Choix d’un bon logiciel de gestion des contrats (CLM) : la checklist en 7 points

Choisir un logiciel CLM

Choisir un logiciel de gestion des contrats (CLM) est une décision cruciale pour toute organisation. Un bon CLM peut améliorer l’efficacité, réduire les risques et optimiser les processus contractuels. Cependant, avec une multitude d’options disponibles sur le marché, il peut être difficile de savoir quel logiciel choisir.

Pourquoi un “bon” CLM est-il important ?

Amélioration de l’efficacité opérationnelle

Un CLM bien conçu peut automatiser de nombreuses tâches manuelles, telles que la création, la révision et l’approbation des contrats. Cela permet aux équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Par exemple, au lieu de passer des heures à rechercher des contrats spécifiques ou à vérifier manuellement les clauses, les employés peuvent utiliser ce temps pour négocier de meilleurs termes ou pour analyser les performances contractuelles.

Réduction des risques

Les logiciels de gestion des contrats aident à identifier et à gérer les risques contractuels, tels que les non-conformités, les échéances manquées et les clauses non respectées. En automatisant le suivi des échéances et en alertant les responsables en temps opportun, un CLM peut prévenir les pénalités et les litiges coûteux. De plus, il peut aider à garantir que tous les contrats respectent les politiques internes et les réglementations externes.

Conformité réglementaire

Une bonne solution CLM assure que tous les contrats sont conformes aux réglementations en vigueur, ce qui est essentiel pour éviter des sanctions légales. Par exemple, il peut aider à garantir que les contrats respectent les lois sur la protection des données, les normes de sécurité et les exigences spécifiques à l’industrie. Cela est particulièrement important dans des secteurs fortement réglementés comme la finance, la santé et l’énergie.

Visibilité et contrôle

Les CLM offrent une visibilité complète sur l’ensemble du cycle de vie des contrats, permettant une meilleure gestion et un suivi plus précis. Grâce à des tableaux de bord et des rapports détaillés, les responsables peuvent obtenir une vue d’ensemble des performances contractuelles, identifier les goulots d’étranglement et prendre des décisions éclairées. Cette transparence peut également améliorer la collaboration entre les différentes équipes impliquées dans la gestion des contrats.

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Checklist : 7 critères clés pour choisir un bon CLM

Checklist - choisir un CLM

1/ Fonctionnalités de base

Création et gestion des contrats : Le logiciel doit permettre la création, la modification et la gestion des contrats de manière intuitive. Les modèles de contrats et les bibliothèques de clauses sont des fonctionnalités essentielles. Ces modèles peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise et peuvent inclure des clauses standardisées pour garantir la conformité et réduire les risques.
Suivi des échéances : Un bon CLM doit offrir des alertes et des notifications pour les échéances importantes, telles que les dates de renouvellement ou de résiliation. Ces alertes peuvent être configurées pour informer les responsables bien à l’avance, leur permettant de prendre les mesures nécessaires pour éviter les retards ou les pénalités.
Signature électronique : La possibilité de signer électroniquement les contrats est cruciale pour accélérer le processus de validation. La signature électronique permet de réduire les délais de signature, d’améliorer la sécurité et de garantir l’authenticité des documents signés. Elle est également plus écologique, car elle réduit la nécessité d’imprimer et de scanner des documents.

2/ Intégration avec d’autres systèmes

Compatibilité avec les ERP et CRM : Le CLM doit pouvoir s’intégrer facilement avec le CRM (Customer Relationship Management) et les systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) utilisés par l’entreprise. Cette intégration permet de centraliser les données contractuelles et de les relier aux informations financières, opérationnelles et client, offrant ainsi une vue d’ensemble plus complète.
API et connecteurs : La présence d’API et de connecteurs permet une intégration fluide avec d’autres outils et plateformes. Cela permet aux entreprises de personnaliser leur CLM en fonction de leurs besoins spécifiques et de l’intégrer avec d’autres logiciels qu’elles utilisent déjà, tels que les outils de gestion de projet, les plateformes de collaboration et les systèmes de gestion des ressources humaines.

