GED RH : quels sont ses avantages ?

Une solution de GED RH permet de gérer un grand volume de documents sensibles et personnels liés aux Ressources Humaines. Nous verrons en détail le rôle central de cet outil spécialisé, ses bénéfices concrets et les raisons pour lesquelles il se distingue des autres systèmes de gestion.

Qu’est-ce qu’une GED RH ?

Une GED RH est bien plus qu’un simple outil de classement de fichiers numériques. C’est un système intelligent qui intègre des fonctionnalités avancées pour la capture, l’indexation, le classement automatique, la recherche rapide et la gestion du cycle de vie des documents RH. Elle permet de passer d’une gestion physique, chronophage et risquée, à une gestion 100% digitale, fluide et traçable.

À quoi sert une GED dans le contexte RH ?

Dans le contexte des Ressources Humaines, la GED sert principalement à sécuriser, simplifier et accélérer les processus administratifs. Elle agit comme le coffre-fort numérique unique de l’entreprise pour tous les documents collaborateurs (contrats de travail, bulletins de paie, certificats, entretiens, arrêts maladie, etc.). Son utilité réside dans la capacité à fournir le bon document, à la bonne personne, au bon moment, avec une garantie totale de sa version et de son intégrité.

Les rôles et bénéfices fondamentaux d’une GED RH

L’adoption d’une solution GED dédiée aux Ressources Humaines apporte des gains considérables qui touchent l’efficacité opérationnelle, la gestion des risques et l’expérience collaborateur. Ses rôles principaux se traduisent par des bénéfices tangibles pour l’équipe RH et l’organisation dans son ensemble.

La centralisation et l’organisation du dossier salarié

L’un des rôles majeurs d’un logiciel GED RH est de centraliser l’ensemble des dossiers employés dans un environnement unique et structuré.

• Organisation optimisée : Les documents sont automatiquement classés et indexés selon des critères précis (nom du salarié, type de document, date, etc.), éliminant les erreurs de classement manuel et les risques de perte.
• Accès rapide aux documents : Grâce à un moteur de recherche performant, les équipes RH peuvent retrouver instantanément n’importe quel document en quelques clics, même au sein de milliers de dossiers. Finies les recherches fastidieuses dans des armoires ou des répertoires informatiques dispersés.

La garantie de la sécurité et de la conformité réglementaire

La gestion des données RH est soumise à des exigences strictes (RGPD, durée de conservation légale des documents). La GED RH joue un rôle déterminant dans la gestion des risques et la conformité.

• Protection des données personnelles : Elle assure une sécurité et une confidentialité des données maximales via des mécanismes de chiffrement, d’hébergement sécurisé (souvent en cloud certifié) et des pistes d’audit complètes.
• Gestion des droits d’accès : Les droits d’accès personnalisés permettent de définir précisément qui peut consulter, modifier ou archiver chaque type de document, garantissant que seules les personnes habilitées (RH, manager, salarié via un coffre-fort numérique) y ont accès.

L’amélioration de la productivité et l’automatisation des processus RH

La GED RH est un puissant levier d’efficacité opérationnelle par la simplification et l’automatisation des processus.

• Dématérialisation et automatisation des workflows : Elle permet de mettre en place des workflows automatisés (circuits de validation électroniques) pour des processus clés comme l’approbation d’un contrat, la gestion des congés ou le suivi des formations.
• Réduction des coûts de gestion : La réduction du papier et la diminution drastique du temps consacré aux tâches administratives répétitives (classement, impression, envoi) libèrent du temps précieux pour les équipes RH, qui peuvent se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

Une expérience collaborateur simplifiée

En facilitant l’interaction avec l’employé autour de ses documents, la GED RH contribue à l’amélioration de l’expérience collaborateur. Le salarié peut disposer de son propre espace sécurisé (coffre-fort numérique) pour recevoir et consulter ses bulletins de paie ou ses documents contractuels. Des processus comme la signature électronique des contrats améliorent également l’image de modernité de l’entreprise.

Les usages et processus RH couverts par la GED RH

La polyvalence d’une solution GED RH lui permet d’intervenir sur l’ensemble du cycle de vie du collaborateur dans l’entreprise.

L’intégration des employés (Onboarding)

La GED RH est essentielle dès l’étape d’onboarding :

• Gestion des contrats et avenants : Elle facilite la création, la signature électronique et le classement immédiat des contrats de travail. Des alertes pour échéances contractuelles peuvent être configurées.
• Centralisation des documents administratifs : Collecte et classement instantané des pièces d’identité, justificatifs de domicile, RIB, mutuelle, etc.

La gestion quotidienne et administrative du personnel

Au quotidien, la GED RH gère la majorité des documents :

• Dossiers de paie et documents financiers : Distribution sécurisée des bulletins de paie dématérialisés.
• Suivi de carrière : Classement des comptes rendus d’entretiens annuels, bilans de compétences, justificatifs de formation, etc.
• Absences et congés : Gestion des justificatifs d’arrêts maladie ou des demandes de congés (si le workflow est intégré).

