De la numérisation fidèle à la destruction de l’original papier

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La norme NF Z42-026, publiée par l’organisme de certification AFNOR, encadre le processus de numérisation fidèle au travers de plus d’une centaine d’exigences et vise une numérisation fidèle du document papier dans le but de produire une copie conforme numérique. L’enjeu est de s’inscrire dans une démarche de dématérialisation et pouvoir à terme s’affranchir du papier, avec pour principal objectif de donner aux copies numériques la même valeur juridique que les originaux sur support papier (cf. article 1379 du code civil) et pour objectif secondaire de conserver les données sous un format plus exploitable et pérenne.

La norme NF Z42-026, pour qui et dans quel intérêt ?

La publication de la norme est en premier lieu une réponse aux donneurs d’ordre qui ont exprimé le besoin de se passer du papier. De plus, la consultation ainsi que l’exploitation des fichiers électroniques sont plus faciles et rapides.

Du côté des prestataires de service de numérisation, la norme NF Z42-026 permet de faire valider leurs processus. La certification représente un gage de qualité et d’engagement auprès des clients.

Toutes les parties prenantes sont ainsi impliquées dans une démarche de transition numérique qui connaît une évolution majeure en conférant au document électronique une valeur probante (ex : la loi du 13 mars 2000 reconnaît la valeur probante d’un document numérique au même titre qu’un document papier).

Processus complet pour une numérisation fidèle

La norme encadre le processus de numérisation fidèle portant sur la façon de produire et de contrôler la conversion de documents papiers en fichiers numériques.

Les documents concernés par la norme font référence à tous les papiers de bureau dits « documents d’activité » tels que les factures, contrats, chèques, plans… Pour obtenir une copie numérique conforme de ces documents, les modalités portent sur un ensemble de caractéristiques :

• qualification de l’opérateur de numérisation ;
• intégrité et portabilité des documents numériques ;
• paramétrage de la chaîne de numérisation…

Tout le processus de numérisation est revu au peigne fin en douze chapitres établis en lien avec la CDN (Convention de Numérisation), de la collecte des documents à l’élimination des fichiers numériques.

Enfin, il est important de documenter l’intégralité du processus de numérisation.

Quelle validité juridique pour les copies numériques fidèles ?

La norme NF Z42-026 va dans le sens de l’article 1379 du code civil disposant qu’une « copie fiable a la même force probante que l’original […] Est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire, toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d’Etat ». Le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 fixe ces conditions.
Au regard des modalités posées par le décret, la norme NF Z42-026 répond bien à la reproduction fidèle (contrôle et test de qualité du procédé, attestation de l’intégrité par une empreinte électronique…), mais pour répondre à la notion de durabilité qui en fait une copie fiable, d’autres critères sont à prendre en compte tels que la conservation sans altération de la copie et la garantie de son intégrité dans le temps. C’est en cela que la norme NF Z42-013, relative à l’archivage électronique est complémentaire de la norme NF Z42-026, en cochant les cases des articles 4 et 7 du décret, à savoir :

• la conservation de la copie numérique dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu,
• les opérations requises pour assurer la lisibilité de la copie électronique dans le temps ne constituent pas une altération de son contenu ou de sa forme ;
• les dispositifs et mesures prévues aux articles 2 à 6 sont décrits dans une documentation conservée aussi longtemps que la copie électronique produite.

En couplant la norme NF Z42-026 et la norme N Z42-013, la copie numérique fiable a ainsi la même force probante que l’original.

Plus qu’une contribution à la suppression du papier et au stockage physique, la publication de la norme NF Z42-026 redistribue les cartes en donnant une valeur probante à la copie numérique. Les usages de cette dernière sont voués à se développer plus rapidement et facilement au sein des entreprises.