3/ Sécurité et conformité

Protection des données : Le logiciel doit offrir des garanties solides en matière de sécurité des données, incluant le chiffrement, les sauvegardes régulières et les audits de sécurité. Le chiffrement garantit que les données sont protégées contre les accès non autorisés, tandis que les sauvegardes régulières assurent que les données peuvent être récupérées en cas de perte ou de corruption.
Conformité légale : Le CLM doit être conforme aux réglementations locales et internationales, telles que le RGPD en Europe. La conformité légale est essentielle pour éviter des sanctions et pour protéger les données sensibles des clients et des partenaires. Un bon CLM doit également être capable de s’adapter aux changements réglementaires et de mettre à jour ses fonctionnalités en conséquence.

4/ Facilité d’utilisation

Interface utilisateur : Une interface intuitive et ergonomique est essentielle pour assurer une adoption rapide par les utilisateurs. Une interface bien conçue permet aux utilisateurs de naviguer facilement dans le logiciel, de trouver rapidement les informations dont ils ont besoin et de réaliser leurs tâches de manière efficace. Cela peut également réduire le besoin de formation et de support technique.
Formation et support : Le fournisseur doit offrir des formations et un support technique réactif pour aider les utilisateurs à tirer le meilleur parti du logiciel. Les formations peuvent inclure des sessions en ligne, des webinaires, des tutoriels vidéo et des guides utilisateur. Un support technique réactif est essentiel pour résoudre rapidement les problèmes et pour assurer une utilisation optimale du logiciel.

5/ Scalabilité et flexibilité

Adaptabilité aux besoins de l’entreprise : Le CLM doit être capable de s’adapter aux besoins spécifiques de l’entreprise, qu’elle soit petite, moyenne ou grande. Cela peut inclure la personnalisation des workflows, des modèles de contrats et des rapports. Un CLM flexible peut également s’adapter aux changements organisationnels, tels que les fusions, les acquisitions et les expansions.
Évolutivité : Le logiciel doit pouvoir évoluer avec l’entreprise, en supportant une augmentation du volume de contrats et des utilisateurs. L’évolutivité est essentielle pour garantir que le CLM peut continuer à répondre aux besoins de l’entreprise à mesure qu’elle croît. Cela peut inclure la capacité à gérer un plus grand nombre de contrats, à intégrer de nouveaux utilisateurs et à s’adapter à des processus plus complexes.

6/ Coût total de possession

Prix d’achat et abonnements Il est important de comparer les coûts initiaux et les abonnements mensuels ou annuels. Les coûts peuvent varier en fonction des fonctionnalités, du nombre d’utilisateurs et du niveau de support technique. Il est également important de considérer les coûts à long terme et de s’assurer que le CLM offre un bon retour sur investissement.
Coûts cachés : Attention aux coûts cachés, tels que les frais de formation, de support technique ou de personnalisation. Ces coûts peuvent s’accumuler rapidement et augmenter considérablement le coût total de possession. Il est important de demander une estimation détaillée des coûts et de s’assurer que tous les coûts potentiels sont pris en compte.

7/ Reporting et analyse

Tableaux de bord et rapports : Le CLM doit offrir des tableaux de bord personnalisables et des rapports détaillés pour suivre les performances contractuelles. Ces outils permettent aux responsables de visualiser les données contractuelles de manière claire et concise, d’identifier les tendances et de prendre des décisions éclairées. Les tableaux de bord peuvent inclure des indicateurs clés de performance (KPI), des graphiques et des diagrammes.
Analyse prédictive : Des fonctionnalités d’analyse prédictive peuvent aider à anticiper les risques et à optimiser les processus. Par exemple, l’analyse prédictive peut identifier les contrats à haut risque, prévoir les échéances critiques et suggérer des actions correctives. Ces fonctionnalités peuvent également aider à optimiser les négociations et à améliorer les termes contractuels.

CLM : suivez la checklist pour un choix éclairé

Choisir un logiciel de gestion des contrats (CLM) est une décision stratégique qui peut avoir un impact significatif sur l’efficacité et la conformité de votre organisation. En suivant cette checklist, vous pouvez vous assurer de sélectionner un CLM qui répond à vos besoins spécifiques et qui offre les fonctionnalités, la sécurité et le support nécessaires pour optimiser vos processus contractuels. Prenez le temps d’évaluer plusieurs options et de tester les logiciels avant de faire votre choix final. N’oubliez pas de consulter les avis des utilisateurs, de demander des démonstrations et de poser des questions détaillées aux fournisseurs pour vous assurer que le CLM choisi répondra à toutes vos attentes.

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