L’archivage et la sortie de l’entreprise (Offboarding)

La GED assure un archivage sécurisé des documents en fin de contrat, respectant les durées de conservation des documents légales. La traçabilité est totale jusqu’à la destruction des documents une fois leur délai légal écoulé.

La distinction : GED RH, SIRH et GED “classique”

Il est crucial de différencier la GED RH des autres outils numériques pour bien comprendre sa spécificité et sa valeur ajoutée.

La GED RH face à la GED classique

Une GED classique est un outil généraliste qui gère les documents de tous les départements (comptabilité, commercial, etc.). La GED RH est une solution spécialisée qui intègre des fonctionnalités spécifiquement adaptées aux contraintes RH :

• Sécurité et confidentialité : Gestion des droits d’accès extrêmement granulaire et axée sur la protection des données personnelles.
• Structure et typologie RH : Système de classement et d’indexation pré-paramétré pour les documents RH (bulletins de paie, DPAE, contrats, etc.).
• Conformité légale : Intégration des durées de conservation légales par document et gestion de l’archivage à valeur probante.

La GED RH face au SIRH (Système d’Information RH)

Un SIRH (ou HRIS) est l’outil central de gestion des données et des processus RH. Il gère les informations structurées (nom, fonction, date d’entrée, solde de congés) et les transactions (validation de congés, saisie de formation).

• Le rôle du SIRH : Gérer les données qui et quoi (qui est l’employé, quel est son poste).
• Le rôle de la GED RH : Gérer les documents preuves ou justificatifs (le contrat qui officialise le poste, le bulletin de paie qui justifie la rémunération).

Les deux outils sont complémentaires : une GED RH s’intègre avec le SIRH pour que les informations structurées (par exemple, la création d’un nouveau collaborateur dans le SIRH) déclenchent automatiquement des actions dans la GED RH (par exemple, la création d’un nouveau dossier salarié). Cette intégration assure une cohérence parfaite des données et des documents.

L’avenir de la gestion administrative RH

La GED RH est l’épine dorsale de la digitalisation des ressources humaines. En automatisant la gestion documentaire, elle permet aux équipes RH de gagner en productivité et d’assurer une conformité réglementaire sans faille, notamment concernant la protection des données personnelles.

En offrant une traçabilité complète, un accès instantané et une sécurité inégalée aux documents critiques, elle transforme radicalement le service RH, le faisant passer d’un centre de coûts administratifs à un véritable partenaire stratégique, centré sur l’expertise RH et l’amélioration de l’expérience collaborateur. La simplicité d’intégration et la valeur ajoutée qu’elle apporte en font un investissement incontournable pour toute organisation soucieuse de moderniser et de sécuriser sa gestion administrative.

FAQ GED RH

1. Qu’est-ce que la GED RH ?

La Gestion Électronique des Documents RH (GED RH) est une solution logicielle spécialisée qui numérise, organise, stocke et sécurise tous les documents liés à la vie professionnelle des collaborateurs (dossier salarié).

2. Quel est le rôle principal d’une GED RH ?

Son rôle central est de centraliser et dématérialiser l’intégralité du dossier salarié, garantissant l’accès rapide, la sécurité et la conformité réglementaire de ces documents sensibles.

3. Quels sont les trois bénéfices concrets d’une GED RH ?

Les principaux bénéfices sont : la sécurité et la conformité (ex: RGPD), l’amélioration de la productivité par l’automatisation, et l’optimisation de l’expérience collaborateur.

4. Comment la GED RH améliore-t-elle la productivité ?

Elle permet la dématérialisation et l’automatisation des workflows (signatures électroniques, circuits de validation), réduisant drastiquement le temps passé sur les tâches administratives manuelles.

5. Qu’est-ce que la GED RH garantit en matière de sécurité ?

Elle assure la protection des données personnelles via le chiffrement, l’hébergement sécurisé et la gestion granulaire des droits d’accès pour garantir la confidentialité.

6. Qu’entend-on par “centralisation du dossier salarié” ?

C’est le fait de stocker tous les documents d’un collaborateur (contrats, bulletins de paie, entretiens) dans un environnement unique et structuré, facile à retrouver grâce à l’indexation.

7. Quelle est la différence entre une GED RH et une GED classique ?

Une GED RH est spécialisée pour les contraintes RH (sécurité des données personnelles, conformité légale des durées de conservation), tandis qu’une GED classique est un outil généraliste pour tous les départements.

8. La GED RH remplace-t-elle le SIRH ?

Non. La GED RH gère les documents preuves/justificatifs (le contrat), tandis que le SIRH gère les données structurées et les transactions (le poste, le solde de congés). Ils sont complémentaires et doivent être intégrés.

9. La GED RH gère-t-elle l’Onboarding et l’Offboarding ?

Oui. Elle est essentielle pour l’Onboarding (création et signature des contrats) et l’Offboarding (archivage sécurisé des documents en respectant les durées légales de conservation).

10. Comment la GED RH améliore-t-elle l’expérience collaborateur ?

Elle offre au salarié un coffre-fort numérique sécurisé pour recevoir ses documents (paie, contrats), et modernise les processus administratifs grâce à la signature électronique.