Comment calculer le ROI de l’automatisation des processus métiers ?

L’automatisation des processus métiers (BPA) n’est plus une option, mais une nécessité stratégique. Face aux nombreux projets d’automatisation, une question cruciale se pose pour les décideurs : comment justifier l’investissement et s’assurer que le projet créera une valeur tangible ? La réponse se trouve dans le calcul du retour sur investissement (ROI).

Le ROI de l’automatisation : au-delà des chiffres

Le ROI appliqué à l’automatisation des processus métiers

Le retour sur investissement (ROI), ou en anglais Return on Investment, est un indicateur financier qui mesure la rentabilité d’un investissement. Appliqué pour l’automatisation des processus métiers, il compare les bénéfices générés par l’automatisation aux coûts engagés pour la mettre en place. L’objectif n’est pas seulement de justifier une dépense, mais de valider une stratégie qui libère la valeur au sein de l’organisation. Un ROI positif signifie que les gains dépassent les coûts, créant une richesse pour l’entreprise.

Pourquoi mesurer le ROI avant d’automatiser ?

Mesurer le ROI est une étape indispensable pour plusieurs raisons :

• Justification et priorisation des projets : Le calcul du ROI offre un argumentaire solide aux parties prenantes (direction, DSI, etc.), transformant un projet technique en une initiative stratégique. Il permet également de prioriser les processus à automatiser en fonction de leur potentiel de rentabilité, en se concentrant sur les « quick wins » qui génèrent un ROI élevé.
• Aide à la décision : En quantifiant les bénéfices attendus, le ROI permet de choisir la bonne technologie, le bon prestataire et la bonne approche pour le projet. C’est un outil de gouvernance qui éclaire les choix complexes.
• Suivi de la performance : Le ROI ne se calcule pas qu’au début du projet. C’est un indicateur de performance (KPI) à suivre tout au long de la vie de l’automatisation pour s’assurer que les objectifs initiaux sont bien atteints. Il permet d’identifier les déviations et de prendre des mesures correctives.
• Alignement stratégique : L’évaluation du ROI force une réflexion sur les objectifs stratégiques de l’entreprise. L’automatisation doit servir ces objectifs, qu’il s’agisse de réduire les coûts, d’améliorer l’expérience client ou de libérer du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Identifier les composantes du calcul : coûts et bénéfices

Pour obtenir un calcul précis, il est essentiel d’inclure tous les coûts, directs et indirects, liés à l’automatisation.

Les coûts à prendre en compte : une approche holistique

• Coûts initiaux :
  • Logiciels et licences : C’est le coût des plateformes d’automatisation, comme les logiciels RPA (Robotic Process Automation), BPM (Business Process Management) ou les outils low-code/no-code.
  • Matériel et infrastructure : Serveurs, équipements, ou frais liés au cloud.
  • Coûts de mise en œuvre : Salaires des équipes internes, honoraires des consultants, coûts de développement, de modélisation des processus et d’intégration avec les systèmes existants.
  • Formation : Formation des utilisateurs et des équipes techniques.
  • Gestion du changement : Coûts liés à la communication et à l’accompagnement des collaborateurs pour garantir l’adoption de la nouvelle solution.
• Coûts récurrents :
  • Maintenance et support : Frais de support technique, de mises à jour logicielles et de maintenance des robots ou des processus automatisés.
  • Licences annuelles : Renouvellement des abonnements logiciels.
  • Supervision : Coût humain et technique de la surveillance des processus automatisés.

Les gains : du “hard ROI” au “soft ROI”

Les bénéfices de l’automatisation des processus sont souvent plus complexes à quantifier que les coûts. Il est important de distinguer deux types de gains :

Le “Hard ROI” : les gains quantifiables et financiers

Ce sont les économies directes et mesurables, qui ont un impact immédiat sur le compte de résultat.

• Réduction des coûts de main-d’œuvre : C’est le gain le plus évident. Il s’agit du temps économisé sur des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée. Ce temps peut ensuite être réalloué à des activités plus stratégiques ou créatrices de valeur.
• Réduction des erreurs : Les processus manuels sont sujets aux erreurs humaines. L’automatisation réduit drastiquement le taux d’erreurs, ce qui se traduit par des économies (par exemple, moins de retravail, moins de litiges clients).
• Gains de productivité : Un processus automatisé est plus rapide. Cela peut se traduire par une réduction du cycle de production, une accélération du traitement des commandes ou un raccourcissement du délai de réponse aux clients.
• Diminution des coûts opérationnels : Moins de papier, moins de fournitures, ou une réduction des frais de transport de documents.

Le “Soft ROI” : les gains non financiers, mais stratégiques

Ces bénéfices sont souvent difficiles à chiffrer directement, mais ils ont un impact majeur sur la performance à long terme de l’entreprise. Ils sont pourtant essentiels à la justification et à la réussite d’un projet.

