GED SaaS ou On-Premise : laquelle choisir pour votre entreprise ?

La Gestion Électronique des Documents (GED) est un pilier essentiel pour optimiser la productivité et la collaboration. Le choix de la bonne solution se résume souvent à une question fondamentale : opter pour un modèle SaaS (Software as a Service) basé sur le cloud, ou préférer une solution On-Premise installée sur vos propres serveurs ?

GED SaaS vs. GED On-Premise

Avant d’entrer dans le détail des avantages et inconvénients, clarifions la nature de ces deux modèles de déploiement.

Le modèle SaaS : La GED en tant que service

La GED SaaS (ou GED Cloud) est un service hébergé et géré par un éditeur tiers. Les entreprises accèdent à la solution via un simple navigateur web, sans avoir à s’occuper de l’installation, de la maintenance, des mises à jour ou de l’infrastructure serveurs. La solution est accessible de n’importe où, tant qu’il y a une connexion internet. C’est un modèle d’abonnement, souvent mensuel ou annuel, qui inclut l’accès au logiciel, l’hébergement des données, la maintenance et le support technique.

Le modèle On-Premise : La GED chez vous

Une GED On-Premise (ou sur site) est une solution logicielle installée directement sur les serveurs informatiques de l’entreprise. L’entreprise est propriétaire de la licence du logiciel et a la responsabilité totale de la gestion de l’infrastructure, de la maintenance, des sauvegardes, des mises à jour et de la sécurité des données. L’accès est principalement interne, bien que des accès externes puissent être configurés, souvent via un VPN, ce qui ajoute une couche de complexité et de gestion. Le coût initial est généralement un investissement unique pour la licence, auquel s’ajoutent les coûts de maintenance et de support.

Avantages et inconvénients : Les points clés de comparaison

Le choix entre SaaS et On-Premise est un équilibre entre coût, flexibilité, contrôle et sécurité.

1/ La flexibilité et l’accessibilité : L’avantage du SaaS

Le modèle SaaS offre une flexibilité inégalée. Étant accessible depuis n’importe quel appareil connecté, il est idéal pour le travail hybride et la collaboration entre équipes dispersées géographiquement. Le déploiement est rapide, souvent en quelques jours, et les mises à jour sont automatiques et transparentes pour l’utilisateur. Vous n’avez pas à vous soucier des versions logicielles, la solution est toujours à jour.

En revanche, la flexibilité du SaaS a une contrepartie : une personnalisation parfois limitée. Si l’éditeur propose des options de configuration, il peut être difficile de s’écarter du modèle standard. La dépendance à la connexion internet est également un facteur à considérer ; en cas de coupure, l’accès à vos documents est compromis.

2/ Le coût total de possession (TCO) : Une vision à long terme

Le coût total de possession (TCO) est un critère de choix essentiel. Pour une GED On-Premise, les coûts initiaux sont significatifs : achat de la licence, des serveurs, des logiciels d’exploitation et l’installation. À cela s’ajoutent les frais récurrents de maintenance, d’électricité, de refroidissement, de support et la nécessité d’avoir une équipe IT dédiée pour la gestion. Le TCO peut être très élevé sur le long terme.

Avec une solution SaaS, le modèle est prévisible. Vous payez un abonnement régulier qui couvre tout. Il n’y a pas de frais d’investissement lourd initial. Cette approche est particulièrement attrayante pour les PME qui souhaitent transformer leurs dépenses d’investissement (CAPEX) en dépenses de fonctionnement (OPEX). Cependant, sur une très longue période (plus de 5-7 ans), les coûts cumulés de l’abonnement peuvent, dans certains cas, dépasser l’investissement initial d’une solution sur site.

3/ La sécurité et le contrôle des données : Un enjeu stratégique

C’est souvent le point de friction le plus important. Avec une GED On-Premise, vous avez un contrôle total sur vos données. Elles restent sur vos serveurs, dans vos locaux. C’est une garantie de confidentialité maximale, ce qui est crucial pour les secteurs d’activité avec des exigences de sécurité strictes comme la finance, la santé ou le secteur public. Vous êtes responsable de la conformité réglementaire, comme le RGPD, et de la mise en place de vos propres mesures de sécurité (pare-feux, antivirus, chiffrement, etc.).

Dans le modèle SaaS, les données sont stockées chez l’éditeur, dans des datacenters sécurisés. Les éditeurs de GED sérieux investissent massivement dans la cybersécurité et la résilience de leur infrastructure. Ils gèrent les mises à jour de sécurité et la redondance des données pour vous. Cependant, la localisation des données est un sujet de préoccupation. Il est crucial de s’assurer que l’hébergement respecte les réglementations en vigueur, comme le RGPD qui exige que les données des citoyens européens restent en Europe.

