Offres Organismes de Formation
Services & Solutions de Transformation des Organismes de Formation
Face à la complexité de la relation quadri partite (OF, entreprises, apprenants et financeurs) et dans un contexte de plus en plus concurrentiel, les Organismes de Formation doivent opérer une transformation de leurs processus administratifs et pédagogiques.
Nos Services & Solutions sur-mesure répondent depuis plus de 10 ans aux besoins de digitalisation et de gestion déléguée des organismes de formation afin qu’ils restent compétitif tout en développant leurs capacités financières.
Enjeux de Transformation des Organismes de Formation :
● Accélérer & fiabiliser le processus d’inscription et de financement
Les organismes de formation doivent être moteur dans la rationalisation et la simplification des flux d’inscription en échangeant, agrégeant et contrôlant les données et documents pour garantir un traitement rapide et fiable des dossiers à instruire. En optimisant ces processus, l’organisme réduit les délais administratifs, favorise son développement commercial et améliore la qualité de service pour les apprenants.
● Moderniser le parcours de formation
Les organismes de formation doivent s’appuyer sur des outils de gestion dématérialisés pour fluidifier les échanges de données et garantir la conformité des dossiers tout au long du cycle de vie de la formation. En proposant des services en ligne modernes et optimisés, ils renforcent leur image de marque tout en améliorant l’expérience de leurs apprenants et de leurs clients.
● Fluidifier les processus de facturation
Une facturation efficace repose sur la qualité des données et la conformité des documents tout au long du processus, évitant ainsi la coûteuse gestion des anomalies et les retards de paiement. En intégrant des dispositifs de gestion déléguée et des outils d’automatisation, les organismes de formation réduisent les coûts administratifs, améliorent leurs flux de trésorerie et renforcent ainsi leur stabilité financière.
Comment Réussir la Transformation Digitale de votre Organisme de Formation ?
Solutions dédiées pour vos processus métiers :
● Gestion dématérialisée des dossiers de formation
Capture omnicanal (web, email, courrier, api) des flux de dossiers entrants.
Classement et intégration des dossiers dans une GED souveraine ou dans votre SI métier.
Signature électronique des dossiers avec Workflow d’approbation.
Emargement électronique durant les formations.
Archivage électronique légal et sécurisé des éléments à valeur probatoire (NF Z42-013).
● Automatisation et gestion déléguée des processus d’instruction
Contrôle de la cohérence et conformité avec Lecture Automatisée de Document.
Gestion déléguée de la complétude des dossiers à instruire.
Prévalidation des demandes de prise en charge OPCO.
Workflow de suivi des dossiers et réclamation des pièces complémentaires.
Transmission automatisée des convocations et attestations.
● Optimisation du Cashflow
Workflows d’automisation des flux de facturation.
Gestion déléguée des relances pour recouvrement.
Maîtrise des engagements avec une solution P2P
Dématérialisation du parcours d’inscription et du traitement de dossier.
Gestion déléguée des relances de paiement pour maintenir un bon niveau de trésorerie.
Gains & Bénéfices pour les Organismes de Formation
● Efficacité accrue : Centralisez et automatisez vos processus pour réduire le temps consacré aux tâches administratives, accélérer les délais de traitement et garantir la qualité des informations.
●Réduction des coûts : Dématérialisez vos documents et externalisez les processus administratifs pour diminuer les coûts liés à la gestion manuelle des dossiers et à la gestion des paiements.
●Sécurité et conformité : Garantissez la conformité de vos processus et de vos documents avec les réglementations en vigueur (Qualiopi, CPF, audits). Sécurisez vos données sensibles grâce à des solutions d’archivage conformes et une traçabilité parfaite.
●Expérience client améliorée : Offrez à vos clients (entreprises et apprenants) une expérience plus fluide, depuis l’inscription jusqu’à la certification, en digitalisant l’ensemble du parcours et en facilitant les interactions.
●Flexibilité et adaptabilité : Adaptez facilement vos processus internes aux évolutions de votre activité et aux attentes croissantes du marché grâce à des solutions modulaires et évolutives.
Depuis 35 ans, le Groupe Puce & Plume est un expert et tiers de confiance en dématérialisation. Avec un vraie connaissance dans le secteur de la formation professionnelle, le Groupe accompagne ses clients ETI en automatisant les flux de données.
Contactez-nous pour nous exposer vos projets de transformation et nous vous proposerons des dispositifs adaptés.