• Amélioration de l’expérience client (CX) : Un traitement plus rapide des demandes, une meilleure qualité de service ou une plus grande disponibilité des informations peuvent se traduire par une augmentation de la fidélité client et, à terme, du chiffre d’affaires.
• Augmentation de la satisfaction et de l’engagement des employés : En libérant les collaborateurs des tâches routinières, l’automatisation leur permet de se concentrer sur des activités plus créatives, plus complexes et plus enrichissantes. Cela se traduit par une meilleure rétention des talents et un climat social plus favorable.
• Amélioration de la qualité et de la conformité : L’automatisation garantit que les processus sont toujours exécutés de manière cohérente, ce qui est crucial pour la conformité réglementaire (par exemple, dans la finance ou la santé).
• Accès à des données et à des analyses plus fines : Les systèmes automatisés génèrent des données précises et en temps réel, permettant une meilleure prise de décision et l’identification de nouvelles opportunités

La formule et la méthodologie de calcul

La formule de base du ROI

La formule du ROI est simple et universelle :

ROI(%)=(Gains−Coûts)/Coûts×100

Pour que le calcul soit le plus pertinent possible, il est recommandé de se concentrer sur le ROI annuel en tenant compte des flux de trésorerie sur plusieurs années, notamment pour les coûts et les gains récurrents.

Les étapes pour un calcul précis

1. Identifier et modéliser le processus à automatiser : Avant de calculer quoi que ce soit, il faut d’abord avoir une compréhension claire et précise du processus actuel. Cartographier les étapes, les intervenants, les outils utilisés et les goulots d’étranglement.
2. Collecter les données de base : C’est l’étape la plus critique. Il faut quantifier le temps passé sur chaque tâche manuelle. Pour cela, on peut utiliser des tableaux de suivi, des entretiens avec les équipes, des données issues des systèmes d’information ou des chronomètres.
3. Estimer les coûts d’automatisation : Sollicitez des devis auprès des éditeurs de logiciels et des intégrateurs. Évaluez le temps nécessaire aux équipes internes pour le projet (gestion, développement, tests).
4. Estimer les gains financiers (Hard ROI) :
   • Temps économisé : Multipliez le temps gagné par le coût horaire moyen des employés concernés, en incluant les charges sociales.
   • Erreurs réduites : Évaluez le coût moyen d’une erreur (retraitement, pénalité, insatisfaction client) et estimez la réduction attendue.
   • Augmentation du volume traité : Calculez la valeur financière d’un traitement de dossier, d’une commande, etc. et projetez l’augmentation du volume grâce à l’automatisation.
5. Estimer les gains non financiers (Soft ROI) : Bien qu’ils ne soient pas intégrés à la formule de base, il est impératif de les documenter et de les présenter. Utilisez des métriques qualitatives : taux de satisfaction client, taux de rotation du personnel, ou taux de conformité.
6. Calculer le ROI : Intégrez toutes les données dans la formule. Présentez le résultat sous forme de délai de retour sur investissement (Payback Period) : la période nécessaire pour que les gains cumulés couvrent les coûts initiaux.

Cas pratique et outils d’aide

Exemple concret : l’automatisation de la gestion des factures fournisseurs pour une entreprise

Les outils pour faciliter le calcul

• Tableaux de bord et modèles financiers : Excel, Google Sheets ou des solutions dédiées permettent de créer des modèles de calcul dynamiques, simuler différents scénarios et visualiser l’impact de l’automatisation.
• Outils d’analyse de processus (Process Mining) : Ces solutions logicielles analysent les journaux de vos systèmes d’information pour identifier les processus réels, les goulots d’étranglement et les opportunités d’automatisation. Ils permettent une quantification objective du temps et des coûts associés à chaque étape.
• Calculateurs en ligne : De nombreux éditeurs de solutions d’automatisation proposent des calculateurs de ROI en ligne pour donner une première estimation.

Pièges et limites à éviter

• Négliger les coûts cachés : Il est facile de sous-estimer les coûts de gestion du projet, de formation ou de maintenance. Une évaluation réaliste est essentielle.
• Sous-estimer les gains : Ne vous concentrez pas uniquement sur la réduction de main-d’œuvre. L’impact de la réduction des erreurs ou de l’amélioration de la qualité est souvent sous-estimé et peut représenter un gain significatif.
• Ignorer le “soft ROI” : Bien que non financier, le “soft ROI” est souvent le plus grand bénéfice de l’automatisation. Il justifie un investissement sur le long terme et est un atout pour la compétitivité et la marque employeur.
• Ne pas impliquer les équipes métiers : Les collaborateurs qui exécutent les processus au quotidien sont les mieux placés pour identifier les gains de temps et les points de friction. Leur implication est cruciale pour une collecte de données précise et une estimation réaliste.

Le ROI, pour une automatisation réussie

Le calcul du ROI de l’automatisation n’est pas une simple formalité financière, mais un exercice stratégique qui permet de transformer des idées en initiatives concrètes et rentables. En adoptant une approche méthodique, en tenant compte des coûts et des gains tangibles et intangibles, et en utilisant les bons outils, vous serez en mesure de justifier vos projets d’automatisation et de maximiser leur impact sur la performance globale de votre organisation.

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