indexation

IDEX

La société Idex (CA : 0,9 Milliard d’euros) est spécialisé dans les services à l’énergie et à l’environnement et assure la gestion durable des bâtiments publics et privés dans un souci d’optimisation de leur efficacité énergétique.

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Les enjeux

Notre enjeu est de permettre à IDEX d’améliorer son Système d’Information clients en assurant la dématérialisation et l’indexation de façon précise et homogène des données contractuelles, permettant à chaque collaborateur d’IDEX de mobiliser rapidement et exhaustivement les informations de nature technique, juridique ou comptable, dont il a besoin.

 

La prestation

Nous avons mis en place des traitements avancés pour augmenter et professionnaliser ses processus et des solutions informatiques de GED & SAE pour partager et sauvegarder ses datas.

  • Phase d’étude permettant d’identifier les contraintes clés du projet, de définir une nomenclature de classement homogène, de constituer un référentiel de modèles de chaque type de document ;
  • Collecte sur site client des contrats en 4 rotations de 2 à 3 semaines pour limiter le délai d’indisponibilité ;
  • Préparation physique à la numérisation, numérisation, océrisation et extraction des données, reconditionnement ;
  • Indexation par pièce contractuelle à partir du référentiel de classement défini avec Idex et enregistrement au format informatique attendu ;
  • Versement dans la GED-Contrathèque.

chiffres clés

10.000

contrats

30

types de pièces indexées par contrat

1 Million

de pages numérisées et indexées

témoignage client

« Nous avons monté une GED-contrathèque, avec plus de 10.000 contrats, consultés quotidiennement par plus de 1.000 personnes pour exécuter correctement les prestations, facturer ce que l’on doit et identifier ce qui est hors-contrat.
Puce & Plume nous a finalement aidé à définir nos process. C’est une société qui a beaucoup de valeur et qui au-delà de faire du business cherche à apporter un service adapté.
Nous avons bénéficié à la fois d’un accompagnement technique et fonctionnel assez sain avec beaucoup d’écoute permettant de bien comprendre notre problématique, en nous demandant de faire tout un tas de prérequis permettant d’ajuster notre demande et d’y répondre au meilleur coût possible. »

Valérie LELLOUCHE

Directrice Financière adjointe, Groupe Idex lors de la mise en place

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