Charles du boullay

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Comment l’évolution du contexte réglementaire a-t-elle changé le marché de l’archivage électronique ?

Dans les 5 dernières années, le besoin de conformité a explosé, avec l’arrivée des règlements européens eIDAS ou RGPD, l’article 1379 du Code Civil, les normes NF Z42-013, ISO27001 ou NF Z42-026… Il devient de plus en plus compliqué et cher d’exercer notre métier d’archiveur électronique dans de bonnes conditions, car il faut être toujours plus conforme. Hier, si un prestataire n’était pas tout à fait à l’état de l’art, il pouvait passer entre les gouttes. Aujourd’hui, c’est impossible… Ou alors, aux risques et périls de ses clients ! Chez Arkhineo, nous nous attachons à respecter toutes les réglementations en vigueur, d’être certifié ou de travailler avec des prestataires certifiés.

à ce titre, comment la norme NF Z42-026, relative aux opérations de numérisation fidèle, est-elle venue compléter la norme NF Z42-013 ?

Jusqu’à présent, un SAE comme celui d’Arkhineo était alimenté à 100% par des flux nativement numériques. Comme un document scanné n’avait aucune valeur juridique, payer pour de l’archivage probatoire n’avait aucun sens ! L’arrivée de la norme NF Z42-026 et la possibilité de se faire certifier changent tout, puisqu’elle donne à un document numérisé la même valeur qu’un document papier. Il devient donc possible de conserver une copie numérique fidèle dans un Système d’Archivage Electronique. On voit également apparaître des solutions tout-en-un : un prestataire de numérisation fidèle peut proposer un service de dématérialisation (de fiches de paies, de courrier entrant…) et y adjoindre une brique d’archivage en aval pour traiter toute la chaine de vie du document.

L’arrivée des premiers prestataires certifiés NF 544, comme Puce & Plume, vient concrétiser cette vision, avec de nombreux avantages en bout de course…

En effet, faire appel à un prestataire certifié permet de mieux appréhender cette drôle de période de transition qui voit les flux papier cohabiter avec les flux numériques. En back-office, cette situation peut être difficile à gérer, car finalement, où sont conservées les pièces d’un dossier ? En partie sur un ordinateur, en partie dans une armoire… Bien sûr, le client pouvait numériser ce qui était dans l’armoire pour le faire rentrer dans son système, mais tout n’était pas irréprochable juridiquement. En cas de litige, il fallait retrouver l’original papier, et donc le conserver à part… Un casse-tête ! Respecter la norme NF Z42-026 permet d’améliorer ce processus de numérisation pour le rendre probatoire : j’ai désormais la certitude que tous mes documents dans mon SAE sont exploitables. C’est un confort d’utilisation bien plus élevé. Et bien entendu, cela permet de se libérer des contraintes de l’archivage papier.

Se libérer des contraintes de l’archivage papier, ce n’est pas négligeable !

En effet, Il n’est plus du tout nécessaire de conserver les originaux aussi précieusement qu’auparavant. Ce qui coûte cher, dans l’archivage papier, c’est de classer et de ranger les documents. La certification NF 544 vient rendre cela obsolète. Maintenant que les copies numériques sont bien rangées dans un SAE, et accessibles en quelques clics, n’importe où, n’importe quand, cela n’a plus d’intérêt. Détruire ses originaux papiers est une vraie possibilité. D’autres préféreront, au moins dans un premier temps, empiler les papiers dans des cartons sans s’embêter à les classer… Juste par sécurité !

Quel autre avantage peut-on trouver, de votre point de vue, à la certification NF 544 ?

La certification est un bon moyen pour un prestataire de numérisation de montrer son expertise auprès de ses prospects. Cela montre sa capacité à répondre à la problématique d’un client tout le long de la chaine… Ainsi, dans le cadre d’un appel d’offres sur le traitement d’archives à valeur probante, un prestataire de numérisation qui ne serait pas certifié NF 544 s’exclut de fait. Maintenant, j’espère que nous aurons un maximum d’acteurs certifiés. C’est une condition nécessaire pour évangéliser le marché et donner envie aux clients de sauter le pas. Les prestataires qui ne sont pas encore certifiés doivent être en train de se demander s’ils ne sont pas en train de passer à côté d’un train en marche en ne faisant pas l’effort de se mettre en conformité.