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Numérisation certifiée fidèle NF Z42-026

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vos enjeux

Dans le cadre de notre transformation digitale, comment concilier enjeux de productivité et de conformité légale, notamment par rapport aux obligations de conservation ?

Où sont conservées les pièces d’un dossier ? En partie sur un ordinateur, en partie dans une armoire ou aux archives… Bien sûr, on peut numériser ce qui est dans l’armoire pour le faire rentrer dans son système, mais tout n’est pas irréprochable juridiquement. En cas de litige, jusqu’en 2020, il fallait retrouver l’original papier, et donc le conserver à part… Un casse-tête !

notre solution

De la copie conforme à la copie certifiée fidèle

La possibilité technique de dématérialiser ses documents dans un cadre légal est devenue une réalité juridique à condition de respecter un processus de numérisation conforme à la norme NF Z42-026, on dit alors que ce processus de numérisation est probatoire.

Encore faut-il prouver que l’on respecte bien cette norme de production. La présomption du respect de cette norme est acquise si la numérisation est réalisée par un « Tiers de Confiance en numérisation lui même certifié NF 544 », et les originaux papiers peuvent ainsi être détruits.

En termes d’expertise, PUCE & PLUME est le seul prestataire à être :

  • d’une part habilité à numériser des documents classés « Trésor National » au sens du Code du Patrimoine ;
  • et d’autre part le premier Tiers de confiance en numérisation de flux certifié NF 544, (numérisation certifiée conforme à la norme NF Z42-026).

notre prestation

Notre statut de Tiers de confiance NF 544 apporte à nos clients le confort d’une certification externe qui renverse la charge de la preuve en sa faveur : la loi confère aux copies numériques « certifiées fidèles » une présomption de conformité et la même valeur qu’à l’original papier.

La dématérialisation de vos workflows par un tiers de confiance certifié vous apporte l’assurance de réaliser des gains de productivité dans un cadre légal.

Vos bénéfices juridiques sont une meilleure gestion prudentielle et une compliance avec vos obligations de conservation renforcée.

pour aller plus loin

La copie numérique est FIABLE c’est à dire Fidèle + Durable.

Les fichiers numériques peuvent alors être versés dans un Système d’Archivage Electronique certifiée NF 461 (à valeur probante) et nos clients ont la certitude que tous leurs fichiers en SAE sont exploitables juridiquement.

Vous souhaitez améliorer votre offre de valeur ?