage centralisé et sécurisé des courriers avec application de politiques de rétention et de destruction conformes aux réglementations (ex: RGPD).

Exemple : Tous les courriers sont conservés de manière inaltérable pendant la durée légale requise (ex: 10 ans pour certains documents). Les risques de perte ou de destruction prématurée sont quasi nuls, garantissant la conformité.

Traçabilité et audit

Enregistrement de toutes les actions effectuées sur un courrier (consultation, modification, transfert, réponse).

Exemple : En cas de litige ou de besoin d’audit, il est possible de retracer l’intégralité du parcours d’un courrier : qui l’a reçu, quand, qui l’a traité, les actions entreprises. Cela fournit une preuve fiable et transparente.

Réduction des coûts

Diminution de la consommation de papier, des frais d’affranchissement, des coûts de stockage physique et du temps passé à la gestion manuelle.

Exemple : Une entreprise qui traitait 1000 courriers sortants par mois par voie postale et 2000 courriers internes papier réduit sa consommation de papier de 70% et ses frais postaux de 50% en adoptant la GEC et la diffusion électronique.

Amélioration de la collaboration

Facilitation du partage d’informations et de la collaboration entre les services autour d’un courrier centralisé.

Exemple : Plusieurs services doivent consulter et valider un contrat reçu par courrier. Au lieu de faire circuler une copie papier, tous les collaborateurs accèdent simultanément à la version électronique dans la GEC, accélérant le processus de validation de plusieurs jours à quelques heures.

Optimisation de la relation client/usager

Réduction des délais de réponse grâce à un traitement plus rapide et une meilleure visibilité des demandes.

Exemple : Le délai moyen de réponse à une demande client reçue par courrier ou e-mail passe de 5 jours ouvrés à 2 jours ouvrés, augmentant la satisfaction client.

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Crédit image à la Une Maxime Bourgeois – Dribble