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La genèse de la certification NF 544

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Rencontre avec Tristan sur la norme NF Z42-026

Notre portrait-projet du mois concerne Tristan, Responsable d’exploitation du Groupe Puce & Plume, en charge de la supervision des activités de production de données et de services de back-office.
Tristan pilote actuellement un projet dont les enjeux sont doubles : augmenter l’offre de services que Puce & Plume propose à ses clients avec la copie numérique certifiée fidèle et conduire les équipes sur un nouvel aspect de la démarche d’amélioration continue de l’entreprise.

Expert en transformation numérique de l’offre et de l’organisation de ses clients, proposant des solutions de collecte et traitement numériques et des services de numérisation, le Groupe Puce & Plume est directement concerné par la norme NF Z42-026 portant sur la numérisation fidèle du document papier.

Le projet d’obtention de la norme a été confié à Tristan, ingénieur de production et responsable d’exploitation au sein du Groupe Puce & Plume « J’apprécie la gestion de projet et le travail en équipe. Le projet sur la norme pose un cadre et consolide la structuration de la production. C’est bien car le planning est précis : à telle date, on voit que telles choses avancent. »  Sa principale mission : emmener d’étape en étape toutes les équipes au niveau des exigences de cette norme NF Z42-026.

 

La norme NF Z42-026 : certifier la copie numérique fidèle à l’original, composante essentielle de la transformation numérique multicanal des entreprises

L’intérêt est que la copie numérique certifiée obtient de façon irréfutable la même valeur juridique que l’original papier, et peut donc servir de preuve en matière judiciaire à la place de l’original papier. Comme tout projet, il y a un livrable, qui est ici l’obtention de la certification NF 544 délivrée par l’AFNOR lorsque les processus de numérisation de l’entreprise sont au niveau des exigences qualité de la norme NF Z42-026.

Tristan, diplômé de l’Ecole Nationale Supérieure des Arts et Métiers (ENSAM Paris Tech), s’est vu confié cette mission de mise en conformité des processus de numérisation de Puce & Plume, à la fois parce qu’il est directement en charge des prestations de numérisation dans le cadre de sa fonction, mais aussi parce qu’il avait déjà développé, pendant 2 années, une expérience significative dans l’amélioration des processus de production chez X FAB (fabricant de semi-conducteurs). Cette double approche permet à Tristan de conjuguer de façon pragmatique les objectifs de qualité et de production, avec une vraie « expérience terrain ».

Pour Tristan « la norme NF Z42-026, c’est la preuve de la qualité des services de numérisation de Puce & Plume, certifiée par un arbitre extérieur : l’AFNOR. En effet, la copie numérique n’est plus modifiée, elle fait l’objet d’un scellement numérique incluant son horodatage et le calcul de son empreinte numérique. Le client peut la conserver à la place du support original ».

 

Diagnostic positif : Puce & Plume répondait déjà à 80% du référentiel !

Au regard du tableau de bord piloté par Tristan, ce sont plus de 100 exigences posées par la norme et qui étaient à formaliser ou à mettre en place « C’est beaucoup de rigueur où sont tracées et journalisées les informations suivantes : quand, comment et par qui a été numérisé le document. ».

Lorsqu’il dressait un état des lieux, Tristan observait avec enthousiasme que le Groupe Puce & Plume répondait déjà à 80% des attentes de la norme : « Le gros point fort de Puce & Plume, c’est que les équipes en atelier de production font déjà pratiquement tout ce qui est exigé par la norme. Nous avons également des outils informatiques de pilotage et de contrôle pertinents et fiables ». Les exigences restant alors à satisfaire correspondaient principalement à un travail de formalisation « On respecte quasiment l’ensemble des caractéristiques du référentiel, mais il faut le formaliser par écrit. En ce moment, je m’occupe de produire les documents demandés qui expliquent exactement ce que l’on fait. »

 

Autre challenge : motiver et mobiliser les équipes sur le projet de certification

« Aujourd’hui, le travail mené pour se mettre en conformité avec la norme demande des efforts, mais les équipes entendent que c’est un véritable investissement qui va prochainement porter ses fruits : des productions plus fiables, plus fluides et plus utiles pour nos clients ».

Pour tenir l’échéance de l’audit qui a finalement eu lieu le 28 janvier 2020, Tristan a mené son projet selon la méthode agile qui est par ailleurs celle employée pour les projets menés pour les clients de Puce & Plume : planifier la progression en étapes courtes permettant de constater régulièrement les avancées en les réajustant si nécessaire ; penser « expérience utilisateur » en travaillant en mode collaboratif pour ne pas alourdir le processus de production en pénibilité ou le rendre moins compétitif.

Par exemple, concrètement et afin de maintenir le processus souple et agile en dépit des nombreux contrôles et formalisation ajoutées, « le service IT travaille sur l’évolution de PEPSI, notre ERP interne, de façon à automatiser la génération des métadonnées à journaliser dans le registre des flux et à faire évoluer nos interfaces tout en conservant leur ergonomie ».

 

La norme NF Z42-026 complète les dispositifs de transformation numérique des entreprises et organisations

Une fois la fidélité de la copie numérique prouvée se pose la question de sa conservation dans la durée. Pour être fiable et constituer une preuve à part entière en matière judiciaire, il faut que la copie numérique soit non seulement fidèle mais aussi durable, c’est-à-dire conservée dans des conditions préservant son intégrité dans sa forme et son contenu.

Cette seconde condition est réputée assurée lorsque la copie numérique est conservée dans un Système d’Archivage Electronique (SAE) répondant à la norme NF Z42-013 qui exige des mesures de sécurité et de traçabilité des opérations effectuées.

Tristan explique « Le Groupe Puce & Plume est déjà opérateur d’un SAE certifié NF 461, c’est-à-dire conforme à la norme NF Z42-013 au travers de son partenariat avec CDC-Arkhinéo, filiale de la Caisse des Dépôts et Consignation, qui comptabilise plus de 2 Milliards d’archives cumulées déposées sur sa plateforme. Ce SAE dispose selon nous de l’infrastructure la plus fiable du marché en termes de conception techniques, de robustesse de l’infrastructure, d’indépendance économique et d’intégrabilité ».

 

La norme NF Z42-026 est donc d’abord une réponse directe aux besoins des organisations qui cherchent à simplifier leur transformation numérique dans un cadre juridique solide

Christophe Perrin, Directeur des Activités de Services du Groupe Puce & Plume, ajoute « Dans la réalité ? les entreprises collectent des flux de données entrantes par plusieurs canaux : même si la transformation numérique vise de plus en plus à capter les données au format nativement numérique par les canaux web ou email, le canal postal sera encore résilient pendant un certain temps. Il faut donc mettre en place des processus de traitements numériques capables d’appréhender cette hétérogénéité tout en préservant leur potentiel probatoire.

Outre le caractère stimulant pour nos équipes d’upgrader nos pratiques, être certifiés conforme à la norme NF Z42-026 permet ainsi d’enrichir l’offre de valeur que nous apportons à notre environnement client dans la partie amont de la chaine de traitement qui nous est confiée, en la couplant en aval avec notre capacité à administrer la conservation des données dans le cadre d’un SAE certifié NF Z42-013 ; tandis qu’entre les deux extrémités de cette chaine, nous mettons en place des solutions métiers de traitements de données assistés par l’homme et l’informatique ».

Le Groupe Puce & Plume a été le premier prestataire de services en France certifié NF 544 conformément aux exigences de la norme NF Z42-026, le 03 février 2020.

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