Expérience de CHaima dans l’instruction de dossier

ChaIMA, Peux-tu dire quelques mots sur toi ?

Je m’appelle Chaïma, j’ai 22 ans, je suis diplômée d’une licence en information et communication obtenue en 2023. Depuis, j’ai cumulé plusieurs expériences dans la gestion administrative notamment dans le secteur de la banque et de l’assurance.

Comment s’est déroulé le processus de recrutement ?

Le Groupe Puce & Plume m’a contactée par téléphone suite à ma candidature pour me convier à une session collective de recrutement. Lors de cette session, on m’a présenté l’entreprise, le poste, ainsi que les différents projets de gestion déléguée. Cette session m’a permis de comprendre les différents enjeux clients et les objectifs à atteindre (cadence et qualité). Dès la fin de cette présentation, j’ai réalisé un test de mise en situation d’une quarantaine de minutes.

L’assistante RH a été réactive et m’a rappelé dès le lendemain pour me convier à un entretien individuel avec la Responsable RH et la Responsable du Service Middle-Office. Lors de cet entretien, trois sujets ont été abordés :

• J’ai présenté mon parcours académique et professionnel, mes motivations et mes perspectives sur le moyen et long terme.
• Nous avons ensuite pris le temps de reparler du test effectué en session collective pour avoir mon ressenti concernant celui-ci et apporter des précisions.
• Nous avons terminé par la présentation du poste et mes questions à ce sujet.

J’ai trouvé l’équipe RH très professionnelle tout au long du processus de recrutement. Le fait d’avoir une session collective et un entretien m’a permis de me projeter dans le poste en toute transparence et d’avoir l’occasion de poser toutes mes questions.

Peux-tu nous parler du rôle d’un gestionnaire de dossiers chez Puce & Plume ?

Le gestionnaire a pour mission de traiter les demandes de financement des contrats d’apprentissage liées aux organismes de formation pour le compte des OPCO (Opérateurs de Compétences). Je suis amenée à mener des missions variées, la plus importante étant l’instruction des dossiers (complétude, conformité, chiffrage et validation). Dès que nous sommes autonomes, nous réalisons d’autres tâches administratives comme la téléphonie ou la gestion des ruptures et avenants. En fin de journée, nous effectuons un reporting des dossiers traités dans l’outil de suivi interne afin que le client puisse suivre l’activité.

Qu’est-ce qui te plait dans le poste de gestionnaire de dossiers chez Puce & Plume ?

Ce que j’apprécie avant tout dans ce poste c’est l’autonomie que Puce & Plume nous laisse dans la gestion des dossiers. En effet, nous sommes rapidement formés et traitons les demandes de A à Z. Cela nous responsabilise et nous engage dans la gestion complète des dossiers à instruire. Ce n’était pas le cas dans mes précédentes expériences où je faisais essentiellement de la vérification de premier niveau.

Tu as récemment rejoint le Groupe, que peux-tu nous dire de l’accompagnement mis en œuvre pour ta montée en compétences ?

Lors de mon arrivée, j’ai été formée par la référente du projet pendant une journée sur la partie théorique, et ensuite pendant dix jours sur la partie pratique. Cela m’a permis d’être rapidement à l’aise dans l’instruction de dossiers. Au fur et à mesure des semaines, j’ai pu monter en compétences en diversifiant mes missions. Des points réguliers sont organisés avec ma référente et la responsable de service, ce qui me permet d’évaluer mon évolution et de pouvoir progresser.

Quelles sont les principales compétences à avoir pour faire ce métier ?

Pour moi il est nécessaire d’avoir de la rigueur, une bonne capacité d’analyse, de l’adaptabilité, d’être organisé mais aussi d’avoir l’esprit d’équipe.

Quelles sont les évolutions possibles sur le poste ?

Après avoir gagné en expérience et fait nos preuves, nous avons la possibilité d’évoluer en tant que référent sur un projet. Le poste de référent est également très intéressant, il consiste à gérer au quotidien la production d’un projet, d’analyser les indicateurs, et d’accompagner / former les collaborateurs pendant toute la durée du contrat. Il est ensuite possible d’évoluer sur un poste de chargé de projet dont le rôle est de mettre en production des projets confiés et de suivre la bonne exécution de ces derniers. Le chargé de projet gère également le pilotage, les aspects techniques et la relation client au quotidien.

Quelle est l’ambiance de travail au sein du service Middle-Office, et des gestionnaires ?

L’ambiance est très agréable et stimulante, il y a une forte cohésion au sein des projets mais aussi au sein de toutes les équipes projets confondues. Il y a une volonté de réussir et de se challenger collectivement pour atteindre les objectifs fixés. L’entraide est également très importante, nous nous soutenons et nous aidons quand nous rencontrons des difficultés ce qui est vraiment appréciable.