Quels critères de choix pour votre entreprise ?

Le bon choix n’existe pas dans l’absolu. Il dépend de votre situation. Pour vous aider, voici les questions clés à vous poser.

Votre budget et vos ressources IT

• Êtes-vous une PME avec des ressources IT limitées ? Le SaaS est une option plus simple et plus économique. Vous externalisez la gestion technique et vous concentrez sur votre métier.
• Avez-vous une DSI avec une équipe dédiée et des budgets d’investissement importants ? L’On-Premise peut être une option pertinente si le contrôle et la personnalisation sont primordiaux.

La sécurité et la conformité

• Votre entreprise manipule-t-elle des données ultra-sensibles ou soumises à des réglementations strictes ? Pour la santé (données médicales) ou la défense, une solution On-Premise est souvent préférée pour conserver un contrôle absolu sur les données. Si vous optez pour le SaaS, assurez-vous de choisir un fournisseur qui offre des garanties strictes de sécurité, des certifications (ISO 27001) et un hébergement en Europe.
• Quelle est votre tolérance au risque ? Le SaaS mutualise les risques de l’infrastructure, mais le risque de dépendance à un tiers fournisseur est réel. À l’inverse, l’On-Premise vous confère le contrôle, mais vous rend aussi seul responsable de la sécurité.

L’évolutivité et la collaboration

• Votre entreprise est-elle en croissance rapide ? Le SaaS offre une scalabilité immédiate. Vous pouvez ajouter des utilisateurs ou du stockage en quelques clics, sans investissement supplémentaire en matériel.
• Vos équipes travaillent-elles à distance ou sur plusieurs sites ? Le modèle SaaS, avec son accès universel, facilite grandement la collaboration à distance et la mobilité. Pour les entreprises internationales, c’est souvent un choix incontournable.

Cas d’usage : Quand choisir quoi ?

La GED SaaS : Pour qui et pour quelles situations ?

• Les PME et les startups : Elles bénéficient d’une mise en œuvre rapide, d’une gestion simplifiée et de coûts d’entrée faibles. Le SaaS est un accélérateur de dématérialisation.
• Les entreprises en forte croissance : La facilité de faire évoluer le nombre d’utilisateurs et le volume de stockage en fait une solution idéale pour accompagner le développement de l’entreprise.
• Les entreprises avec des équipes mobiles ou multi-sites : Le modèle cloud garantit que tous les employés, où qu’ils soient, aient un accès sécurisé aux documents dont ils ont besoin, ce qui est parfait pour le télétravail.
• Le commerce et la distribution : Gestion des contrats, des commandes, des factures, etc., sur plusieurs points de vente ou avec des équipes de commerciaux sur le terrain.

La GED On-Premise : Pour qui et pour quelles situations ?

• Les grandes entreprises et les institutions publiques : Elles disposent des ressources techniques et des budgets nécessaires pour gérer une infrastructure sur site. Elles privilégient souvent le contrôle absolu des données.
• Les secteurs à haute sécurité : Les banques, les assurances, le domaine de la santé, les industries de la défense ou les entreprises qui traitent des données classifiées. La maîtrise totale de la chaîne d’hébergement est un impératif.
• Les entreprises avec des besoins de personnalisation très spécifiques : Si vous avez des processus métiers uniques qui nécessitent des intégrations poussées ou des développements sur mesure, l’On-Premise peut offrir la flexibilité nécessaire.
• Les entreprises dans des zones géographiques avec une faible connectivité : Dans ce cas, une solution sur site garantit la continuité de l’activité, même en l’absence de réseau.

La question du changement et de l’accompagnement

Quel que soit votre choix, la mise en place d’une GED est un projet d’entreprise qui va au-delà du simple aspect technique. Il implique une transformation des habitudes de travail. Il est essentiel d’impliquer les utilisateurs finaux dès le départ et de prévoir un accompagnement au changement et une formation adaptée.

• Pour les solutions SaaS, l’éditeur propose généralement une formation initiale et une base de connaissances.
• Pour une solution On-Premise, c’est à votre équipe de former les utilisateurs et d’assurer le support.

Le choix entre une GED SaaS et On-Premise n’est pas une question de supériorité d’une solution sur l’autre, mais de pertinence par rapport à votre contexte. Prenez le temps d’évaluer vos besoins en termes de sécurité, de budget, de flexibilité et de ressources internes. Posez-vous les bonnes questions et vous trouverez la solution qui donnera un nouvel élan à la gestion documentaire de votre entreprise.